Aquesta entrada també està disponible en: Español
Si hagués de triar un sistema de productivitat personal continuaria triant Getting Things Done (GTD) sense cap mena de dubte. Podria recórrer a multitud d’arguments per defensar-ho però ho sintetitzaré en un conjunt reduït per qui s’estigui plantejant portar una mica d’ordre a la seva vida i estigui a la cerca d’un suport per fer-ho possible.
De la mateixa manera ens permetrà comprovar als que fa temps que hi treballem, si el nostre “kung-fu” continua sent igual de poderós.
L’autoadministració pot semblar una responsabilitat menor. El fet d’organitzar-te, ordenar la teva activitat i trobar un espai per fer el que s’ha de fer en un mont tant volàtil s’ha convertit en un “superpoder”.
Canalitza la complexitat de la teva activitat
Tots hem creat llistes de tasques a realitzar i tots les hem abandonades perquè no funcionen. En una llista no cap tot el que has de fer. El concepte “tasca” és massa general i amorf.
GTD et permet desllorigar la teva activitat. Convertint tasques a accions i projectes. Canviar la unitat base de la teva activitat, de la teva productivitat.
Una acció és una finalitat precisa i atomitzada que encaixa millor en qualsevol dels forats que s’obren en la teva jornada.
Un projecte és un conjunt d’accions amb una finalitat comú, la d’obtenir un resultat.
Dividir les teves responsabilitats en llistes, on cadascuna equival a un estat, i les teves pròximes accions en contexts per accedir-hi quan disposis del recurs clau necessari per resoldre-les.
T’ obre la porta a organitzar la teva activitat en múltiples dimensions: context, temps, energia, projectes… A utilitzar cadascuna d’elles segons varien les condicions en què et trobis.
T’ensenya a preparar el que has de fer
Fer el que has de fer, fer el que et demanin que facis i preparar el que has de fer. Aquí tens els tres tipus d’activitat presents a la teva vida.
Sempre menystenim “preparar el que has de fer”. És menor, no és útil, no ens aporta gairebé res.
Quin gran error! La preparació és la clau per una execució eficaç. Si no et dediques a preparar la teva activitat seràs incapaç de contestar la pregunta: Que és el següent que he de fer?
GTD t’obliga a dedicar cada dia temps a transformar cadascun dels assumptes que has recollit, o se t’han presentat, en activitat que puguis realitzar. En accions i projectes.
Un cop transformat prens la decisió de quin és l’estat en que es troba l’acció. Ho fas decidint a quina llista dipositar-la Pròximes acció/En espera/Algun dia.
Defineixes i decideixes que fer per cadascun dels teus assumptes. Aquí és on guanyes tranquil·litat.
Ets objectiu al decidir
Què és urgent? Què és important? Què és el primer que has de fer avui i, sobretot, perquè?
Decidir-ho fent una ullada per triar que fer sense un sistema, et porta a una elecció que pot dependre del teu estat d’ànim o de factors que variables segons l’ocasió.
Disposar d’un mètode et permet triar seguint sempre els mateixos criteris. Quines són les dates límit més properes a la meva agenda, segons els objectius que persegueixo, segons els projectes …
Aquests criteris converteixen l’elecció d’allò més import o el més urgent a realitzar en alguna cosa objectiu.
Flexibilitat
Les condicions de la teva jornada canvien per motius externs i interns : peticions de clients, imprevistos de tota mena, la fatiga que es va acumulant.
Un pla establert per tota la jornada com crear un planning d’activitats assignant el temps, no és viable. Si hi ha un imprevist el llençaràs a la paperera.
Els múltiples criteris amb que etiquetes una acció quan la treus de la safata d’entrada i la processes, et dona multitud de possibilitats de filtrat.
Una reunió anul·lada et permet ocupar-te de noves accions a realitzar. Si es demora 10 minuts pots aprofitar per acabar accions de curta durada (filtra per temps).
Si et trobes fatigat al final del dia remata la jornada amb accions que requereixin baixa energia (filtra per energia).
Si no disposes de connexió a Internet canvia a un altre context on les activitats a realitzar no depenguin d’aquest recurs (filtra per context)
Si treballes amb un mètode que no treballa amb aquests criteris, augmenten les possibilitats d’una tria més erràtica. GTD et permet adaptar-te a les circumstancies.
T’ajuda a obtenir claredat i seguretat
L’excés de feina comporta preocupació. És com estar en un entorn amb gran quantitat de soroll, a més de les molèsties evidents et deixa malt de cap. Aquest “mal de cap” deriva de la falta de claredat, de la sensació de que els teus assumptes no estan resols.
El fet d’obligar-te a dedicar temps cada dia a preparar la teva activitat eliminarà la sensació.
Tot comença amb l’hàbit de capturar tot el que et preocupa, dipositant-lo a safates d’entrada on – com a mínim – un cop a el dia transformis cada element en activitat.
Buidar-les dóna la seguretat tenir-ho tot sota control. Has pres una decisió sobre cada element processat, descartant o transformant-lo i enviant-lo a les teves llistes. Saps que continuarà sota control gràcies a les revisions periòdiques fixades pel sistema.
Això dona confiança i seguretat. Saps que no oblidaràs res. Saps que pots confiar en el teu sistema per canalitzar les teves preocupacions.
–
GTD dóna una visió total de la teva activitat. Integra la teva agenda, rutines, llistes d’accions i un conjunt bàsic d’hàbits (capturar, transformar, organitzar, revisar) que t’ajuden a realitzar el més primordial: FER.
Fa molt temps que no escrivia sobre Getting Things Done. S’ha convertit en part del meu sistema operatiu personal, quasi no noto que hi és el nucli de la meva gestió personal.
Complementaré el post d’avui amb un segon on parlaré de com evitar que la seva implementació i el seu ús converteixin la teva vida en una bogeria. Pots seguir-lo a través de Feedly o subscriure’t a la llista de correu del blog.
Photo by Arian Darvishi on Unsplash
