Aquesta entrada també està disponible en: Español
Imatge via slimninja sota llicència Creative Commons
Un dels objectius dels mètodes productius és treure el màxim partit al nostre temps. Ja sigui treballant, o en qualsevol area de la nostra vida, em de comptar amb una planificació prèvia a seguir durant la nostra jornada. Però que passa quan disposem d’un forat de 10-15 minuts –moltes vegades imprevist– que no podem omplir amb cap tasca, perquè totes les pròximes accions són massa extenses per finalitzar-les en un temps tant reduït? Pot semblar quelcom exagerat voler controlar fins a l’últim minut del nostre dia, però per ser realment eficient hem d’aprofitar aquestes estones mortes. Cadascuna d’elles és una escletxa per on s’escapa la nostra eficiència en forma de temps malgastat, i pèrdua de concentració. A continuació comento com aprofitar-les a través de la gestió de les petites tasques.
En el llibre Organízate con Eficacia, l’autor (David Allen) ens comenta la necessitat de mantenir un sistema auxiliar de llistes al marge del sistema principal per gestionar GTD. Llistes que agrupin accions per diferents criteris, per ubicació (casa, feina, reunió), per les eines que utilitzem (ordinador, despatx,…), etc… Seguint aquest sistema serià útil disposar d’una llista de petites tasques on s’assignessin les accions de menor volum que per la seva minsa duració habitualment són relegades a un segon pla, per darrera dels nostres projectes i pròximes accions. No les confonem amb les accions de menys de 2 minuts que realitzem al processar la nostra INBOX, són més complexes, però fàcilment realitzables en un període de 5 a 20 minuts. La finalitat de la llista és aprofita tant els forats que apareguin en la jornada, com els moments amb un menor nivell de concentració o d’energia (al final de la jornada o un divendres tarda).
Per implementar la llista utilitzarem la aplicació amb la que gestionem GTD. La prioritat sempre és no diversificar les eines per no perdre temps passant tasques d’una a l’altra. En cas de no poder-ho fer, perquè no utilitzem aplicacions amb dades sincronitzades entre varis equips, o per altres motius, ens serà útil acoblar-la a una altra aplicació d’ús comú. Si us decanteu per incrustar-la a la vostra aplicació de correu, Google Tasks o tasques de Microsoft Outllook, tingueu en compte de que us exposeu a la temptació de revisar el correu cada cop que reviseu les tasques. Una altra via, igual d’efectiva i més senzilla és anotar-les en el bloc de paper que es dur a sobre per recopilar idees. Sempre a mà i sense complicacions d’ús.
En el meu cas utilitzo dues llistes, una per la feina i l’altra per casa. Les mantinc separades perquè no disposo de les mateixes eines i responsabilitats en un lloc que en l’altre. Les dues estan plenes del tipus: organitzar els meus contactes a twitter, netejar el meu disc dur, processar el contingut de la carpeta de descarregues, ordenar els documents del escriptori, treballar en el meu directori de vcards professional… Quasi bé totes són tasques de manteniment dels recursos que utilitzo habitualment, em passo molt temps davant la pantalla del ordinador i això es nota.
Utilitzant aquesta pràctica podrem trobar un lloc i un moment per ubicar aquelles tasques aparentment insignificant que es van acumulant i poden acabar “desajustant” el nostre sistema GTD. Reforçarem la sensació d’aprofitar el dia, d’acabar la jornada havent fet tot el que podíem fer, sense cap parada innecessària en el nostre flux de treball. Personalment, m’ha ajudat a deixar de banda aquell sentiment de no tenir temps per algunes coses, sempre hi havia detalls que se’m escapaven. Feu alguna cosa similar, tot i que no sigui amb un sistema de llistes? Creieu que no val la pena i que es pot processar tot a traves de les llistes convencionals de GTD? Si teniu alguna cosa a dir us animo a deixar el vostre comentari o a enviar-lo a través del meu compte de twitter: @davidtorne
