Aquesta entrada també està disponible en: Español
La revisió mensual és el recurs que GTD ens ofereix per ordenar els assumptes relacionats amb els projectes. Mensualment dedicarem 30-45 minuts a qüestions d’intendència, anticipació i manteniment de l’activitat que hi ha un esglaó més amunt de les accions. En l’article t’explico com la duc a terme i que has de tenir en compte per crear el teu propi procés de revisió projectes.
Uns apunts previs
Cal configurar una revisió amb un propòsit concret, ocupar-nos de la intendència dels projectes, i sense que calgui dedicar-hi una quantitat de temps excessiu. Com en els casos de la revisió diària i la revisió setmanal m’he confeccionat una llista de control per seguir-la pas a pas, consolidant el COM realitzar-la.
Em fixo el primer cap de setmana del mes per realitzar-la, un dissabte a primera hora de la tarda. És el millor moment que he trobat per que no se’m ajunti amb la revisió setmanal (la faig cada diumenge al mati).
No barrejo mai qüestions de intendència i perspectiva. Les revisions diària, setmanal i mensual estan lligades a qüestions d’intendència i decisió en el curt termini. En el cas de la revisió mensual focalitzo en temes derivats dels projectes i el seu material de suport.
La revisió mensual és una forma de prendre consciencia de l’estat dels projectes, evitar el desordre i de fixar fites de control.
No incorporo passos que no estiguin estrictament relacionats amb la revisió dels projectes dins del meu sistema GTD. Alguns dels meus assumptes requereixen de revisions periòdiques i resulta temptador incloure’ls en la revisió mensual. Fer-ho significaria carregar-la en excés, generant aquell rebuig característic d’allò que no vull fer.
Exemple. Com a blogger intento portar un calendari de publicacions actualitzat pel meu blog i altres publicacions on col·laboro (Productive magazine i Men’s Health). Resulta molt temptador utilitzar la revisió mensual per actualitzar el pla de treball, però em limito a revisar l’agenda on – entre d’altres coses – corregeixo dates de publicació.
Durant la revisió no realitzo cap activitat sorgida dels punts revisats. Per exemple si de la lectura de l’agenda se’n desprengués alguna acció l’enviaria a safata d’entrada per ser processada quan toqui. Per la revisió de les meves publicacions he acabat creant una tasca de periodicitat mensual. Dos accions diferenciades per dos qüestions independents.
Quins passos segueixo al realitzar-la
- Revisió de la llista de projectes actius i en espera. És una posta a punt de la llista de projectes. En tanco, en desestimo, en replantejo les accions… i m’asseguro que tots tinguin una data límit ben col·locada (si la necessiten) i una acció a la llista de pròximes accions a realitzar.
- Tanco les llibretes a Evernote de material associades als projectes. Decideixo que llanço i que em quedo, assegurant-me que tot el material està ben etiquetat, amb tags definint tipus, contingut i projecte: .document, .productivitat, $kit-evernote. Envio el contingut a les dues llibretes principals del meu arxiu al núvol Referències i Recursos (Saber més sobre el meu arxiu a Evernote).
- Encara a Evernote reviso la llibreta per material de petits projectes. Una llibreta sempre oberta dins el grup de llibretes de projectes, on envio el material per aquells projectes de 2, 3 o 4 accions que van creant-se sense previsió prèvia. Una vegada al mes arxivo i elimino material.
- Reviso el material en paper de projectes. Totes les notes que prenc durant el mes + el que arriba per correu. En alguns casos els projectes s’allarguen durant mesos i el seu material es va acumulant.
- Revisar l’agenda i l’arxiu de seguiment a un mes vista per anticipar.
- Actualitzar les meta-dades del projecte. La meva eina GTD em permet vincular el projecte a una àrea de responsabilitat i un objectiu. La finalitat és configurar un panell de control on em mostri la vinculació entre objectiu i projecte per facilitar-ne l’administració i obtenir estadístiques. És quelcom addicional però molt útil.
Crea’t una infraestructura
Crea’t una llista de control on defineixis els passos a realitzar en la teva revisió mensual. Repetir-los cada cop t’ajudarà a sistematitzar i assimilar el procés. Pots utilitzar els anteriors punts com a base o inspiració. Tingues en compte com revisaràs la teva llista de projectes i el seu material de suport tenint en compte les particularitats de les teves eines.
Crea una cita al teu calendari. Si tens una eina GTD com deu mana et permetrà crear una rutina que es repeteixi de forma mensual o fer-ho en una eina calendari que disposi d’aquest recurs com Google Calendar.
photo credit: foolproof 2 via photopin (license)
