Aquesta entrada també està disponible en: Español
Productivitat és maximitzar la teva capacitat per FER. Avui parlaré del últim pas de Getting Things Done, FER, resoldre el que has dipositat a la teva llista de pròximes accions.
M’agradaria que entenguessis que tot el que hem comentat aquestes setmanes repassant els 5 passos del sistema (recopilar, processar, organitzar, i avui fer) i algunes particularitats del mateix com treballar amb activitat accionable i no en tasques, s’enfoca en el propòsit final de maximitzar la teva capacitat d’executar.
Amb GTD quan dus a terme la teva activitat només t’has de preocupar en executar-la . Res més
Treballar sense escollir a dit les accions
Al escollir la següent acció a realitzar tenim tendència a llegir-nos la llista de totes les accions pendents per escollir la més urgent (o atractiva).
Raonar cada cop que estem en disposició de realitzar una acció és un error. Al revisar cada cop tot el pendent malgastes massa temps i et sorgeixen massa dubtes…
… És un dispendi d’atenció i energia.
Ser objectiu enlloc de subjectiu
GTD aporta una forma d’escollir la teva pròxima acció a realitzar. Calen criteris objectius per realitzar l’elecció, basats en els recursos que disposes en el moment actual per realitzar la teva feina: Context, temps i energia.
L’altre gran parany són els criteris per qualificar una acció com important o urgent. Hi ha un venciment objectiu? Una data d’entrega establerta o acordada amb/per una tercera part?
És la línea vermella que marca la urgència. Si el venciment l’has fixat només tu és irreal, pot renegociar-se.
Important
Que marca una acció o un projecte com a Important? Aquella activitat que te a veure en assolir els objectius en els que treballis, siguin teus o de l’organització per a qui treballes.
Per això treballar la teva perspectiva. Definint un propòsit, o com a mínim objectius a mig termini, marca que és important per a tu.
L’activitat relacionada amb aquestes metes sempre passa per davant.
Adaptar-se al lloc i al moment
És el que significa treballar per context. Que pots fer en aquest lloc? De quan temps disposes? Quanta energia et queda?
Un context és una eina, un recurs o una persona necessària per realitzar una activitat. No disposar del recurs et restringeix per realitzar les accions vinculades. Les ocultes momentàniament per realitzar aquelles que si que pots fer.
Ja estàs habituat a treballar mesurant el temps del que disposes. La clau per usar la magnitud és etiquetar bé l’acció amb un cost adequat.
Energia. Concepte intuïtiu. Menys energia accions més mecàniques, més energia accions més complexes.
Són tres coordenades amb les quals guio l’elecció de la meva pròxima acció. Són criteris objectius per escollir que substitueixen les temptacions de fer cherry picking.
Escollir la millor acció en cada moment
La clau per canviar a una forma de treball eficaç passa per guanyar destresa amb l’ús les tres coordenades (context, energia, temps).
“Volem aprofitar el temps i l’energia de que disposem de la forma més assertiva possible”
Les vacil·lacions al escollir la següent acció és converteix en una porta a la inacció i la procrastinització.
Escollir un context i continuar treballant-hi fins esgotar-lo és senzill però sovint no s’ajusta a les teves necessitats reals. Hi ha casos en que cal una mica més d’astúcia.
Escollir la primera acció del dia
Tinc una data de venciment objectiva propera? Són les primeres accions a resoldre. Està a la nostra ma que una acció no s’acabi convertint en un problema, en un incendi.
Hi ha accions que requereixin d’un nivell d’energia alt? Si no hi ha dates de venciment escollim el context al que pertany l’acció amb un nivell alt d’energia.
Aprofitem el moment on estem més pletòrics per afrontar amb garanties les accions més exigents.
Si no se’n dona cap d’aquest cas escull un dels context disponible i centra’t en esgotar les seves accions.
Quan canviar de context
Centra’t en esgotar les seves accions no vol dir que no paris de treballar-hi fins que no les hagis acabat. Si no hi ha una prioritat real, al reprendre l’activitat desprès d’un descans pots passar a un altre context per no desatendre’l.
Que passa quan hi ha accions “importants” en diferents context? Amb una data de venciment propera, amb un nivell d’energia alt…
Doncs que pots escollir el context i continuar treballant-hi fins a la propera pausa i si et veus en cor passar a la següent acció “important” a atendre.
Evita saltar d’un context a un altre per resoldre les accions “importants”. Desvirtues la forma de treballar de GTD. Tota acció i tot context trobarà el seu moment.
Es tracta de desaprendre a treballar amb prioritats i desenvolupar l’habilitat per trobar el moment per cada tasca.
Fer és el cinquè pas de GTD i més que un hàbit és una forma diferent resoldre. Crear mecanismes per evadir males practiques com l’elecció capritxosa de la pròxima acció per evitar que el que em ve de gust fer s’imposi al que he de fer.
Deixem de treballar fixant prioritats subjectives i per tant fictícies. És hora per trobar un espai i un moment a cada acció a realitzar.
