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¿Cuántas veces te ha pasado por la cabeza la frase ‘Si hoy me hubiera quedado en casa habría hecho lo mismo que yendo a trabajar‘?, acompañada de la sensación de no haber alcanzado los objetivos de la jornada, o simplemente que nuestras obligaciones han acabado por escaparnos de las manos. Es prácticamente imposible no vivir nunca una situación similar, pero sí que podemos convertirla en algo anecdótico. ¿Cómo hacerlo? Pues aprendiendo a priorizar, elegir lo más importante y centrarnos en HACER. En este post quiero hablar de la gestión de las tareas clave. Qué peso tienen en nuestra productividad, y cómo debemos trabajarlas.
Si nuestra jornada laboral fuera un pastel, las tareas clave serían los trozos más grandes. No necesariamente por volumen de trabajo, más bien por decisivas que resultan a la hora de resolver –sacar adelante – alguno de nuestros proyectos. Podríamos etiquetar como tarea clave, todo aquel trabajo que reúna alguna de las siguientes condiciones:
- Tarea con vencimiento, o entrega, próxima. Las siempre dramáticas Deathline. No hay que tenerlas encima para trabajar en ellas, si las priorizamos con antelación evitaremos caer en un bache de prisas y estrés.
- Mayor carga de trabajo y/o complejidad que el resto. Todo proyecto tiene sus tareas centrales, por el tiempo que invertiremos o por el talento a desplegar para resolverlas. Recordemos el principio de Pareto, el 20% de las tareas generan el 80% del trabajo. En cualquiera de los dos casos es adecuado es adecuado seguir las recomendaciones de CÓMO y CUÁNDO trabajar mencionadas más adelante.
- Depende la continuidad del flujo de trabajo de terceras personas. Sólo en el caso de tratarse de la puesta en marcha de un proyecto, donde debemos dividir y distribuir las tareas con los demás miembros del equipo. Siguiendo el mantra: ‘No podemos tener gente parada’. No incluimos en el grupo las urgencias o imprevistos. Siempre podemos programar su estudio a posteriori.
Para hacerle frente, con las máximas garantías, reservaremos los mejores momentos de la jornada. Cuando estamos más frescos y más tranquilos, generalmente después del inicio de la jornada. Como profesional que trabaja todo el día ante una pantalla puedo asegurar que las dos primeras horas de la mañana son especialmente importantes. Es el momento del día donde estoy al 100% pletórico de fuerzas, mi capacidad analítica esta disparada. El hecho de no arrastrar la carga y los problemas que surgirán a lo largo del día me da calma, sintiéndome capaz de gestionar cualquier situación. Identifica el momento en que te sientas en plenas facultades y resérvalo para las tareas clave.
Una vez en marcha tenemos que focalizar sobre la tarea, procurando no perder tiempo en detalles subsidiarios y en distracciones. Una de las claves es identificarlas y programarlas con antelación, evitando perder tiempo decidiendo cuáles de nuestras tareas pendientes haremos a continuación, arriesgándonos a priorizar otras labores menores por el hecho de obtener una resolución rápida. Lo que GTD llama el poder de la siguiente acción. Personalmente dejo preparada mi lista tareas clave del día siguiente antes de finalizar la jornada, durante los últimos 15 minutos identifico las tareas a realizar el día siguiente a primera hora. La otra clave es la continuidad en el trabajo, evitar las interrupciones, prepararnos para trabajar las 2-3 horas de mayor rendimiento únicamente en lo que tenemos en mente. Todo lo que surja deberá ser demorado para ser abordado durante el resto de la jornada.
