Prioritzar o com decidir que faràs avui

Les teves prioritats diaries

Un dels punts forts dels sistemes de productivitat personal com GTD o autofocus és la forma com fixen les teves prioritats. Acaben amb la necessitat d’establir tasques prioritàries que prevalguin per sobre de la resta. La classificació per contexts, energia i temps de la nostra llista de properes accions ho evita en gran part.

Tot i així, si administres una llista de 50 o més accions a realitzar et pot ser útil establir l’imprescindible a realitzar durant la teva jornada. A continuació tens  varies vies per entreveure aquelles tasques importants de veritat, i no quedar-nos només amb les que tenen un major pes aparent.

Imatge via fazen sota llicència Creative Commons

Procrastina activament

Tenint en compte les dates límit, quines tasques has de fer de forma ineludible avui mateix? Quines son aquelles que no pots deixar per demà perquè ja serà massa tar? I a l’altra banda, quines son aquelles que poden demorar-se 24 hores sense això provoqui un daltabaix?

Les dates d’entrega son poderoses, ens permeten treure tot el suc a la Llei de Parkinson. Ajustem la nostra feina al temps que disposem per fer-la, aconseguirem un major aprofitament del nostre temps i energia. Treballar amb l’espasa de Dàmocles que representa un límit temporal, és un gran condicionant per focalitzar  al màxim.

Si les dates d’entrega venen marcades per tercers no tindràs cap problema per dur-ho a terme,  condicionant la teva forma d’actuar i sobretot en decidir que fer ‘avui’. Si ets tu qui fixa la data límit pots ser víctima dels teus propis errors d’apreciació amb dates orientatives, i enganyant-te distorsionant límits d’entrega per tal de prioritzar certs assumptes a través dels teus venciments. Contra això només val el rigor i la reflexió.

Usa el teorema de Pareto

Quines son les tasques que s’emporten que suposen el 80 per cent del pes de la teves pròximes accions?  Identifica les accions de la teva llista que et retornaran el major valor. El principi de Pareto ens diu que un 20 per cent de les nostres tasques ens aporta el 80% dels resultats, si som capaços d’identificar-les podem millorar el rendiment obtingut en el dia a dia.

Pensa una mica,  la teva llista de pròximes accions esta plena de tasques de manteniment, rutines, accions que no treballen per apropar-te als teus objectius. Entens per on vaig? El rendiment econòmic o la satisfacció personal son magnituds igual de valides, sempre que tinguis clars els teus valors i visió de futur.  Per això és tant important comptar amb un fons a llarg termini ja definit, ens permet tenir criteris clar per les decisions del dia a dia.

Una altra forma d’enfocar-ho és seleccionar el 20% de les següents accions que generaran el 80% del volum de treball per la seva complexitat. El kit de la qüestió és seleccionar-les per realitzar-les a primera hora, quan estàs en millors condicions per tal de no perdre el teu punch en nimietats i anar al gra.

Altes prioritats

Quines son aquelles circumstancies que poden obligar-te a interrompre el teu pla de treball diari? Més enllà de confeccionar la teva llista B amb les accions més destacables a realitzar, el ventalls de les prioritats s’estén més enllà de la teva llista de tasques, cap al terreny dels imprevistos i interrupcions, on tot es difumina i es confús.

No ha de ser traumàtic sempre que seguim la pauta de clarificar els nostres criteris. Contesta la següent pregunta:

En quina situació et veuries forçat a deixar de banda el teu pla de treball per atendre un imprevist?

Si ets capaç de donar una resposta clara, sense un excés de situacions que tinguin la suficient prioritat per trencar el teu flow, hauràs aconseguit definit la teva llista d’urgències. Entenent-les com l’indicador per canviar el focus d’atenció sense passar pel procés de recopilar, processar i organitzar. En el meu cas la llista només es redueix als indicadors: problema familiar i problema laboral que impedeix seguir treballant a un client o col·laborador.

Alerta, si és una llista massa extensa hi ha alguna cosa que falla. De veritat has de parar de dedicar-te al que estàs fent per tantes coses. Potser no has definit bé les teves prioritats, no tens un  compromís real amb el que fas, o simplement no t’has dedicat prou a definir els teus indicadors.

Quan comencis el dia recorda, primer les accions imprescindibles, després les importants – relacionades amb els teus objectius – després la resta, i si es planteja qualsevol problema durant la jornada recorda els indicadors que senyalen les urgències de veritat, la resta s’envia a l’inbox  i queda a l’espera de ser processat.

Si t’hi has fixat, quelcom tant ordinari com escollir el més important te un fons on la reflexió sobre la nostra activitat te una especial importància, de fet resulta determinant per administrar-nos de forma adequada a diferents nivells, diari, setmanal i més enllà. Si no et veus capaç de definir uns objectius, una visió de futur, o d’identificar el propòsit i els valors que et mouen, o si pel contrari creus que no t’aporta res dedicar tant de temps a aquestes qüestions t’aconsello que comencis per dedicar un parell d’hores a la setmana a fer una revisió de la teva activitat, a les poques setmanes t’adonaràs  de l’augment en la fluïdesa al prendre aquest tipus de decisions…  Accepta el repte, que hi pots perdre?