El problema de fer el que has de fer

Get Things Done m’ajuda a ordenar la meva activitat i a planificar el que s’ha de fer. Més enllà d’organitzar les meves qüestions i evitar que m’oblidi dels meus compromisos  hi ha moments on se’m queda curt. Un d’aquests moments és l’hora de fer, quan he d’acabar amb la meva llista de pròximes accions hi ha ocasions en que se’m queden encallades algunes d’elles. Es queden allí, a vegades durant setmanes i no me les puc treure de sobre.

GTD et dona la infraestructura per gestionar el flux de treball, però quan estàs ma a ma amb el que has de fer hauries d’anar més lluny de les pautes establertes pel sistema, és impossible que cap mètode s’adapti a cadascuna de les peculiaritats de la teva realitat. Dediquem  doncs unes línies a repassar que podem fer per acabar amb les nostres accions, fins i tot aquelles que se’ns resisteixen.

Imatge via MrPessimist  sota llicència Creative Commons

Fa setmanes que provo d’innovar sobre aquesta qüestió. Posts sobre Autofocus de Jerónimo Sánchez (el gachupas) i de Omar Carreño (Anàlisis Realista) m’han donat una nova perspectiva sobre el tema.

Gestionar el següent a fer

El primer és reduir al màxim les accions (tasques pendents) a realitzar. Focalitzarem i ens aplicarem a fons per acabar-les. Si treballes amb un sistema de llistes com GTD no cal que el modifiquis. Molts programaris permeten l’ús de tags, creant un anomenat ‘Actual’, per seleccionar un grup reduït  de tasques a realitzar, que al marcar-lo carregui en pantalla el que has de fer serà suficient.  Si treballes sobre paper, anota en una fulla les 4 o 5 tasques a realitzar.

Has de tenir els criteris clars a l’hora d’escollir, primer el que és urgent, després el que es prioritari i a continuació els projectes o tasques de manteniment. El primer a treure’ns de sobre ha de ser l’ineludible.

Que fem amb el que queda pendent?

Només tens tres opcions, tornar-ho a provar, replantejar-ho, o deixar-ho estar. Sigui  com sigui has d’entendre que si hi ha quelcom que s’ha quedat sense fer perquè hi ha alguna cosa que no funciona. Ja sigui el redactat que descriu la tasca, o com s’ha estructurat aquesta – si es massa complexa – hem d’aprendre a reconèixer allò que l’ha deixat en la cuneta. En el meu cas es deu a errors de plantejament, estructurar malament les accions d’un projecte GTD o definir  una tasca que amaga varis tipus diferents a realitzar, per exemple llegir un capítol d’un llibre tècnic, molts cops la lectura inclou prendre notes i passar-les a net cosa que indueix a l’error a l’hora d’estimar la carrega de feina que comporta.

Si la tasca continua quedant en la llista sense fer de forma reiterada, potser ens haurem de plantejar desestimar-la o posar-la en espera per tornar-ho a intentar més endavant.

Sistematitza la teva forma de treballar

Marca’t unes pautes de treball i segueix-les. Treballa sempre de la mateixa manera: “Si vols treballar amb una llista reduïda endavant, si et reserves les 2 primeres hores de la teva jornada per acabar amb les tasques més important fantàstic, si vols agafar característiques d’un altre sistema com autofocus per gestionar el que has de fer, tu mateix”. Canviar la teva forma de treballar et crearà confusió i no arribaràs al nivell d’automatització necessari per abstraure’s de tots aquets petits detalls organitzatius.

A l’hora de fer gestiona correctament les prioritats, preocupa’t de definir amb exactitud les tasques que has de fer i crea un lot d’accions a realitzar assumible, que puguis finalitzar dins d’uns límits raonables de temps. Aquest últim punt a d’evitar la fatiga  que es genera quan treballes massa temps en els mateixos assumptes.

De fet, crear un sistema per FER les teves tasques pendents i que funcioni amb certes garanties et pot portar temps. Una part important de descobrir com fer les coses, és descobrir com funciones tu, quina carrega de treball pots assumir en diferents moments del dia, saber quan ho has de deixar estar per dedicar-te temps, que és el que et fa procrastinar, coses que només te les dona l’experiència: treballar i equivocar-se, a partir d’aquí aplica el grau de reflexió necessari i les correccions adients per obtenir petites millores. Aquests petits passos endavant semblaran insignificants en un primer moment, però desprès d’alguns mesos podràs mirar enrere i descobrir que has assolit una millora significativa, que has aconseguit crear una forma de treballar pròpia que comença a funcionar.

Assaig – error i perseverar, una cosa tan simple que aplicada amb rigor pot dur-nos a l’èxit en parcel·les concretes de la nostra vida, com la de fer el que hem de fer. M’agradaria conèixer la teva forma d’acabar amb les tasques que has de fer, fas alguna cosa fora del comú? T’ha sigut molt difícil desenvolupar el teu sistema? Deixa el teu comentari parlant sobre com ho fas amb dues o tres línies.