Aquesta entrada també està disponible en: Español
Una part important del teu ecosistema d’eficàcia personal és el teu arxiu. Fa molt temps em vaig decantar per usar Evernote com a magatzem al núvol. Han passat els anys i la informació continguda en el meu compte ha anat creixent. Tot i que continua sent un entorn àgil en el moment de recuperar allò que em fa falta pels meus projectes, m’adono de la necessitat d’un manteniment per eliminar el que sobra.
El següent post dona uns criteris per mantenir la racionalitat, escalar el teu arxivant i no acaparant sense criteri.
Restringir l’entrada
Evernote no val per a tot. He escrit sobre les mil i una utilitats que se li pot donar a l’aplicació, però poc a poc he anat restringint el seu ús a tres activitats base:
- Inbox digital universal. Continua sent l’eina més potent i eficient per enviar-hi tot el que genera la meva activitat electrònica. (Recopilar amb Evernote)
- Arxiu al núvol. El sistema de llibretes i etiquetes em permet classificar d’una forma personalitzada. Em proporciona un sistema de sincronització per generar una copia al núvol i accedir des de qualsevol dels meus dispositius.
- Material de suport dels meus projectes. Vaig traslladar la gestió de la meva activitat a Facilethings, la qual em permet connectar amb el meu compte Evernote per accedir a la meva informació sense sortir de l’aplicació.
Més enllà d’aquestes tres funcions ara em decanto per aplicacions especifiques. Per les meves lectures a la xarxa utilitzo Pocket, pel meu flux d’activitat Facilethgins, per controlar les meves despeses Monefy etc..
Evernote permet combinar varies funcions en un mateix entorn. Fer-ho crea soroll i dificulta el focus Click To Tweet
Tancar projectes
Tinc un stack (una pila de llibretes o carpeta que conte subcarpetes) a Evernote. Facilethings m’ho exigeix per poder vincular una llibreta/carpeta a un projecte. Simplifica el processat de les notes des de l’inbox a una carpeta i la posterior recuperació.
Un cop finalitzat el projectes em veig obligat a decidir que guardo i que no. El criteri és el d’eliminar tota la informació contextual del projecte i quedar-me amb el material resultant.
- Elimino mails, anotacions, imatges i altre material utilitzat en la confecció de l’entregable
- Em quedo amb l’entregable resultant del projecte. Un document, una presentació, una infografia etc…
- Entre ambdós extrems queden el contingut realitzat per terceres necessari per la realització del projecte: ebooks, documents… Els guardo si m’aporten valor, els puc tornar a utilitzar o compartir i tornar-los a obtenir pot representar un cost (temps).
Un cop eliminades les notes que no vull arxivar etiqueto la resta amb una etiqueta amb el nom del projecte: $logo_pagina_web, i si no he fet abans amb indican el tipus de contingut i el format de la informació (Treballar amb tags a Evernote). Si ho fet per alguna persona o organització incloc un tag subjecte @nom_persona
Per acabar envio les notes a la carpeta de referències o a la de recursos i elimino la llibreta del stack de projectes.
Revisions periòdiques
De la mateixa forma que reviso el meu sistema GTD per mantenir la seva fiabilitat, incorporo a les revisions passos per depurar el material de referència i el meu arxiu. Són passos subtils enfocats a cohesionar la informació:
- Classificar les noves etiquetes. Periodicitat mensual. L’activitat del dia a dia sovint m’obliga a crear noves etiquetes. Accedeixo a l’apartat d’etiquetes i les classifico en quatre grans blocs: #tipus, #contingut, #projectes, #subjectes.
- Etiquetar notes sense classificar. Seleccionant l’opció notes de la barra lateral i clicant la columna ‘Etiquetes’ per ordenar la llista i deixar les no etiquetades en primer lloc.
- Revisar tags especials. Semestral o anual. Reviso tags on envio enllaços o media per consumir del tipus: .llibres, .lectures, .perguardar, .perllegir, .perveure. Molta acaben eliminats perquè estan repetits, s’ha trencat l’enllaç o jo he perdut l’interès.
- Revisió d’etiquetes. Semestral anual. Reviso l’apartat d’etiquetes (sobretot les de tipus o contingut). Cada etiqueta compta amb un número associat amb les notes assignades. Per aquelles amb només una o dos notes em plantejo si puc reassignar-les a un altre epígraf. Evito la dispersió.
Fa temps vaig aconseguir trobar un sistema per estructurar la meva informació de forma coherent i estable. Va ser un gran pas que em va permetre deixar de banda la fase d’estar reclassificant les meves notes periòdicament.
Necessites un pla de manteniment per la teva informació al núvol. No és burocràcia és invertir en eficàcia Click To Tweet
La revisió em permeten mantenir la informació del meu compte prou cohesionada per que continuí sent útil pels meus projectes, tant els presents com els futurs, allunyant-me del soroll i generant confiança en el que hi ha en el meu compte.
