Muntar el teu planning d’activitats

Imatge via David Reber’s Hammer Photograpy sota llicència Creative Commons

En el post de dimarts passat comentava el problema comú de molta gent a l’hora de trobar temps per tot. Volem treballar, dedicar temps a la família, als amics i a tot allò que ens apassiona. Sembla impossible, però l’únic que necessitem és una mica d’organització. Aquest post esta dedicat al sistema que utilitzo per dissenyar el meu planning d’activitats. És una solució personal fàcilment adaptable a la rutina de qualsevol, sigui quina sigui la seva ocupació. Si en l’anterior post vaig parlar de la filosofia del sistema i en com classificar les tasques, el següent text materialitza l’organització d’activitats en un conjunt de passos. El post s’estructura per donar resposta a tres preguntes:

  • Que fem? Quins passos seguim per elaborar el nostre planning d’activitats.
  • Am que ho fem? Quines eines utilitzem per materialitzar la nostra planificació.
  • Quan ho fem? Quan de temps i en quin moment podem dedicar-nos-hi.

QUE FEM?

Fem una llista de totes les activitats a realitzar. Hem de fixar un límit, no ho podem processar-ho tot. El podem establir abans d’aplicar el sistema si ja hi estem habituats, però per als primers cops podem establir-lo quan muntem el planning gràfic amb totes les activitats. Treballar amb un pla de treball, o un horari en format gràfic, ajuda a tenir una major percepció dels nostres recursos (temps del que disposem) i del nostre volum de feina.

El segona pas és el de crear  una taula que omplirem amb les activitats de la llista anterior. Treballem amb dues dimensions, cadascuna de les columnes serà una de les categories amb les que dividim les nostres activitats (productives, recerca,formació, oci… o les que decideixis tu), les files representaran la periodicitat en que es realitzen  (diària, setmanal, bisetmanal, mensual). Cadascuna de les activitats de la llista s’assignarà a la cel·la de la taula on interseccionin categoria i periodicitat de l’activitat.

Un cop finalitzada la taula remarcarem (per exemple en negreta) totes aquelles activitats que són ineludibles, obligatòries, essencials, que no ens podem saltar de cap manera. Per exemple, per a un treballador assalariat l’activitat feina serà una de les que destacarà, altres  poden ser el temps en família … Activitats que no es poden renegociar per ser posposades una setmana, o uns dies.  Si ho preferim podem seleccionar aquest tipus de tasques després de realitzar la llista.

Arribats a aquest punt ja podem muntar el nostre Planning d’activitats. Disposarem d’un planning mensual i d’un altre setmanal. Al final del post parlo de l’eina ideal per fer-ho de la forma  més senzilla y clara possible. Assignarem les tasques en el següent ordre:

  1. Assignem totes aquelles tasques destacades com ineludibles.
  2. Col·loquem les activitats de freqüència diària i setmanal.
  3. En el planning mensual distribuirem les tasques amb una periodicitat superior a la setmanal.

Cada cop que ubiquem una activitat en el planning la borrarem de la taula. El seu buidat progressiu ens donarà sensació de control  sobre els nosaltres assumptes. Hem de tenir en compte que com menys tasques ens faltin per ubicar més difícil serà col·locar-les. És en aquest moment quan hem de ser capaços de RENEGOCIAR, canviar la periodicitat original i replantejar-nos quines tasques són realment les que necessitem, quines les que volem i quines altres es poden desplaçar o desestimar, un tema complex en si mateix i que requeriria d’un altre post.

Durant el procés de muntatge procurem no distribuïm les activitats sense deixar marges -30 minuts- entre una i l’altra per ajudar-nos a amortir l’efecte d’imprevistos i retards. Deixem forats lliures per les nostres activitats d’oci sense omplir-los, a part que es tracti de quelcom molt senyalat. Hem de procurar no programar tot el nostre temps, disposar-ne simplement per no fer res. Aquest és un mètode per planificar la nostra jornada, però hem d’evitar la sensació de robotització, on tot el que fem esta preestablert. La falta de llibertat és angoixant i ens pot dur al ofec.

AMB QUE HO FEM?

Com a eina us recomano utilitzar una plantilla de Wordo qualsevol editor de text- amb una simple taula, ja que a mesura que afegim les tasques les cel·les s’adaptaran al contingut. Si voleu un major grau de sofisticació podeu gestionar-ho amb una aplicació com EVERNOTE on mantindrem una llista oberta per cada nivell de periodicitat amb el que treballem (diari, setmanal, mensual…) i on apilarem les tasques per aquest criteri. Cadascuna d’elles se li assignarà una Tag amb la categoria a la que pertany.

Per a dissenyar el planning us recomano Google Calendar per la seva senzillesa d’us, tant a l’hora de crear activitats, establir la seva periodicitat. La interfície gràfica ens permet una gran flexibilitat a l’hora de visualitzar les dades (per dia, mes, setmana any, mode agenda… ) i modificar-ne atributs com el color. Un cop finalitzada la nostra organització de tasques podem imprimir-la o compartir-la fàcilment.

QUAN HO FEM?

La primera vegada, la posada en marxa es la més costosa en temps, per muntar tota la infraestructura, una revisió cada setmana per ajustar la temporització, i finalment una revisió periòdica per reformular temes com la periodicitat de certes tasques, la quantitat d’activitats a realitzar, la organització en categories etc… Els primers passos del procés només són necessaris els primers cops que organitzem les nostres activitats i requereixen de temps per ser plantejats i executats. Un cop ja estan en marxa podem dedicar uns 30 minuts cada setmana per fer una repassada al que s’ha de fer la setmana següent, i ajustar l’horari per tot el que vagi sorgint. Finalment cada mes o mes i mig farem una parada per revisar el que no funciona al sistema per canviar-ho.

Com ja vaig mencionar en la primera part, és possible que els seguidors de GTD reconeguin alguna de les característiques de la metodologia aplicada a la planificació. Recopilació, processat i revisió del sistema són les bases aplicades per canalitzar les nostres activitats sense que ninguna quedi relegada. Aquest es el meu mètode, una sèrie de passos que donen ordre al meu horari però m’agradaria conèixer els vostres Seguiu alguna metodologia per organitzar les vostres activitats? Quines eines utilitzeu? Si voleu compartir quelcom sobre el tema només heu de deixar un comentari. Comentar és una forma de millorar el contingut  : P