Videocàpsula. GTD en 5 passos – Organitzar

Tercer post de la serie. El pas d’organitzar com element central del sistema amb el qual distribuïm cadascuna de les accions entre les diferents llistes segons el seu estat.

El més interessant del vídeo és com anem comentant el flux de treball de GTD reseguint el diagrama del sistema. Definim que no és una acció i que ho és, i en aquest últim cas quins criteris seguir per classificar-la en cadascuna de les llista seguint un conjunt de preguntes per destriar-les.

Visualitza el vídeo a Youtube

Descarrega-te’l en format àudio mp3 (Guardar como…)

En el comentari que afegim al final de cada vídeo explicant com ‘organitzar’. Faig referència als dos moment en els quals em dedico a reorganitzar les meves accions. Cadascun es deriva d’una revisió (diària i setmanal).

Durant la revisió diària puntejo les meves accions següents i les que tinc en espera (molt reduïdes), canviant l’estat/llista d’aquelles que ho requereixin. En aquest cas per un canvi d’última hora que m’obliga a deixar per més endavant una acció que havia de realitzar durant aquesta setmana o rebre feedback per part d’un col·laborador que em retorna una acció delegada que puc continuar jo…

… però el moment on faig una reorganització d’àmbit global és durant la meva revisió setmanal. És llavors on decideixo en que treballaré la pròxima setmana, posant en marxa projectes i aturant-ne d’altres,  escollint accions enviades a la llista Algun dia/ Potser, ajustant el conjunt de la meva activitat al que he de fer de veritat.

Pel que fa a l’experiència d’en Jordi (OrganizacionPersonal.com) introdueix el concepte de separar determinades llistes per millorar l’eficiència d’aspectes molt concrets del sistema. Separar la llista d’Algun dia /Potser en dues llistes, una per l’activitat més immediata i l’altra per qüestions sense prioritat o a llarg termini. Quelcom similar per la llista En espera, dividir-la en dos sub-llistes una de revisió diària i l’altra de revisió setmanal.

Ambdós temes proposats en el llibre de José Miguel Bolívar sobre Productivitat sin estrés. Sempre diem que no s’ha d’anar contra l’ortodòxia del sistema però en aquest cas no trenquem la llista i en millorem la gestió… i perquè te d’enganyar, perquè ho proposa l’expert més gran del país en aquest tema, la credibilitat del qual pot més que els dubtes que em genera la proposta.

Un vídeo una mica més llarg per l’extensió del tema, però crec que s’ho val. El més interessant veure com s’organitzen altres persones, el més curiós veure com per a alguns és més fàcil escriure que explicar-ho davant d’una càmera :-)