Crea un inventari de la teva activitat

Un inventari de la teva activitat

David Allen introdueix el concepte ‘la ment com l’aigua’, un estat on hom ha aconseguit desempallegar-se de totes les preocupacions de baixa intensitat que carreguem a la nostra ment enviant-les als nostres inbox, descarregant la RAM (memoria immediata).

És un pas indispensable per focalitzar en el moment present amb la màxima intensitat. Aconseguir-ho és quelcom més que anotar-ho per processar-ho desprès. Hem de seguir un procés per la seva posada en marxa i manteniment.

Crea el primer inventari

Si no dus a la practica la recopilació de les teves idees i assumptes de forma habitual, començarem amb un primer inventari de la teva activitat. Serà un punt d’inflexió per marcar un abans i un després amb el que venies fent fins al moment. Un cop superada implantarem l’hàbit per fer-ho de forma mecànica i mantenir-nos en un punt de claredat permanent.

És una tasca intensa. Revisarem tots els assumptes a través dels entorns – contexts – on ens movem habitualment, recollint tot allò fora de lloc amb la intenció de recol·locar-ho o eliminar-ho de la nostra rutina.

Creem una ubicació encarregada de recollir tots els items a processar, el que en diem Inbox o safata d’entrada. Haurà de ser amplia, hi enviarem una gran quantitat de material, no només les típiques notes amb accions anotades, llibres, documents per arxivar, objectes a reubicar…. Et recomano utilitzar un racó d’una habitació o despatx.

Hauries de preparar un inbox per a cada emplaçament que revisis: la teva casa, la teva oficina, el núvol per als equips informàtics i dispositius …

Abans de llençar-t’hi, prepara una llista de control per a definir tots els context a revisar, que no se te’n oblidi cap. No pretenc que planifiquis al detall, només que t’asseguis a pensar una estona sobre que entrarà en el primer inventari de la teva activitat. Pensa que ha de ser una revisió total dels llocs i del que fas habitualment.

Quan estiguis en ple procés sorgiran noves idees sobre que revisar. Simplement anota-ho a la llista i continua amb el que estàs fent.

Un cop hagis realitzat tota la revisió et toca processar cadascun dels items. Tracta cadascun per separat i pren una decisió:

  1. Articula una acció i envia-ho al teu sistema de llistes. Si et suggereix una acció redacta-la descrivint amb detall que has de fer i ubica-la a la llista que correspongui.
  2. Arxiva-ho. Si no suggereix cap acció i ho has de guardar, arxiva-ho.
  3. Elimina-ho. Si no és cap dels dos casos anteriors, desfes-te’n

Processar la pila de coses ‘pendents’ és una tasca per dur-la fins a final, res d’anar reduint la pila de forma progressiva dia a dia. Un cop hagis acabat cada element estarà ubicat on li pertoca, disposaràs d’una visió de la teva activitat més immediata i t’hauràs descarregat del neguit  de portar-ho tot a sobre.

Mecanitzar el procés

Ets capaç d’aturar-te per anotar cada cop que sorgeixi una interrupció, una idea, una suggerencia… evitant caure en la temptació de reflexionar o prendre una decisió sobre el tema? Si la resposta es si, et felicito o ets una persona amb una capacitat innata d’autocontrol, o la teva capacitat d’autoengany resulta formidable.

Un cop superat el primer escull, crear un inventari de tota la teva activitat en forma de llistes d’accions i projectes,  arriba el més difícil: Mantenir-se per no tornar al que feies abans.

Procura dur amb tu una eina per recopilar de forma senzilla i natural. Una llibreta i un bolígraf. Comença pel més senzill, tots sabem utilitzar-lo, és còmode de dur, no cal cap coneixement previ, no genera distraccions per si sol (evita els smartphones i altres gadgets)… i la resta consisteix en portar a la practica el següent precepte:

Cada cop que aparegui quelcom que interrompi el teu flux de treball, para i anota-ho. Quan acabis el que estàs fent ja li donaràs un cop d’ull per veure si has d’interposar les noves entrades a la feina que ja tenies planificada.

S’ha de fer de forma reiterada, sempre el mateix, sense aplicar el teu sentit crític. Arriba una nova entrada, la mantenim en la nostra memòria immediata el temps imprescindible, enfoquem en la llibreta, l’anotem i tornem a enfocar en la nostra feina.

Els costums arrelats durant anys son difícils de desterrar.  l’única opció és apartar el nostre jo crític durant el procés i dur-ho a terme irreflexivament. La repetició és la via per afiançar el nostre nou comportament davant les interrupcions.

Cerquem descarregar la ment d’activitats per les quals no ha sigut dissenyada i que la mantenen dins d’una iteració que genera desgast i afavoreix de l’estrès. Intentar acumular records, detalls de la nostra activitat, foteses, ens crema i ens dispersa.  Externalitzar-ho a través d’una metodologia com GTD permet recuperar capacitat creativa i de treball per focalitzar i executar al màxim.

Imatge via Doug Kline sota llicència Creative Commons