Aquesta entrada també està disponible en: Español
Després de més d’un any i mig implementant GTD, puc dir que he aconseguit un cert flow a l’hora de dur a terme la meva activitat. Tot i patir alguna desconnexió temporal, a dia d’avui els meus assumptes avancen amb una certa fluïdesa. Tot gracies a la comprensió i posada en practica de dos conceptes com són la força de la següent acció i la divisió de les tasques complexes en blocs més reduïts, més simples i fàcils d’assumir. A continuació dedico unes línies a explicar com administro els meus projectes –com els classifico y organitzo- per fer més fluida la meva activitat, introduint un concepte clau en el meu sistema: el microporjecte.
Imatge via Chris Campbell sota llicència Creative Commons
Entenc com a microprojecte aquell que es composa d’un nombre reduït d’accions – al voltant d’unes 5 – les quals es poden definir amb exactitud abans de d’iniciar-lo. Hi incloem aquelles tasques simples composades de més d’una acció física, que abans d’implementar GTD classificàvem com una sola acció. Un altre cas son les tasques derivades de projectes de gran durada que son descomposts en parts més simples, accions simples o projectes de petit abast.
Un altre tipus de projectes a realitzar son els periòdics. Es realitzen amb una periodicitat ben definida i podem programar-los en la nostra agenda, o programa de calendari, perquè quan correspongui ens faci arribar un avis. Molts cops es tracta de microprojectes, amb les mateixes accions, totes ben definides, el que permet crear una plantilla per incorporar-lo al nostre sistema. Jo programo l’avís, amb la seva respectiva periodicitat, a Google Calendar, i quan m’arriba al Inbox d’Evernote (vegeu post) importo un arxiu .enex que conte totes les tasques que el composen.
Amb un sistema GTD de baixa tecnologia podríeu fer el mateix. Programeu una cita a l’agenda, al arribar el dia copieu totes les tasques d’una fitxa on les tingueu registrades a la llista de pròximes accions, la última de les quals sempre serà programar la següent cita d’aquest tipus.
La meva forma de procedir a l’hora de fer front a un projecte de llarga duració, que s’exten durant mesos o durant tot un any, és identificar les seves diferents fases i convertir cadascuna en una fita a assolir. Converteixo el projecte en un objectiu a 9000 metres, i cadascuna de les fites en un punt intermig que serveix de guia a l’hora de revisar la seva execució. Un mètode per rebaixar la pressió psicològica que representa fer front a una tasca de gran volum.
Una altra forma de treballa és definir les accions inicials, sense definir completament el projecte. A mesura que les anem exhaurint, anirem definint-ne de noves. Planificació on motion. Com a mínim, abans de iniciar una acció definirem la següent per no trencar la nostra cadena d’activitat. Un sistema ideal pels projectes d’investigació i desenvolupament, aquells que utilitzem per aprendre a fer quelcom, o per implementar alguna cosa d’una forma diferent. És molt possible que al fer la feina ens sorgeixin dubtes o ens sorprengui alguna novetat que descobrim i que volem explorar amb més atenció. Aquesta es convertirà en una següent acció.
Perquè el mecanisme funcioni hem de tenir sempre present el següent pas a realitzar. Més enllà del poder de la següent acció, evitar pensar en que has de fer un cop has acabat el que tenies entre les mans, hem de ser capaços d’articular el camí cap a cadascuna de les fites que composen l’objectiu final. Ho vaig explicar en aquest post anterior, però si voleu veure’n algun exemple pràctic visiteu el blog de facilethings, aplicació web per gestionar el vostre GTD, i reviseu el seu sistema per gestionar objectius i àrees de responsabilitat. Molt semblant al presentat aquí. Si teniu la sort de tenir compte proveu-ho. permet definir un objectiu i assignar-li els projectes que el composen, creant una seqüència d’activitat fins la fita.
En definitiva els microprojecte no és res més que una via per descompossar grans blocs de treball en paquets més petits per rebaixar la pressió, eliminant la conducta evitativa que ens fa deixar de banda totes aquelles tasques que creiem que son massa costoses (procastinant el que realment em de fer), per altres més assumibles.
Per preguntes o aportacions deixeu el vostre comentari. Segur que molts de vosaltres feu el mateix i de forma més eficient, estaria bé que compartíssim els nostres trucs per aprendre els uns dels altres. Les petites idees son les que marquen la diferencia.
Més sobre productivitat a @davidtorne
