Aquesta entrada també està disponible en: Español
Imatge via Matthew McVickar sota llicència Creative Commons
Fixar-se uns objectius i treballar per arribar-hi és una constant en les nostres vides. Els objectius a curt plaç, o d’un abast reduït, no se’ns acostumen a resistir. Identifiquem la meta i ens llancem a recorre els passos per arribar-hi. El problema es presenta quan volem abordar objectius d’un abast superior que requereixen quelcom més que una simple declaració d’intencions del que volem dur a terme per dur-los a terme. En aquest cas podem definir la meta, però la ruta a seguir és més difusa i inexacta. És aquesta falta de definició la que ens desviarà del objectiu a l’hora de plantejar accions concretes, distraient-nos amb temes secundaris, o prescindibles per la seva execució. El fet de caure en repetides ocasions en aquest parany desgastarà la nostra il·lusió i determinació per aconseguir acabar amb el que hem començat. Les següent línies marquen unes pautes per definir un full de ruta per abordar objectius de mig-llarg abast, o projectes amb un pes específic considerable.
Quan parlo de projectes no parlo de projectes GTD, si no del que ‘els no practicants’ entenen per projectes. Un conjunt de tasques que volen materialitzar uns resultats concrets. La clau per triomfar és traçar els passos a realitzar cap a l’objectiu, i traduir cadascun dels passos en un conjunt d’accions i projectes GTD per concretar el que hem de FER.
En primer lloc definirem la nostra meta de forma realista i amb la màxima concreció. Si volem canviar quelcom, com un hàbit a l’hora de treballar, descrivim quina és la situació actual i a continuació quina serià la situació desitjada a la que volem arribar. El diferencial entre les dues descripcions detallarà tot allò que volem canviar. Cadascun dels punts que varien serà una de les fites a assolir (veure definició fites més endavant). Si el que volem és crear quelcom recorrerem a la redacció d’un document d’especificacions amb les diferents aspectes, o funcionalitats, que ha de satisfer aquest producte resultant. La finalitat és que no se’ns escapi res, qualsevol detall omès ens pot obligar a replantejar-nos la seqüència d’accions a realitzar, el que ens farà perdre temps i recursos.
Definirem un conjunt de passos a recórrer fins arribar a la meta. Cadascun d’ells equivaldrà a tasques similars a: (Si volem anar de vacances a Paris), 1. Acordar dates de vacances amb el cap 2. Comprar el bitllet d’avió, 3. Buscar hotel, 4. Crear un planning d’activitats etc… com veieu no es tracta d’accions GTD, són tasques inconcretes que descriuen cadascuna de les fases del projecte. El següent pas serà ‘traduir’ les tasques convencionals a projectes i accions en format GTD.
Abans de donar el salt d’una planificació convencional a un pla d’accions i projectes GTD ens hem de plantejar la necessitar de fixar fites. Entenem com a fita, un objectiu intermedi que representarà la finalització d’una de les etapes del projecte i de la que obtindrem un resultat parcial d’aquest. Basant-nos en l’exemple anterior obtindriem (el núm. Indica l’etapa) 1. La resposta a la solicitud de vacances, 2. El bitllet d’avio, 3. La reserva del hotel, 4. Un horari i un mapa amb tots els llocs senyalats on visitar etc… Marcar fites és important per ajudar a mantenir un seguiment del projecte i un control sobre els seus resultats. Cada cop que arribem a una fita sabrem que el projecte avança.
Un cop marcades les fites podem passar a implementar el projecte passant les tasques del pas 2 a accions GTD, i agrupant-les en projectes. El que faig usualment és agafar aquest pas a realitzar i el divideixo en les diferents tasques a realitzar. Per exemple 2. Buscar bitllet d’avió es transformaria amb 2.1 Cercar bitllets en pàgines web, 2.2 Seleccionar un grup que compleixin els meus criteris 2.3 Comprar. Són accions més concretes però encara lluny de ser una acció única i indivisible de GTD. Per acabar de concretar convertirem cadascuna d’aquestes tasques resultants en accions GTD: 2.1.1 Buscar pàgines per compra de bitllets 2.1.2 Crear una llista de control per verificar ofertes 2.1.3 Cercar bitllets en cadascuna 2.1.4 Guardar els resultats de la cerca (els punts 2.1.3 i 2.1.4 és dividirien en una acció diferent per a cadascuna de les webs que consultem). Un cop definides les tasques les agruparíem en un o varis projectes.
Sembla que ho tenim tot llest per passar a l’acció però encara ens falta una cosa. Abans de llençar-nos a l’execució de les accions hem d’establir uns criteris pel seguiment del projecte. Jo utilitzo un sistema amb dos verificacions diferents. Durant la revisió setmanal repasso les tasques ateses i verifico la marxa del actual fase del projecte. Controlo l’estat actual de tots els projectes, em concentro en el detall. Periòdicament, una vegada cada més, analitzo la marxa dels projectes, si no avancen com caldria em plantejo fer canvis en la programació de les pròximes fases, el que implicaria modificar les accions GTD del projecte. Durant la revisió periòdica adquirim una visió més global de l’assumpte.
Mentre que els objectius i les metes que ens marquem són punts fixos als que volem arribar, les accions que dibuixen el camí que hem de recorre són flexibles i estan subjectes al canvi. Aquest canvi estarà subjecte a les nostres decisions i a les circumstancies del nostre entorn.
Com sempre us demano la vostra col·laboració, doneu-me la vostra opinió sobre el mètode. Com dissenyeu la vostra cursa cap els vostres objectius? Si sou usuaris de GTD ens podeu explicar com implementeu el vostre mètode, i si no ho sou ens podeu explicar quines diferencies hi ha entre la vostra forma d’actuar i el que heu llegit en el post. Si teniu interès per comentar alguna cosa amb mi directament aquí us deixo el meu twitter @davidtorne.
