Traduir les tasques a accions GTD

Imatge via myrrh.ahn sota llicència Creative Commons

GTD com a metodologia de gestió del flux de treball, no tant sols ens ofereix un conjunt de pautes per administrar les nostres tasques,  i organitzar el nostres projectes. Un dels afegits és  el major grau de reflexió que apliquem les persones que l’utilitzem a la nostra feina.  Ja sigui per mitja de les revisions periòdiques que realitzem sobre les nostres tasques i projectes, o al prendre consciencia del cost per obtenir resultats. En el post sobre treballar per franges vaig mencionar de passada el fet de “transformar les tasques en accions”, el següent post detalla aquest procés i com transforma la nostra forma de percebre la feina a fer.Ja he escrit sobre que considera GTD una acció i un projecte. El fet de transformar les tasques a accions pot ser vist com burocràcia innecessària, però és indispensable pel bon funcionament del mètode. Intentar treballar amb tasques ens farà fracassar. El fet de no percebre la seva complexitat, i estimar malament el cost en temps i esforç, ens durà a l’ofec a l’hora d’abordar-les.  Per traduir les tasques en accions utilitzo el següent procés amb el que ho sistematitzo, i aconsegueixo fer una estimació del cost més realista:

Declarem l’acció

Definim la acció a realitzar de forma genèrica i en una sola frase. Pintar l’habitació dels nens, Formatejar ordinador, preparar presentació nou producte… Una oració descriptiva del que s’ha de realitzar, però que no mostra tota la complexitat de la tasca (el desglossat de les accions). Busquem crear un recordatori/anotació del que hem de fer. O dit  d’una altra manera, allò que feies per abans d’utilitzar GTD quan volies recordar quelcom pendent.

En desglossem els passos

Molt sovint la tasca implicarà una sèrie de passos per completar-la. No parlo d’accions GTD. Seguint la filosofia del primer punt redactem una frase per cadascuna de les subtasques que composin la feina principal. En el cas de pintar l’habitació Escollir color pintura, Preparar l’habitació per pintar, pintar, netejar i recol·locar mobles. Es tracta de fer un repàs mental a l’acció per identificar els passos a realitzar. Una revisió superficial de la feina.

Traduïm els passos

Moment clau. Transformem cadascun dels passos en accions que puguin ser assimilades per GTD. Es tracta d’una reflexió molt més profunda que l’anterior. Haurem de reflexionar sobre cadascuna de les accions físiques a realitzar –treballant al detall– el que ens portarà a anticipar determinades decisions que haguem de prendre, o possibles problemes que ens puguem trobar. En aquest moment és quan ens adonarem de la veritable carrega de treball a la que haurem de fer front. L’acció Escollir color pintura es transformaria en:

  • Anar a buscar catàleg tonalitats pintura a drogueria o botiga de suministres.
  • Seleccionar color per l’habitació
  • Comprar mostres de pintura
  • Pintar un fragment de paret amb cadascuna de les tonalitats (potser una tasca per cada fragment que pintem)
  • Escollir un color entre la preselecció realitzada.

Organitzar les accions

Finalment agruparem totes les accions que es generin en l’anterior punt en projectes. Aquí serà més freqüent que hi hagi una correspondència entre els passos definits en el punt 2 i els projectes que creem. Sempre hi pot haver excepcions, com per exemple passos que generin més d’un projecte. Per exemple el cas Escollir pintura podria generar el projecte Escollir pintura i Comprar pintura.

Si es tracta la tasca, o algun dels seus passos, es realitzaran de forma periòdica i es preveu que no variïn podem crear una llista de control que recuperarem cada cop que realitzem la feina en qüestió.

Quatre simples passos que substitueixen una superficial anotació en una llibreta o en una de les nostres llistes de coses pendents per un sistema que ens permetrà obtenir una major informació de les nostres tasques, una previsió de la nostra feina més ajustada a la realitat, i en conseqüència reduir el nombre d’imprevistos, o els replantejaments que molts cops s’han de fer quan ja estem en marxa.

El procés que de declarar una tasca i convertir-la en accions és quelcom que moltes vegades fem implícitament. Aquests quatre passos m’han permès sistematitzar-ho,  però i vosaltres com ho feu? Considereu quelcom en especial? Deixeu el vostre comentari per compartir la vostra experiència, o envieu-me’l per twitter a @davidtorne. I recordeu que a partir d’ara si teniu alguna pregunta podeu utilitzar la secció Qüestiona’m