Aquesta entrada també està disponible en: Español
Imatge via zyberchema sota llicència Creative Commons
Una de les facetes més complexes per mantenir un ritme de treball més o menys constant, i amb un cert ordre, és mantenir l’autocontrol. No distreure’s, no permetre interrupcions, no demorar en excés la feina, mantenir la nostra planificació són factors que tenen dues coses en comú: poden fer trontollar els nostres resultats i evitar-los depenen de nosaltres. Les següents línies parlen de com conservar la mirada fixa en la línia d’arribada, sense que cap d’aquestes circumstancies ens condicioni per aplaçar els nostres objectius. Com dius, que no n’hi ha per tant? A veure si et sona la següent historia…
Són les 8:00 i comencem la teva jornada, has preparat la llista de tasques clau que realitzaràs durant el dia, saps que els projectes en els que estàs treballant són importants i et motiven. Et sens prou segur per driblar qualsevol trucada, correu o requeriment dels companys per poder-te centrar en la teva feina… Com ja he dit són les 8:00 a.m. i ho veus tot molt clar. El dia va passant, la frescor de primera hora s’evapora, completes d’una forma brillant les primeres tasques –les més importants- i continues treballant en el teus projectes, els teus companys requereixen de la teva ajuda, t’interrompen i tu hi accedeixes, el més important ja esta fet, i a tu t’agrada ajudar, t’agrada que comptin amb tu…. Primera hora de la tarda, acabes de dinar i et sents feixuc, el temps passa lentament i la feina és feixuga, costa tirar-la endavant, no et motiva, pares un segon i et connectes per consultar el teu correu personal, i ja que has obert el navegador aprofites per buscar una referència tècnica per una tasca que has de fer el pròxim dijous, i perquè no una visita al teu diari electrònic de capçalera a veure que ha passat durant el dia… Uf són les cinc, ha passat una hora i mitja des de que has tornat de dinar , però encara queda una hora més…. Et truca un client, estàs a mig fer una tasca, però enlloc d’agafar l’encàrrec i dir-li que ja el trucaràs o que t’envií un mail, li dius que endavant, és un paio divertit i tard o d’hora l’hauràs de trucar, oi? Quina importància te que sigui ara… T’entreté durant tres quarts d’hora, falten 15 minuts per acabar la teva jornada, ja no tornes al que tenies entre mans, no tens temps – ni ganes- d’acabar-ho. Passes l’estona fent coses de les teva llista de petites tasques… Passen alguns minuts de les sis, com molts dies t’envàs encaparrat de l’oficina, pensant que podries haver fet quelcom més…
Una bonica historia que podria ser protagonitzada per qualsevol de nosaltres. No som robots, i per tant no seguim un rutina de programació que marca tots els nostres passos. Nosaltres decidim, i algunes vegades ens deixem endur i no prenem la millor decisió. Mantenir el focus en el que s’ha de fer és molt dur, i molts cops hem de recouré a trucs, o solucions pal·liatives que evitin mals majors.
Contra la interrupció de qualsevol naturalesa, el millor és el diàleg. Si no pots evitar parlar amb el teu interlocutor, per exemple quan truca un client i la secretaria et pregunta si el pots atendre, hauràs de desenfundar la teva mà esquerra i demanar-li que et faci un resum de la situació, si no és urgent –no interfereix en el seu flux de treball- doncs una paraula amable i li dius que ja t’ho miraràs. Una mentida piadosa val més que donar falses esperances. Quan pengis programes les accions a realitzar durant el temps que dediques a clients. Si augmenta la insistència recorda com d’implacable es mostra una operadora d’una companyia telefònica davant una reclamació. Ser cordial però implacable, aquesta és la filosofia.
Recorda quins són els teus objectius, que és el que persegueixes. En GTD existeixen els 6 nivells d’altura en els que emmarquem els diferents objectius, a curt, mig i llarg termini per tenir una referència clara cap a on anem. El fet de recordar-ho, per exemple perquè has d’acabar el projecte que tens entre mans i quin paper juga en el camí cap a objectius més distants, ens pot ajudar a motivar-nos en aquells moments quan el cansament o l’avorriment ens conviden a fer qualsevol altra cosa. Recorda que treballes per quelcom més que acabar una feina, treballes per arribar a un objectiu, per millorar. El fet d’aplaçar una feina, demorarà l’arribada a la teva meta.
Per aquelles situacions tant freqüents on ens deixem temptar per petits vicis productius check del email, navegar per internet o distreure’ns deixant volar la nostra imaginació forà de l’oficina. Si són molt freqüents demora-les cinc minuts, pensa que ja ho faràs d’aquí una estona, i quan arribi el moment esperes cinc minuts més fins al punt de reduir les teves evasions a 2 o 3 moments al dia. Trenca l’automatisme que t’empeny a buscar quelcom a la xarxa. Pensem que hi haurà quelcom nou, potser sorprenent, agradable… Si hi és, ja ho veuràs quan arribis a casa, o el més probable és que l’únic que trobis sigui el mateix de sempre…
Ja he parlat molts cops de les interrupcions i de que cal fer per que no trenquin el nostre flux de treball. Hi ha varies formes de fer-hi front, però ho hem de decidir nosaltres. Els tres apunts en el post o en altres escrits sobre el tema poden ser una solució però el fet de prendre la decisió d’aplicar-ho es quelcom més, un gest que demostra el nostre compromís amb la feina i amb nosaltres mateixos. Tots podem caure algun cop en els paranys dispersos en la nostra jornada laboral, però si existeix un compromís per la millora personal s’aniran corregint, s’esvairan.
Que fas per mantenir el control?, quins sistemes utilitzes? Cada persona és un món, però el fet de compartir-los pot ajudar-nos a trobar quelcom que puguem adaptar a la nostra rutina, o que ens inspiri per trobar una solució d’ús propi. Deixa el teu comentari, o fes-me’l arribar via twitter a @davidtorne.
