Aquesta entrada també està disponible en: Español
A vegades ens compliquem massa la vida. A vegades gestionem els nostres projectes personals de tal manera que els compliquem i els empitjorem. Planificar de forma efectiva només va de posar els projectes sota control.
Volia escriure sobre projectes però no volia un post recarregat i complicat. He sintetitzat en 10 punts unes bases per administrar projectes en el dia a dia. Un decàleg per fer que els teus projectes avancin i estiguin sota control d’una forma senzilla i a l’abast de tothom.
1. Un projecte és un resultat
No són ni les accions ni les tasques que el composen. És el resultat que vols aconseguir. Comença per definir el resultat, el que ha de passar perquè sigui considerat un èxit o per considerar-lo tancat.
Marcar una línia de meta clara és el primer pas per evitar problemes. No és el mateix “Portar el cotxe al taller” que “El cotxe ha de passar la revisió del 10.000 km”
2. Els projectes els composen accions no tasques
Una tasca és quelcom indefinit, una acció física indivisible és concreta i t’evita haver-te de preguntar “Què he de fer?” quan et disposes a treballar en la qüestió. No és el mateix “Portar el cotxe al taller” que “trucar al taller per demanar dia i hora per dur el cotxe”.
Clic aquí per saber com convertir una tasca en accions.
3. Fes una revisió setmanal de la teva activitat
Una revisió setmanal dels teus projectes et permetrà fer el manteniment de la teva llista de projectes, decidint en quins treballaràs aquesta setmana i quins deixaràs en pausa.
4. Registra només els projectes que vulguis revisar
La nostra vida diària te desenes de qüestions a solucionar que poden ser definides com a projectes. Totes aquelles que cerquen un resultat i estan composades per més d’una. Definirem com a projectes només aquelles que registrem i tinguem interès en revisar setmanalment. La resta serà resolta “sobre la marxa”.
5. Disposar d’una llista de projectes
Disposarem d’una llista on anotarem els resultats – projectes- que volem assolir. La llista només contindrà el resultat a assolir, res d’accions ni de subprojectes, només una llista plana d’un nivell. La revisarem cada cop que vulguem saber que hem de fer.
Els projectes anotats han de ser el suficientment senzills per permetre’ns definir la pròxima acció de forma intuïtiva.
Si vols saber més sobre la llista de projectes clica aquí
6. Per acabar amb la complexitat divideix l’activitat
Si un projecte és massa complex per la teva llista de projectes divideix-lo en subprojectes/microprojectes. Treballa en la seva definició fins que puguis indicar quines són les següents accions de cadascun.
7. Descobreix el propòsit abans de començar
Per un projecte complex, ja sigui per la seu abast, la seva duració o les seves implicacions, preocupa’t de descobrir que és el que realment vols aconseguir.
No és el mateix “Entregar el treball de master” que “Acabar amb una A el treball de master” o “Organitzar la festa d’aniversari” que “Fer que tots els convidats s’ho passin bé”.
8. Utilitza la planificació natural
És una tècnica que et permet definir els projectes de gran abast i els objectius de una forma fiable i establir el que s’ha de fer i el que no, amb unes pautes a l’abast de tothom.
Clic aquí per saber més sobre la planificació natural.
9. Passa a l’acció quan abans millor
Defineix el projecte/resultat i la primera acció a realitzar. Amb això ja en tens per arrancar i posar-te en marxa.
Amb aquesta pauta evitaràs la procrastinització i la sobreplanificació.
10. Delega tot el que puguis, queda’t amb l’imprescindible
Si treballes en equip o tens la possibilitat de delegar part de la teva feina fes-ho i quedat amb allò que només puguis fer tu.
Els 10 punts són una forma fàcil de combatre el gran perill de les planificacions: La sobreplanificació.
Desenvolupem planificacions excessives per la necessitat de control que tots tenim sobre els nostres assumptes. La sensació de “fer feina” quan desenvolupem la planificació ens dona una falsa sensació de progrés que és molt addictiva. Ens pensem que estem fent quelcom però encara no hem començat la feina de debò. Planifica amb cap. Planifica buscant simplicitat i apuntant cap el resultat.
Foto de Austin Distel en Unsplash
