GTD. Gestionar el que no has de fer

GTD m’aporta quelcom que cap sistema abans m’havia donat, una gestió eficient del que no he de fer en aquest mateix moment.  Canalitzo la meva activitat recopilant tot el que es genera durant el dia i ho processo al final de la jornada enviant l’imprescindible a la llista de pròximes accions, distribuint la resta entre l’agenda i les altres llistes permetent-me focalitzar l’atenció. Però com funciona i quins mecanismes amaga? Que s’hi amaga darrere?

Donem un cop d’ull a com es gestionen els assumptes i l’atenció en diferents escenaris de la nostra activitat.


Comencem amb una síntesis ràpida del que succeeix entre bastidors:

  • Recopilant, escriure quelcom i enviant-ho a l’inbox, externalitzem preocupacions evitant que envaeixin continuadament la nostra atenció.
  • Al processar etiqueto una acció amb atributs i l’envio a una llista. La racionalitzo convertint una idea en una activitat. S’elimina l’aura d’importància generada pel seu atractiu o simplement per ser més recent.
  • Si la llista no es la de pròximes accions té el mateix efecte que guardar-la en una carpeta fora de l’abast de la vista. Ja no ens distreu perquè sabem que ara no és el seu moment però som conscients on és si la necessitem.
  • El sistema de revisió diària i setmanal ens fa tenir present tots els assumptes pendents encara que s’hagin enviat fora del nostre horitzó més immediat. No oblidarem res.

Continuem descrivint alguns dels escenaris més freqüents de la nostra activitat:

En espera

Delegar a una persona una tasca o posar-la en espera perquè no puc continuar amb la seva realització fins que una tercera acabi amb la seva  comesa, vol dir deixar en standby la meva preocupació per l’acció. Passo a treballar en la següent acció del projecte – si és possible – oblidant fins al final del dia on tornaré a puntejar la llista per si n’he d’eliminar o moure’n alguna a pròximes accions. És una revisió ràpida sense parar-me a pensar si he de ficar-me en contacte amb el receptor per saber com està l’assumpte en qüestió, això només ho faig durant la revisió setmanal o en una situació d’alarma (desaparició en combat del ‘subjecte’).

“Confiança en el sistema per poder desactivar l’alerta continuada que suposa la necessitat de mantenir dins de l’horitzó de perspectiva tot el relatiu a les nostres responsabilitat encarà que cedim el testimoni de la seva execució.”

Gestionar els teus projectes

Quelcom similar passa en cada revisió setmanal quan decidim en quins projectes treballem durant la setmana. Revisant la llista de projectes establim quins estaran actius els propers 7 dies aturant  la resta. L’activitat queda fora de la nostra perspectiva i podem oblidar-nos-en durant la setmana perquè sabem que en la propera revisió repetirem el procés de decisió.  Al aturar-lo i arxivar-lo no caurà en l’oblit, el mecanisme de la revisió ens refresca la memòria actualitzant els assumptes a tenir presents.

“Les rutines generen seguretat en la forma de procedir, com aquells equips on els jugadors es passen la pilota sense mirar perquè saben que el company és allí.”

Algun dia / Potser

Unim la llista d’algun dia  a aquesta cadena de com gestionar l’activitat immediata que no durem a terme. En un post anterior parlava de com hi fan cap totes aquelles tasques que no podem dur a terme ara i les enviem a la llista d’Algun dia / Potser utilitzant-la com a pivot per recuperar-les a posteriori.

En un principi les activitats amb una prioritat definida són aquelles que fan cap a la llista de pròximes accions per realitzar-les durant l’immediat, sent la revisió setmanal el punt d’actualitzar prioritats i tasques a executar. La llista actua com a comodí on enviar l’activitat a realitzar de forma imminent però més enllà de la setmana actual.

Un altre tema són els assumptes que hi entren amb el qualificatiu de ‘Potser’, tot allò que m’agradaria fer algun dia però sense saber quan, relacionat o no amb la definició dels teus nivells de perspectiva. Es tracta de desitjos o activitats que simplement et criden l’atenció i que desitjaries fer algun dia.

 Perquè anotar-les o considerar-les una activitat tangible a realitzar? Necessitem externalitzar-ho. Descarregar-ho de la ment registrant-ho per recuperar-ho al realitzar la revisió completa de la llista ‘Algun. Serà el moment de plantejar-nos de nou si és factible convertir-ho en una activitat articulable a encaixa en els actuals objectius o àrees de responsabilitat. Si no és així continuarà guardada en la nostra caixa d’idees, sabent que està allà esperant per posar-la en marxa.

Sabem que  cada cosa encaixa en algun lloc, gracies als mecanismes de revisió de GTD generem la confiança en el sistema per guardar-ho i recuperar-ho quan calgui sense acabar sota un munt d’activitats pendents sense realitzar.  Hi ha activitats que no has de fer però les has de continuar gestionant, decidint quin lloc ocupen en la teva escala de prioritats i quina atenció els hi has de dedicar.

Imatge via Stacked papers in folder sota llicència Creative Commons