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Nuestra rutina está llena de ruido. Más allá de las interrupciones, contamos con una serie de actividades que más que aportarnos valor nos restan. Descubrir lo que nos puede reportar la productividad personal nos embarca en un proceso para ordenar y controlar nuestra actividad. Cuando consigamos un cierto éxito en esta misión, habremos liberado parte de los recursos y del tiempo dedicado a HACER lo que nuestra rutina nos exigía. Es en este momento cuando se produce una euforia que nos lleva a asumir nuevas actividades, nuevos objetivos, para aprovechar los agujeros en nuestro plan de trabajo.
En el siguiente post trazo unas líneas para racionalizar nuestra actividad y no morir por asfixia. Marcar que es lo importante, liberarnos de todo lo que no nos aporta nada significativo y marcándonos metas claras que ayuden a crear una motivación para saber dónde vamos.
Imagen vía stewartcutler bajo licencia Creative Commons
Sólo lo necesario
Debemos identificar aquellas acciones, y aquellos proyectos, que son necesarios para hacernos avanzar. Al elegir las tareas a realizar durante la semana y durante la jornada, nos dejamos guiar ‘por lo que queremos hacer’ en lugar de hacerlo ‘por lo que debemos hacer’. En las siguientes acciones a realizar hay aquellas que es imperativo completar durante el día, pero la complementamos con un conjunto de tareas-deseo de que en ciertos momentos nos pueden distraer ocupando tiempo con temas irrelevantes, o haciendo que dejemos de lado una tarea de cierta dureza o dificultad por algo más agradecido de realizar.
Las tareas de mantenimiento son otro tipo de tareas que crean interferencias. Todas aquellas cosas que me hacer periódicamente y que generan una carga de trabajo de forma regular. Si te decides a hacer un curso de inglés, empiezas a escribir en un blog, participas en alguna actividad en tu comunidad… géneras un compromiso que conlleva un dispendio de tiempo y energía. No estoy diciendo que sea nada malo, simplemente que tenemos que ir con cuidado de no ahogarnos, inundando nuestro plan de trabajo con actividades de este tipo.
Si lo hacemos no tendremos tiempo para avanzar hacia nuestros objetivos, para dar rienda suelta a nuestra creatividad o simplemente para disfrutar del tiempo libre.
Lleva la simplicidad en tu rutina
Recordemos que buscamos equilibrio y bienestar. Diseñamos una rutina que dé respuesta a las tareas clave del día, lo que es necesario hacer y empezamos el día con este pequeño grupo de 3 ó 4 tareas vitales. Más allá, podemos completar la jornada con acciones según su prioridad.
Para escoger estas tareas clave, pregúntate a ti mismo ‘¿Se finalizar hoy o puedo hacerlas mañana?’ Tengamos en cuenta la proximidad de la fecha de entrega o de respuesta que hayamos acordado. Más allá de la entrega inminente hablamos de tareas importantes, no urgentes. Pueden tener mucho peso en nuestros proyectos, representar la clave para obtener plusvalías económicas, u obtener confianza de cara al cliente o receptor del trabajo.
El hecho de no cargar con trabajo innecesario ayuda a tener una visión de nuestra actividad mucho más relajada y flexible. En una rutina simplificada encaja mucho más fácilmente lo que se llama tiempo para uno mismo. Dedicarnos a hacer algo que no se mida con números o cantidades: Ir a pasear por el parque para aclarar ideas, ir a buscar a los niños a la escuela y llevarlos a merendar, dedicar tiempo a preparar la cena o hablar con alguien especial para ti.
En definitiva hablo de sacar lastre de nuestra lista de actividades y aplicar un sistema de procastinitzación activo para discriminar lo que no es urgente. Todo para obtener tiempo de calidad y una mayor eficiencia a la hora de procesar nuestras responsabilidades.
Saber dónde vamos
Inevitable la mención a aclarar nuestros objetivos, saber porque trabajamos. Cualquiera puede marcarse un hito a uno o dos años vista, con la intención de obtener unos resultados. Lo más complejo es crear una visión de futuro a medio plazo, a cinco años. Para saber dónde ir y armonizar nuestros objetivos hemos de tener un conocimiento amplio de nosotros mismos.
Sea como sea marcar un horizonte a un año, un plan anual con unas metas a conseguir motiva y permite focalizar nuestro esfuerzo. Insistir en el hecho de reducir el número de objetivos a llevar a cabo. No debemos combatir en muchos frentes abiertos, yo no lo suelo hacer en más de 2 o 3 al mismo tiempo. Hablo de objetivos que requieren un esfuerzo constante y de proyectos que se pueden extender durante todo un año.
La combinación de los tres factores combinados en el post crea un marco para identificar lo que debemos hacer, saber porque lo tenemos que hacer (motivación que hay detrás de la tarea a realizar) y tener margen de maniobra para vivir y encajar lo imprevisto.
¿Te ves ahogado demasiado a menudo por todo el ruido de tu rutina? ¿Qué crees que podrías eliminar para focalizar en lo que es importante para ti? ¿Para ti que es lo verdaderamente necesario? Deja tu comentario o haz me llegar a mi conde de twitter @davidtorne
