GTD. Creando un checklist para tu revisión semanal

Utilizar GTD de una forma correcta equivale a implementar al pie de la letra y aplicar cada uno de sus pasos sistemáticamente. Nos encontramos, sin embargo, que leyendo ‘Haz que funcione’ u ‘Organízate con eficacia’ transmiten procesos estandarizados que no se acaban de adaptar a tu rutina. Los tienes que entender, ponerlos en práctica y poco a poco adaptarlo a tu actividad para sacarles el máximo rendimiento. Para poner un ejemplo te contaré cómo confeccionar una lista de control para realizar tu revisión semanal.

Imagen vía mandus bajo licencia Creative Commons

La revisión semanal es una de las bases para mantener el control sobre nuestra actividad, hacerla de forma cuidadosa permitirá mantener la sincronía de nuestro GTD, evitando olvidos a la hora de recopilar que pueden representar omitir citas importantes o perder tiempo al emprender acciones o proyectos. Yo por ejemplo creé un checklist ya que a menudo sufría el síndrome de la moneda que se pierde entre los cojines del sofá, no era consciente de todos los lugares donde acumulaba ‘cosas’ y éstas caían…

He intentado resumir en un proceso por pasos cómo crear un checklist que pueda guiarte en tu revisión semanal, si crees que hay algo que por tu forma de trabaja o de hacer escapa puedes incluirlo. Los pasos para componerlo son:

1: Descubre cuáles son tus inbox.

Lógicamente contarás como mínimo con una inbox física y una virtual, pero si no te has parado a pensar en el tema,  estoy seguro que ignoras en cuantos lugares hay material susceptible de ser recopilado y convertido en una acción o proyecto GTD: El inbox del mail, los correos marcados como favoritos, los favoritos de twitter, tu inbox de Evernote, tu bloc de notas, mensajería en redes sociales, tu bolsa o maletín, tu cartera, tu smartphone. … Para un momento a pensar en todas las herramientas que utilizas para comunicarte y trabajar susceptibles de guardar información, lo que siempre llevas contigo y que utilizas a diario.

Crea una lista con todos ellos. El ejercicio tiene una doble finalidad: los que utilices con más frecuencia se convertirán con puntos a revisar a través de tu checklist, para el resto quizá deberías plantearte si no vale la pena buscar la forma de reconducir la información a los ‘inbox’ más habituales.

2: Donde registros tus citas o compromisos

Debes tener una agenda, si no es con la forma clásica de libreto lo será en forma de Google Calendar, Microsoft Outlook o una herramienta similar, todos necesitamos una. Si utilizas varios sistemas de agenda cada uno pasará a ser un punto de tu checklist.

Una mención aparte para tu carpeta de seguimiento. David Allen habla de un fichero de seguimiento donde guardas anotaciones de lo que debes recordar en una fecha concreta: empezar a preparar una charla, interesarte por la evolución de un proyecto que te interesa, recordar un aniversario … Si no dispones de uno, quizás has creado – sin saberlo- una versión más simple compuesta de una carpeta donde guardas las anotaciones de lo que debes tener en cuenta en una fecha determinada, o de forma permanente … Incorporar como un punto de la lista para tenerlo presente.

3: Mantenimiento de tus proyectos

De ahí saldrán todos los puntos de revisión de tus proyectos. Desde revisar el material de apoyo, enviándolo al archivo o eliminando lo que ya no sea útil, hasta acciones relacionadas con la actividad que generan: revisar las listas de cada uno de los proyectos para eliminar las acciones ya realizadas o incorporando de nuevas, cerrar proyectos ya realizado, dar de alta nuevos proyectos y asegurarnos de que todos los que consideramos proyectos activos tiene una acción en la lista de próximas acciones…

En este punto decidí añadir un punto en la lista para desglosar en acciones las anotaciones de mi Inbox susceptibles de convertirse en proyecto y abrir una lista por el proyecto en cuestión, lo que hará mucho más ligero el posterior procesado del inbox.

4: En espera y Algún día

En el caso de la lista En espera es fundamental su revisión para no detener,  ni olvidar los temas delegados a terceras personas. En el caso de algún día es algo opcional. Yo utilizo facilethings y esta lista para desplazar a las tareas que están en espera de ser realizadas o que no puedo hacer en este momento. Hay una gran cantidad y por lo tanto requiere ser supervisada para sacar acciones que tenga que hacer (sabiendolo a ciencia cierta) durante la semana.

5: Procesar

El punto y final. ¿Qué tienes que procesar? Teóricamente sólo deberías procesar una Inbox física y otra virtual. Procesar cada una de ellas será un punto a verificar dentro de tu checklist, antes pero incluye una con la descripción Clasificar las acciones para asignar a cada una duración, nivel de energía y contexto que sea necesario.

Revisar las acciones procrastinadas. Si hay alguna nos plantearemos que hacemos con ella: Aplazarla, desestimarla o replantearla.

Para terminar podemos añadir el punto Revisar próximas acciones donde nos aseguraremos de que todo lo que hay en la lista es lo que debe estar. Si hay acciones, ya presentes antes de la revisión, que no haremos durante la semana, o condicionadas a que finalice una acción previa, las enviaremos a la lista Algún día.

Después de tanto análisis y tanta reflexión nos quedaría un checklist como el siguiente:

En cuanto al soporte sobre el que crear la lista te recomiendo que sea algo difícil de editar. Si creas un documento digital hazlo con un PDF, si lo haces en formato analógico hazlo con una tarjeta con el espacio suficiente pero donde no si pueda añadir nada más. La intención es entorpecer la modificación por no hacer añadidos de forma frívola. Se puede modificar la lista de control pero después de un proceso de reflexión.

¿Crees que una lista como la presentada cumple tus expectativas? ¿Qué añadirías? Deja tu comentario, estoy seguro que mi procedimiento podría mejorar gracias a tu experiencia ;-)

  • Estevo Raposo

    Muy bueno.

    Me suele pasar que durante un repaso semanal logro llegar al fondo de la bandeja de entrada de correo, pero me queda sin ver el papel, o en otro repaso todos los proyectos abiertos, pero en el siguiente no puedo ver lo de “Algún día / tal vez”. Tengo la sensación de que no hago el repaso semanal completo nunca, y voy centrándome en distintas partes de él, probaré lo del check list.

    Gracias!.

  • El checklist te da un orden a través de los pasos a seguir. Evita que te dejes puntos a revisar. Pero si el problema es el nivel de dedicación a ciertos aspectos de la revisión, piensa que aspectos como la lista algún dia no hace falta que se revise a fondo cada vez. Yo la reviso item por item una vez al mes.

    Ciertos temas como los proyectos abiertos y decidir en cuales trabajas y en cuales no durante la siguiente semana si que es imprescindible, al igual que poner orden en las listas…

    En definitiva, ya me contarás como te va

  • Joaquin Bresan

    GTD. Creando un checklist para tu revisión semanal