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¿Te has preguntado alguna vez porqué convertimos el email en un problema? Es una herramienta, un recurso de comunicación que nos debería ayudar a trabajar mejor acortando distancias con nuestra red de colaboradores, pero demasiado a menudo se acaba convirtiendo en un foco de tensión y distorsión de nuestra jornada. Pero ¿porque se convierte en un problema de tal calibre? ¿Qué es lo que genera? las siguientes líneas son una visión subjetiva de cómo y porque el mail complica nuestra vida + un bonus de consejos para intentar solucionar dichos problemas.
Imagen vía the air we breathe. bajo licencia Creative Commons
Convertimos la gestión de inputs en una necesidad más que en un requerimiento. El hecho de recibir el feedback, o nuevas entradas, por parte de nuestros colaboradores se convierte en un nuevo estímulo (positivo o negativo). Su revisión constante es una forma para interrumpir la monotonía de nuestro trabajo e intentar obtener un break, un microcorte en la rutina, que crea una sensación similar al producido por una pausa -bien hecha- entre acciones cursadas para resetear y empezar de nuevo con el contador a cero. Es perverso, lo único que conseguimos es dañar nuestra maquinaria, desgastarnos distribuyendo nuestra atención entre varias fuentes y rompiendo la continuidad de nuestro trabajo. Vamos hacia un cortocircuito, como el del aparato electrónico que interrumpe el flujo tensión eléctrica repetidamente.
Aceptar de forma continuada las nuevas entradas, la consulta del correo personal desde el lugar de trabajo, o cometer el gran error de mantener el cliente de correo abierto de forma continuada en nuestro ordenador con la opción de descarga de correo cada X minutos es una de las formas habituales para crearnos tensión de forma innecesaria.
Cada vez que entra un mail, acompañado de su respectiva notificación, desviamos nuestra atención saliendo de la zona. Aunque no corramos a abrirlo sabemos que se allí, creemos que esta allí, esto nos empuja a verificar nuestra cuenta… y si hay algo corremos el riesgo de interrumpir lo que está en progreso para empezar a trabajar en la nueva entrada. Muchas veces es algo inconsciente, si nos detuviéramos 30 segundos a valorar qué posición ocupa en nuestra escala de prioridades terminaría en espera para ser procesado a posteriori.
En el mejor de los casos el contenido del mail capta nuestra atención pero volvemos al trabajo, perdemos el flow y tenemos que volver a conectar. Si creemos que lo podremos liquidar en un período breve de tiempo – 5 minutos – nos lanzamos de cabeza… hasta llegar a al punto donde nos damos cuenta que no lo podremos acabar y lo dejamos para más adelante. Hemos perdido la concentración y ahora tenemos dos tareas a medias, la desencadenada por correo y la que estábamos realizando.
En el peor de los casos nos puede caer en las manos lo que consideramos una urgencia. Un cliente con un problema que crees que deberías resolver inmediatamente, una tarea delegada que no te entregarán a tiempo, una posible negativa a un nuevo proyecto que no te puedes perder… Te aseguro que en un entorno de tensión continua, como un servicio de atención técnica, la situación puede ser insostenible si no se fomentan unos hábitos para la gestión de las solicitudes (que llegan al correo u otros medios), terminando en algo más que una productividad precaria… en estrés o ansiedad.
Con el agravio de los dispositivos móviles sólo conseguimos fomentar un hábito perjudicial para nuestra forma de trabajar y que ayuda a crear una dependencia de nuestros smartphones, nos aislamos de nuestro entorno centrándonos en una pantalla de menos de cinco pulgadas. Conseguimos ocupar el tiempo en cosas que no son importantes, creando un ruido estático que absorbe parte de nuestra energía. Todos aquellos que pasan sus descanso, la hora de comer en una jornada partida, de checking continuado no desconectan ni se reincorporan con las condiciones más idóneas.
El mail ya no es una herramienta, sino un conjunto de hábitos de trabajo fuertemente arraigados en nuestro subconsciente. Así pues ¿Como solucionamos este amplio abanico de problemas? Con pequeños pasos para implantar, de forma progresiva, nuevas costumbres …
Mi primer consejo es que reduzcas la frecuencia de consulta través de trabas físicas. ¿Cómo? Desconfigura tu cliente de correo y consulta todos tus correos a través de una sola cuenta, descárgalo todos a través de una cuenta de GMAIL. Para evitar la tentación de abrir y cerrar el navegador cada vez que quieras consultarlo quédate con un solo navegador y instálate un plug-in tipo Stayfocused para bloquear el uso de Internet o como mínimo de la página web. Es extremo pero funciona, siempre puedes pensar en hacer trampas cambiando la configuración del mail, o desinstalando el add-in, pero si llegas a este punto es que eres un obsesivo-compulsivo
A continuación fíjate una o dos momentos durante el día en los que puedas consultar el mail evitando que las acciones que se deriven no afecten planificación diaria. Nunca a primera hora de la mañana o la tarde, mejor a media mañana cuando ya has finalizado tus tareas prioritarias. Estás creando un hábito o sea que lo que cuenta es la constancia.
El tercer paso es convertir la consulta de tu mail en algo aburrido y monótono. Hace tiempo sobre la forma de vaciar el inbox de nuestras cuentas de gmail de suscripciones, newsletter, publicidad y otros correos automáticos, creando reglas para su autoarchivado, de tal manera que el usuario no pueda visualizar directamente a los nuevos correos cuando entra a su cuenta. Los mails de bajo valor pueden ser revisados una vez por semana, en aquellas horas de domingo por la tarde donde uno no sabe qué hacer.
Resulta indispensable externalizar la gestión de acciones que se deriven de los correos recibidos. Podemos clasificar los correos con un sistema que permita encontrarlos de una forma ágil – como Trusted trío – pero todas las siguientes acciones que se deriven, las debemos gestionar con sistemas específicos fuera de la app de correo. El hecho de trabajar con un cliente de correo para gestionar lo que tenemos que hacer, supone tener la inbox y el botón de recibir correo al alcance de la mano.
Si eres un jefe de proyectos o diriges un equipo de trabajo y quieres ir más lejos, te sugeriría buscar un sustitutivo. Termina con toda la comunicación los proyectos grupales implantando una red social corporativa, como la que proporciona Zyncro, concentrando el flow de actividad, comunicación y documentación en un solo lugar.
Es increíble la capacidad que tenemos la gente para complicarnos la vida, te engañaría si te dijera que el secreto es hacerlo simple, cambiar hábitos nunca lo es. El correo electrónico es un punto de fricción común a todos nosotros y que suele absorber una parte excesiva de nuestra atención y nuestro tiempo. Para solucionar un problema primero se debe identificar todo lo que genera, que es lo que he intentado hacer en la primera parte del post. No dudes en replicar y añadir lo que quieras sobre el tema en forma de comentario, así como los recursos que utilizas para solucionar tus problemas con el mail.
Por eso y más sobre productividad @davidtorne
