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Yo, como todos vosotros, soy una persona que se equivoca y falla. Soy conocedor de mis errores e intento darles una respuesta para que no vuelvan a suceder, pero el hombre – sobre todo el hombre que busca la productividad – es débil y cae con facilidad en viejas costumbres. Hoy os presento un examen de conciencia donde identifico los 5 escollos con que choco repetidamente, y que me he planteado solucionar de una vez. Aquí los planteo y propongo una solución. Os invito a todos a dejar vuestra sugerencia para cualquiera de los puntos.
Imagen vía francisco.j.gonzalez bajo licencia Creative Commons
EMPEZAR Y NO CERRAR LAS ACCIONES. Con GTD he conseguido pasar del concepto tarea al concepto acción, una acción física simple e indivisible. Sin embargo hay veces que estas acciones resultan extensas y pesadas, leer documentación por ejemplo o la redacción de textos de tipo técnico, se convierte en algo farragoso que en cierto punto invita a la distracción, y el abandono de la tarea. Ese decirse a uno mismo: Solo serán 5 minutos…
Que me propongo: En primer lugar restringir las interrupciones tanto como pueda. Para aquellas tareas que propician esta situación, cambiar de ambiente de trabajo. Por ejemplo en las lecturas trabajar lejos del ordenador y la TV. Elegir un lugar que invite al recogimiento. Sin embargo sigue siendo cuestión de voluntad en un 80%.
NO SABER CUANDO PARAR DE TRABAJAR. Una de las consecuencias perversas de tener una lista de siguientes acciones bien estructurada en contextos, tiempo y niveles de energía, es que siempre hay algo por hacer. Cuando acabas el trabajo que tienes que hacer continúas con las acciones que encajan en esa misma situación. Normalmente trabajo delante de mi ordenador, algo que potencia la sensación de necesidad de hacer algo.
Que me propongo: Marcar un máximo de tareas por sesión de trabajo (mañana y tarde) y una hora límite a partir de la cual dejar de trabajar. Si llegamos a la hora límite acabaremos la tarea que tengamos entre manos y dejaremos el trabajo para más adelante o para mañana.
NO DAR BASTA IMPORTANCIA A LA PLANIFICACIÓN. Concretamente a las sesiones de planificación natural. Lo primero a tener en cuenta es que se trata de una tarea que requiere dedicación completa en un entorno tranquilo. La segunda es que para que la planificación natural funcione no debe dejar la sensación de cabos sueltos, si es así toca volver a repetir el proceso paso a paso (a la inversa). Muchas veces la fatiga provoca la omisión del proceso de evaluación y revisión de la planificación, dejando el proceso incompleto y comprometiendo el arranque del proyecto.
Que me propongo: Como con el tema de las interrupciones a la hora de hacer ciertas acciones, desplazar la realización de la planificación natural en un entorno aislado donde poder trabajar sin condicionantes y sin el peso del reloj. En el caso de no estar seguro de haber completado el proceso programar para 24 horas después – si es posible – una segunda ronda donde se revise cada uno de los pasos. No demorarse lo más de 48 horas.
NO ACTUAR EN CONSECUENCIA EN LAS SITUACIONS DE DERROCHE DE TIEMPO. Tengo marcadas, identificadas, aquellas situaciones en que pierdo la perspectiva y que hacen que el tiempo se vaya por el desagüe. Me refiero a las tan tópicas conexiones a Internet o intercalación de pequeñas distracciones tipo clip musical, mientras trabajo. Ya sabéis, cuando haces pop ya no hay stop… Empiezo, una cosa lleva a la otra y sin saber cómo han pasado 45 minutos…. ¡Te felicito hijo mío! El problema es que tengo totalmente identificadas las situaciones en sí, pero soy débil y caigo.
Que me propongo: Programar un tiempo definido para redes sociales y la música online, que será hábil una vez completada la tarea como recompensa. Durante la sesión de trabajo hacer todo lo posible offline, recopilando el material necesario de la red previamente y desconectando de Internet a posteriori.
EL PROBLEMA DE LAS ACCIONES Y PROYECTOS QUE NO SON URGENTES. Aquellas tareas que requieren de media hora o 15 minutos para realizarse y un nivel de energía medio, sin una prioridad definida (en la parte media baja de nuestra escala de urgencia) que quedan sedimentadas en la lista de lo que tengo que hacer pero que no salen porque consciente o inconscientemente doy más importancia a otras cosas. Algunas veces no hacer una de estas tareas significa bloquear un proyecto… Más desesperante aún …
Que me propongo: Programar tiempo durante la semana para este tipo de tareas. Tal y como hacemos con la revisión semanal le destinaremos dos horas para completar proyectos pendientes y cerrar temas. Si hay tareas que persistan durante más de dos semanas y no son prioritarias las moveremos a la carpeta Algún día.
Usa tu ojo crítico para hacer saltar mi previsión de trabajo por los aires. Una sugerencia, un comentario sobre algo que no veas claro, u otra vía de acción posible. Aquellas cosas que yo no he tenido en cuenta y que a ti te han funcionado o piensas que yo podría probar para ser eficiente. ¿Me ayudas? Deja tu comentario o haz me lo llegar por twitter @davidtorne
