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Merlin Mann diseñador web, un tipo inteligente, graduado universitario que después de años trabajando como diseñador web en varias empresas y como freelance se empieza a sentir sobrecargado, superado. No por las principales obligaciones de su trabajo, más bien por pequeñas tareas administrativas, obligaciones colaterales.
La adopción del email como principal medio de comunicación lo cambió todo. Comunicarse sin fricciones con los demás, sin la incomodidad del cara a cara o de la llamada telefónica, abrió la puerta a un aumento desmesurado de las comunicaciones.
Cada email recibido se convertía en una obligación. Fragmentando el flujo de trabajo y desmontando cualquier planificación previa, exponiéndonos a una improvisación continua…
Cuando descubrió el libro «Organízate con eficacia» de David Allen – alrededor de 2003 – a Merlin le pareció una salida de la oscuridad. Un método para recomponer el flujo de trabajo, para descargar de la mente asuntos abiertos.
«Para Merlin, como para muchos otros, fue muy fácil abrazar el concepto mente como el agua prometido por David Allen»
Para los no usuarios de GTD, el sistema consiste en depositario los asuntos abiertos en bandejas de entrada – físicas y/o virtuales – para sacaros-los de la mente y transformarlos en actividad realizables depositándolos en diferentes listas según estado de cada acción.
El entusiasmo de Merlin es tal que decide abrir un blog para compartir su experiencia. A finales de 2004 abre 43 Folders, que pronto se convierte en un éxito. La gente necesitaba de forma desesperada mejorar su productividad.
El trabajador del conocimiento – como en Merlin, tú o yo – cuenta con autonomía para organizar su trabajo y trabaja por objetivos definidos por la dirección de su organización.
«La dirección define el que y tu te ocupas del como«
El problema es que nunca se discute el «como» nos organizamos, cómo nos ocupamos de los detalles que van más allá de los aspectos centrales del trabajo. ¿Puedo arreglar esto con un sistema de productividad personal? ¿Puedo mejorar la situación mejorando mis hábitos?
Merlin era un crack, un influencer de la productividad personal. Crea su propia herramienta de productividad personal la HipsterPDA, un sistema de baja tecnología hecho con fichas de notas, divididas por separadores de colores, donde las primeras utilizaban como bandeja de entrada.
Su popularidad es tal que en 2007 es invitado a Mountain View donde habla de Inbox Zero, su propia metodología para gestionar el correo electrónico, donde cada correo se lee una sola vez. Se elimina, se responde, se delega o se envía al sistema GTD para realizar la acción solicitada.
Su popularidad sigue aumentando y recibe ofertas de editores para escribir un libro sobre su sistema de gestión para el Mail, pero su entusiasmo sobre la productividad personal ha comenzado a desvanecerse.
Productividad sin propósito
Uno de los peligros de obsesionarse con la productividad personal es considerar tu sistema como un fin en sí mismo.
En el tema de la productividad personal PROPÓSITO es una palabra escrita en mayúsculas y en negrita.
Plantéate por qué haces las cosas. ¿Que busca el esfuerzo para trabajar mejor? ¿Vivir sin tanto estrés? ¿Dejar de vivir superado por las circunstancias de forma permanente?
Y cuando lo consigas, qué?
El sistema como finalidad en sí mismo
Cuando estás en la mierda y pones en marcha tu sistema pronto es fácil experimentar una mejora notable en poco tiempo. Aumenta tu claridad y capacidad para resolver. Esto te engancha y empiezas a pensar en el sistema como en la vía para continuar mejorando.
Empiezas a modificar tu sistema de listas, de contextos, de bandejas de entrada …
Lo que debía aliviar tus preocupaciones se acaba convirtiendo en una nueva. Trabajas en tu sistema como quien trabaja restaurando un coche antiguo.
[Cuando trabajes con GTD elige una aplicación específica para la metodología. No tendrás que invertir ni un minuto en mantener el sistema]
A todos nos ha pasado. A veces pienso lo importante que hubiera sido parar un momento, dejar en stand-by la evolución de mi sistema para pensar cómo gestionar la nueva situación. Si aprovechar mi energía en nuevos proyectos o invertirla en tiempo de calidad.
La segunda palabra escrita en mayúsculas y negrita en mundo de la productividad personal es REFLEXIÓN. Saber encontrar el tiempo para parar y pensar en lo que estás haciendo.
Merlin Mann y el final de su historia
Todas, incluso la de Merlin con la productividad personal.
Cuando la llama del entusiasmo se apaga intentas reavivarla.
Primero intentó dar un giro al blog, podando contenido y reorientado su temática hacia la creatividad y la creación. Con el tiempo ralentizó la publicación hasta el punto y final.
En 2011 publicó un post de despedida en el que confesaba que estaba roto. Habían surgido preocupaciones importantes de verdad – la enfermedad de su padre – y se veía incapaz de terminar el libro sobre Inbox Zero. Estaba preparado para un cambio.
Cerró el blog con un «Thanks for listening, nerds»
La moraleja de la historia
Todas las historias tienen un final. La de Merlin con la productividad personal se terminó en su día, la mia con este blog supongo que también acabará más tarde o más temprano, la tuya con el aprendizaje sobre sistemas de productividad, creación de hábitos, gestión de objetivos también lo hará.
No pasa nada. Es un ciclo natural y aunque no logremos la perfección se trata de sembrar y recoger algo que nos mejore.
Quizá no consigues aplicar al 100% GTD pero si aplicas la captura, vacías la mente, mantienes al día tus listas y haces una revisión semanal el cambio será sensacional
Merlin hoy es más feliz, yo también lo soy, y tú aunque no logres todo lo que te prometen sistemas como GTD puedes dar un salto y dejar atrás el estrés.
La imagen de la Hipster PDA ha sido compartido por Elvis Ripley
