GTD. 5 trampes que interrompen el teu flow

Crear un flow continu d’activitat sense interrupcions és quelcom irreal. Els imprevistos existeixen, son part de la nostra rutina i els hem d’assumir com a tal. Una altra cosa és que nosaltres mateixos ens posem pals a les rodes, creem les condicions per boicotejar la nostra focalització en el que s’ha de fer. Hem d’aprendre de nosaltres mateixos i implementar solucions per eliminar les friccions. GTD no és un producte acabat que comprem, desembalem i posem en marxa, és una metodologia que es va perfeccionant amb el temps. Us parlo d’algunes de les trampes que m’han entorpit en algun moment des de dins del mateix sistema.

Imatge via Presidio of Monterey: DLIFLC & USAG sota llicència Creative Commons

La regla dels 2 minuts

Hem de seguir-la al peu de la lletra, fent i acabant l’acció al processar l’inbox per treure-nos-la del davant i no pensar-hi més. Un error habitual es enviar-la a la llista de pròximes accions, pensant que en una segona passada després de processar solucionarà el problema. Una altra mala pràctica és la de crear una subllista dins de les següents accions de petites tasques a fer durant els forats que sorgeixin al llarg de la jornada. Enlloc d’això el que fem és saturar la visió de la nostra activitat immediata, amb accions que eviten que fem quelcom més important (les accions prioritàries del dia), o provocar que es quedin en un racó de la llista demorant-se per no trobar el forat que necessitem per rematar-les.

Pensa en el cas de la llista de petites accions a fer durant els moments de tranquil·litat que sorgeixen. Si ets una persona amb una ocupació que implica mantenir un flux de comunicació elevat amb els teus col·laboradors (clients, proveïdors, companys…) de ben segur aprofitaràs aquestes estones per respondre mails, trucades o per revisar l’agenda i reorganitzar la teva activitat… Si conserves una bateria d’accions menors (executables en menys de 2 min.) bloquejaran aquets forats, o si decideixes no fer-les cada ocasió representarà pesar en el que tens pendent, preocupar-te, sentir-te culpable i perdre focalització en el que has de fer.

En espera no és Algun dia

Sisplau no confonguem la llista En espera amb un emplaçament per aquelles accions que estaven en posició de ser resoltes (següents accions) i s’han de deixar momentàniament de banda. Alguns opten per aquesta llista com a via per aparcar i recuperar  l’activitat ja que es tracta d’una llista menys poblada que Algun dia i que es revisa en cada setmana, garantint recuperar el fil del que queda pendent només amb un cop d’ull. Et fas trampa al solitari, fer servir les llistes per una funció que no és la seva desvirtua el sistema i ens empeny a una posició de desconfiança, un primer pas per perdre el control.

I Algun dia no és un pou  sense fons

Es tracta d’una llista recopilatori de tot allò que hem de fer però no en aquest instant. Sumem-li tot allò que desitgem fer, que somiem, i tenim un inventari complert de tota la nostra activitat pendent. Resulta evident que s’acabarà convertint en la llista més atapeïda, però no vol dir que hagi de saturar-se.

Jo la utilitzo com a punt per pivotar la meva activitat, enviant-hi allò que no puc realitzar com a següent acció i que ha de quedar en segon terme momentàniament. Això em permet cenyir les meves pròximes accions a la meva activitat real. L’aplicació que utilitzo  mante les accions ordenades segons la data en que van ser enviades de més a menys recent, facilitant pugui revisar les enviades en les últimes 48 o 72 hores d’una forma molt àgil.  El problema és que s’acaba enviant més activitat de la que es recupera.

La saturació s’evita amb la revisió. Cada setmana faig una revisió completa, per refrescar la memòria del que hi ha, eliminar el que ja no és necessari i reubicar l’important. No es tracta d’una revisió a fons. La revisió a fons la realitzo una vegada cada 3 mesos, preguntant-me el perquè de cada  projecte, si es viable o realista – marcant els que no amb el tag #potser – i per ubicar el que ho sigui en la seqüència de la meva activitat. Revisar el que tens pendent en calma és quelcom que et fa reflexionar, a més significa una simplificació de la llista a través de la purga i la reorganització de les activitats.

Seqüenciar per guanyar

Dominar la planificació natural, més ben dit utilitzar-la de forma regular deixant de costat altres mètodes més reactius, m’ha permès ser més assertiu al plantejar l’activitat dels meu projectes. Tot i així vaig notar que continuaven frenant-se quan arribava l’hora d’executar les seves accions. Al pujar un o dos esglaons de l’escala la cosa no funcionava, per falta de motivació , per no veure la poca importància o falta de sentit de la tasca…

En el moment en que se’m demana que identifiqui components de la pluja d’idees –planificació natural –  i les seqüencií, molts cops subestimo l’anàlisi de dependencies a realitzar entre les tasques. Preparo l’activitat per a que s’envií acció darrera acció a la llista de pròximes accions. A vegades la seqüència mante la lògica però no s’ha pensat prou en com afoavorir el flow segons la motivació que generen cadascuna de les accions -o a l’agrupar-se- i això resta.

Començar per les que estan concretades, que no depenen de fer tasques d’investigació , documentació o recopilació de material. El següent pas, distribuir-les en grups heterogenis, que no agrupin moltes tasques pesades – per energia i temps – i finalment revisar si existeixen accions amb varies dependencies a altres accions precedents. Si el projecte és complex o extens, millor fer un diagrama representant les accions com a nodes d’una xarxa i unint-les entre si segons les dependencies i la seqüenciació.

No fer més del necessari

Quan emprenem un nou projecte, comença un nou curs, o un nou any fiscal, o el que sigui que marca l’obertura d’un nou període en la nostra rutina, tendim a  carregar-nos en excés de feina, nous projectes, nous objectius, noves rutines, que anirem desestimant a mesura que passin les setmanes per no poder-nos hi dedicar amb la suficient entrega.

Hem de calibrar els recursos a dedicar-li, temps i energia. Pensar si estarem motivats a mig plaç, preguntar-nos a que haurem de renunciar… Que deixar de banda del que fèiem fins ara per poder encabir les novetats. Si vull iniciar un projecte no només faig una estimació de  l’esforç setmanal que requereix, però també tinc en compte l’activitat ordinària de cada setmana (tasques periòdiques) i sovint arribo a la conclusió que he d’engegar un procés de simplificació de la meva activitat abans d’embarcar-me en altres aventures.

Estic segur que molts de vosaltres us heu sentit identificats, o us ha afectat alguns dels factors mencionats en algun moment. Un altra vegada apareix per una banda la utilitat de ser ortodox, com el que se’ns marca des de GTD no és quelcom banal, sinó provat i amb un perquè darrera (regla dels 2 minuts). L’altra concepte a destacar és la capacitat de crear una forma de treballar que s’adapti a nosaltres i que sorgeix quan aconseguim un determinat nivell de coneixement sobre la nostra rutina,  la nostra forma de produir i gestionar compromisos.

Que hi ha dins de GTD que no acabeu de dominar i no us permet acabar de donar la continuïtat desitjada al vostre flow? Deixa el teu comentari o envia-me’l a @davidtorne