Aquesta entrada també està disponible en: Español
El meu sistema d’eficàcia personal canalitza les meves inquietuds fora del àmbit professional. És molt més que unes eines, són uns principis i descobriments que han transformat la meva forma de fer i relacionar-me amb els meus assumptes . És el segon post (2/3) sobre com treballo, dedicat als principis guia de la meva eficàcia personal.
No és organitzar-se és FER
M’enfoco en fer, no en organitzar el que he de fer. Estructurar el sistema de llistes de la millor manera, pensar i planificar com organitzar el material de referència parant l’orella a com ho fan els experts, repensant la meva organització dedicant temps i energia a actualitzar-la…
És addictiu. Sembla absurd però treballar en el meu sistema d’eficàcia personal es va convertir en un fi en si mateix. Ser-ne conscient em va canviar l’actitud. Em va empènyer cap a un tipus específic d’eines: Un gestor de llistes totalment GTD per tal de no perdre temps creant llistes, contextos, tags… ni repensant-los una i una altra vegada.
Em vaig imposar restriccions al utilitzar Evernote. S’ha acabat intentar construir un contenidor per la meva informació que valgui per tot, ara l’uso com una espècie d’inbox digital universal, pel meu arxiu i material de suport dels projectes. Per la resta prefereixo eines específiques.
He eliminat les regles d’IFTTT que canalitzaven contingut a les meves inbox, vull dedicar atenció a processar cada inbox i reenviar el seu contingut de forma conscient.
Inbox de Gmail pel meu correu cercant l’inbox zero. En rebo molt poc però la seva funcionalitat en dinamitza la gestió. Reenvio el que necessito al meu Evernote o Facilethings i la resta ho demoro. Els pocs recordatoris que utilitzo els creo des d’aquesta aplicació.
El teu sistema d'organització personal no és un fi en si mateix Share on X
Acabar amb les frivolitats
Els projectes no avancen o pitjor, al finalitzar-los no aporten resultat. Diposito accions a la meva llista de pròximes accions com a resposta a problemes que aporten un pas endavant ínfim al resoldre-les.
En el cas dels projectes era una versió més sofisticada del problema d’iniciar quelcom perquè em motiva però que acaba en la cuneta quan deixa de fer-ho. En el cas de les accions sense continuïtat és tractava de mantenir-me ocupat treballant en un problema dient-me a mi mateix que estava treballant per solucionar-lo…
Vaig arribar a la conclusió que molta de la activitat present en la meva llista de pròximes accions eren frivolitats. No existia un compromís ferm per resoldre per falta de definició del problema. Una falta de visió estratègica a mig termini marcant un destí o simplement por per fer front a determinades qüestions.
M’oriento a iniciar i finalitzar projectes, sobretot si es perllonguen durant setmanes. M’ho penso molt bé abans d’iniciar qualsevol activitat. Si no està relacionat amb els meus projectes i ho puc demorar ho envio a la llista Algun dia per tornar-m’ho a trobar quan tingui el cap fred, sinó intento buscar la font del problema o simplement dic NO i ho desestimo.
Ha de tenir un propòsit clar i aportar un resultat. Al definir les accions fujo de verbs com pensar, solucionar…
Accions que em deixin resultat un tangible, ‘Fer una llista de tres persones amb les qui parlar sobre el problema X’, ‘Redactar un document word amb la solució que presentaria ara al meu cap de departament’, ‘Trucar a Y per parlar de X per saber que li sembla la meva proposta’
Quans cops has anotat una acció només per justificar que estàs treballant en ella? Share on X
Tot a dins del sistema de llistes
Canalitzo tota la meva activitat a través del meu sistema. Més enllà de no oblidar res m’ajuda a crear el compromís suficient per realitzar el que està present en la meva llista de pròximes accions. Si està anotat sembla generar una motivació addicional per realitzar-ho, en canvi mantenir-ho fora (en la memòria o anotat en un post-it ) facilita etiquetar-ho com a prescindible.
L’altre gran benefici és la confiança de disposar d’un inventari complert de la meva activitat. En el meu sistema llistes hi és tot. Sobredimensiono la meva llista d’Algun dia/Potser però sabent que periòdicament la revisaré i tindré present els apunts continguts.
Guardo les meves lectures o les meves idees per escriure sobre eficàcia en Evernote o Pocket i envio l’acció a realitzar a les meves llistes prenent la decisió de que fer amb allò quan correspon.
Quan ho demoro em sento a gust amb la decisió allunyant el sentiment d’insatisfacció per no poder-ho fer tot. He aconseguit que cada cosa tingui el seu moment.
Entenc millor el mètode
Tres qüestions han canviat la meva forma de fer la meva activitat en els últims anys. La primera comprendre la necessitat de dedicar atenció especifica a definir-la. La correcta definició de l’activitat, saber quin és el problema i determinar els seus límits és una part essencial per treure-t’ho de la ment.
En segon lloc hi ha el treball per context. Descobrir que no és només una etiqueta que adjuntem a l’acció per disposar de sub-llistes més específiques sinó d’un recurs per reduir el focus d’atenció a un grup reduït d’accions millorant-ne la dinàmica de resolució, ha profunditzat la meva confiança en el mètode.
Finalment aplico un nou criteri en la gestió de la llista de pròximes accions. Durant la revisió setmanal decideixo que faré durant la propera setmana – activitats i projectes – i en certa manera tanco la llista fins a la propera revisió. Només deixo entrar nova activitat si hi ha un imperatiu – extern i justificat – o és necessària per continuar la activitat ja present. Evita que hi hagi accions durant setmanes residint a la llista de següents accions.
Pels amants del programari i les eines la tercera i última part de la sèrie estarà dedicada a com implemento el meu sistema GTD amb Facilethings. Un tema, el de la meva implementació, que fa temps que no comento i em ve molt de gust ;-)
