Aquesta entrada també està disponible en: Español
Dinamitzar GTD és fàcil si coneixes el sistema i la teva activitat. Només fa falta una mica d’inspiració
Fa uns dies la vaig tenir llegint el post d’en Jordi Fortuny parlant sobre com crear la seva llista de contexts. Explica molt bé com va incorporant nous contextos segons la necessitat. Si un context esta massa poblat el divideix en varis. Simple i natural.
Em va fer pensar en com s’ha anat simplificant el meu sistema GTD en els últims anys. He passat de comptar amb tots i cadascun dels elements de David Allen enumera en el seu llibre “Organízate con eficacia” a simplificar-lo perquè treballar amb ell em resulti el més natural possible.
Menys contexts
El primer punt fou reduir el nombre de contexts: @ordinador, @google, @enlinia, @llibreta, @despatx, @mail, @telefon més dos o tres relatius a persones amb les que habitualment tracto.
He eliminat tot els context amb el nom d’eines informàtiques que multiplicaven el seu nombre i ha quedat una col·lecció abastable.
Dinamitzar GTD, energia i no temps
El segon que va caure va ser l’etiqueta de temps en cadascuna de les accions. Assignar un temps a cada acció em semblava excessiu i inútil. En el seu lloc etiqueto amb el nivell d’energia: Alt, baix, mitja.
Resulta igual d’efectiu i més intuïtiu a l’hora d’escollir que fer.
Llista de projectes sense accions
El tercer gran pas fou la forma com utilitzo la llista de projectes. Tenim el costum, reforçat per les principals programaris GTD, d’utilitzar-la com una llista on cada projecte és una subllista d’accions a realitzar.
He passat a utilitzar-la com una llista on cada projecte és un recordatori per enviar/mantenir una acció a la llista pròximes accions.
Pautar la revisió setmanal
El quart pas canvià la forma de fer la meva revisió setmanal. Gràcies a Facilethings, el meu programari GTD, disposo d’un assistent per realitzar-la. Em pauta la revisió, em marca els passos a seguir, el que evita distraccions i ajuda a crear l’hàbit.
L’experiència seria el mateix que realitzar-la amb una llista de control al costat on cada punt és un pas i cada setmana fas la revisió seguint els mateixos punts, fins automatitzar-la.
Capturar per recordar, no per decidir
En el seu dia capturar de forma taquigràfica, incloent tres o quatre paraules que em permetessin recordar l’assumpte, em va estalviar una gran quantitat d’energia i va millorar la meva forma de funcionar.
Tres o quatre paraules però sense incloure el verb. El verb és acció i assignar una acció vol dir decidir que has de fer, cosa que no pertany a capturar sinó a processar/transformar l’anotació.
Menys safates d’entrada
He passat a tenir safates d’entrada principals i safates d’entrada secundaries. Les primeres com Facilethings o el correu electrònic les reviso cada dia, la resta només durant la revisió setmanal.
Ho puc fer perquè soc conscient del que entra en cadascuna i quan quelcom que va a una de les secundaries es important ho anoto per enviar-ho a Facilethings.
La qüestió es no carregar res a la ment per “recordar-me de”, anotar per enviar a la safata de revisió diària per no oblidar res i mantenir així la confiança en el sistema.
La majoria d’elements a les safates secundaries acaben eliminats o arxivats.
Llista “Aquesta setmana no”
Desprès de la lectura del llibre de José Miguel Bolívar vaig decidir dividir la meva llista Algun dia/Potser en dues llistes. Una conservava el mateix propòsit, l’altra tenia el nom Aquesta setmana no.
ASN te com a propòsit ser l’espai per les accions que no faré aquesta setmana però que si puc fer en les següents. Així durant la revisió setmanal no he de revisar tot el magatzem d’idees i projectes que és Algun dia /Potser només el que hi ha possibilitat de fer a curt termini.
–
Hi ha elements que et permeten jugar amb el teu sistema, simplificar-lo per exemple, però sempre conservant-ne l’esperit perquè GTD no deixi de ser GTD i s’acabi convertint en un simple conjunt de llistes amb assumptes pendents.
Crec que els canvis mantenen l’esperit i milloren l’eficàcia del sistema.
Alerta ! Aquest conjunt de canvis m’han resultat eficaços perquè s’adapten a les característiques de la meva feina. Amb poques accions i projectes. Si ets una persona ocupada el teu sistema s’aproparà més al que David Allen recomana.
Photo by Sammy Wong on Unsplash
