Aquesta entrada també està disponible en: Español
Merlin Mann dissenyador web, un paio intel·ligent, graduat universitari que desprès d’anys treballant com a dissenyador web en varies empreses i com a freelance comença a sentir-se sobrecarregat, superat. No per les principals obligacions de la seva feina, més aviat per petites tasques administratives, obligacions col·laterals…
L’adopció del email com a principal mitja de comunicació ho va canviar tot. Comunicar-se sense friccions amb els altres, sense la incomoditat del cara a cara o de la trucada telefónica, va obrir la porta a un augment desmesurat de les peticions als col·laboradors.
Cada email rebut es convertia en una obligació. Fragmentant el flux de treball i fent saltar per l’aire qualsevol planificació prèvia. exposant-nos a una improvisació continua.
Quan va descobrir el llibre “Organizate con eficacia” de David Allen – pel voltant del 2003 – a en Merlin li va semblar una sortida de la foscor. Un mètode per recomposar el flux de treball, per descarregar de la ment assumptes oberts.
“Per a en Merlin, com per a molts altres, va ser molt fàcil abraçar el concepte ment com l’aigua promès per en David Allen”
Pels no usuaris de GTD, el sistema consisteix en depositari els assumptes oberts en safates d’entrada – físiques i/o virtuals – per treure-us-els de la ment i transformar-los en activitat realitzables dipositant-los en diferents llistes segons l’estat de cada acció.
L’entusiasme d’en Merlin és tal que decideix obrir un blog per compartir la seva experiència. A finals de 2004 obre 43 Folders, el qual aviat es converteix en un èxit. La gent necessitava de forma desesperada millorar la seva productivitat.
El treballador del coneixement – com en Merlin, tu o jo – compta amb autonomia per organitzar la seva feina i treballa en objectius definits per la direcció de la seva organització.
“La direcció defineix el que i tu t’ocupes del com”
El problema es que mai es discuteix el “com” ens organitzem, com ens ocupem dels detalls que van més enllà dels aspectes centrals de la feina. Puc arreglar això amb un sistema de productivitat personal? Puc millorar la situació millorant els meus hàbits?
En Merlin era un crack, un influencer de la productivitat personal. Crea la seva pròpia eina de productivitat personal, un sistema de baixa tecnologia (Hipster Pda) fet amb fitxes de notes dividides per separadors de colors, on les primeres s’utilitzaven com a safates d’entrada.
La seva popularitat és tal que el 2007 és convidat a Mountain View on parla de Inbox Zero, la seva pròpia metodologia per gestionar el correu electrònic, on cada correu es llegeix una sola vegada. S’elimina, es respon, es delega o s’envia al sistema GTD per tal de realitzar l’acció demanada.
La seva popularitat continua augmentant i rep ofertes d’editors per escriure un llibre sobre el seu sistema de gestió del mail però el seu entusiasme sobre la productivitat personal s’ha començat a esvair.
Productivitat sense propòsit
Un dels perills d’obsesionar-se amb la productivitat personal és considerar el teu sistema com una finalitat en si mateix.
En el tema de la productivitat personal PROPÒSIT és una paraula escrita en majúscules i en negreta.
Plantejat perquè fas les coses. Que cerca l’esforç per treballar millor? Viure sense tant estrés? Deixar de viure superat per les circumstancies de forma permanent?
I quan ho aconsegueixis, que?
El sistema com a finalitat en si mateix
Quan estàs en la merda i poses en marxa el teu sistema aviat és fàcil experimentar una millora notable en poc temps. Augmenta la teva claredat i capacitat per resoldre. Això t’enganxa i comences a pensar en el sistema com en la via per continuar millorant.
Comences a modificar el teu sistema de llistes, de contexts, de safates d’entrada…
Allò que havia d’alleujar les teves preocupacions s’acaba convertint en una de nova. Treballes en el teu sistema com qui treballa restaurant un cotxe antic.
Quan treballis amb GTD escull una aplicació especifica per la metodologia. No hauràs d'invertir ni un minut en mantenir el sistema – @davidtorne Share on XA tots ens ha passat. A vegades penso com d’important hagues sigut parar un moment, deixar en stand-by l’evolució del meu sistema per pensar com gestionar la nova situació. Si aprofitar la meva energia en nous projectes o invertir-la en temps de qualitat.
La segona paraula escrita en majúscules i negreta en món de la productivitat personal és REFLEXIÓ. Saber trobar el temps per parar i pensar en el que estàs fent.
Merlin Mann i el final de l’historia
Totes, inclosa la d’en Merlin amb la productivitat personal
Quan la flama del entusiasme s’apaga intentes revifar-la.
Primer va intentar donar un gir al blog, podant contingut i reorientat la seva temàtica cap a la creativitat i la creació. Amb el temps va alentir la publicació fins al punt i final.
El 2011 va publicar un post de comiat en el que confessava que estava trencat. Havien sorgit preocupacions importants de veritat – la malaltia del seu pare – i es veia incapaç d’acabar el llibre sobre Inbox Zero. Estava preparat per un canvi.
Va tancar el blog amb un “Thanks for listening, nerds”
Moralina de la historia
Totes les histories tenen un final. La d’en Merlin amb la productivitat personal es va acabar en el seu dia, la meva amb aquest blog suposo que també s’acabarà més tard o més d’hora, la teva amb l’aprenentatge sobre sistemes de productivitat, creació d’hàbits, objectius també ho farà.
No passa res. És un cicle natural i encara que no assolim la perfecció es tracta de sembra i recollir quelcom que ens millori.
Potser no aconsegueixes aplicar al 100% GTD però si apliques la captura, buides la ment, mantens al dia les teves llistes i fas una revisió setmanal el canvi serà sensacional
En Merlin avui és més feliç, jo també ho soc, i tu encara que no assoleixis tot el que et prometen sistemes com GTD pots experimentar una millora suficient per deixar enrere l’estrès.
La imatge de la Hipster PDA és compartida per Elvis Ripley sota llicencia CC
