Aquesta entrada també està disponible en: Català
Llegas al último día de la semana y ves cómo el trabajo sigue acumulándose y tus proyectos no avanzan. Ser capaz de conseguir que nuestros asuntos se resuelvan es una cuestión de completar los pasos que los componen, ya sean acciones o proyectos. Quizás haya imprevistos y ajustes que detengan temporalmente nuestros proyectos, pero aún así sentimos que el esfuerzo realizado durante la semana ha valido la pena. ¿Cuál es la diferencia? Sentimos haber hecho algo provechoso, aunque aunque nos hayamos salido de nuestra planificación. Hoy te hablo sobre cómo conseguir que cada día cuente para que no te vayas a casa con esa sensación de haber desaprovechado la jornada.
Imagen vía Theen bajo licencia Creative Commons
Identificar y atacar las tareas clave
Puede que en tu lista de siguientes acciones a que haya más de 30 ó 40, pero a día de hoy no todas tendrán la misma prioridad. Identifica las tareas clave a resolver durante el día, aquellas sujetas a un vencimiento inminente o las que afectan de forma negativa el trabajo de terceras personas: Un cliente que no puede trabajar sin algo que debes resolver. Más allá de los vencimientos y urgencias estableceremos las prioridades, empezando por las tareas más significativas dentro de nuestros proyectos.
Esta estrategia nos permitirá reducir el estrés evitando problemas en los días de entrega, y atacando el núcleo de nuestras responsabilidades. Según el principio de Pareto, el 20% de las tareas representan el 80% de la carga de trabajo, una vez identificadas y realizadas sólo tendremos que pulir detalles para cerrar el tema.
Identifícalas antes de empezar a trabajar, dedícale 5 minutos al iniciar tu jornada, crea una lista de control a completar durante el día. No creo que sea bueno planificar la rutina de forma intensiva, la experiencia me ha llevado a la conclusión de que cuanto más planificación, más insatisfacción al incumplirla.
Registra tu secuencia de trabajo
Para evitar la insatisfacción que me producía el hecho de no acabar con las tareas que debía quitarme de encima durante el día, empecé a trabajar con una hoja de papel delante de mí, siempre sobre la mesa entre el teclado y yo. En ella confecciono un checklist con las tareas clave a completar durante el día, y a medida que las voy completando las tacho. Si por lo que sea surge algo, un imprevisto u otro asunto derivado de lo que estoy haciendo en ese momento, lo apunto a continuación como si de otra tarea se tratara.
Este método me permite llevar un registro de todo lo que hago durante el día. Tenerlo apuntado me permitirá realizar una valoración más ajustada a la realidad al final del día. Imagínate que llega la hora de irte de la oficina y no has terminado nada de lo que tenías que hacer, ¿Cuántas veces te has ido a casa con la sensación de que no has hecho nada y que además te acumula el trabajo? Ciertamente una sensación muy desagradable. El registro evita el olvido y su lectura te permitirá valorar el esfuerzo realizado y estructurar la siguiente jornada sin olvidar lo que queda pendiente.
Evalúa el trabajo sin castigarte
Según le oí decir a J.M. Bolivar en su ponencia de las Jornadas GTD, un avión con el trayecto Londres – Nueva York sólo sigue estrictamente su plan de vuelo en un 20%, aproximadamente. Lo podemos extrapolar a nuestro plan de trabajo, las turbulencias provocadas por interrupciones e imprevistos nos desviarán. Si sumamos nuestra falta de autocontrol para mantenernos en la zona posiblemente nos culpabilizaremos añadiendo lastre a remolque donde llevamos nuestra carga profesional, proyectos, responsabilidades, entregas…
Es aconsejable realizar una revisión al final del día, aunque sólo sea en forma de checklist para revisar lo que hemos hecho y lo que nos queda pendiente. En la línea del punto anterior, evaluemos de forma neutra, sin que los incumplimientos nos carguen de preocupaciones y castiguen nuestra autoestima. Permíteme que abandone por un segundo el post y te comente algo importante:
«Eres un buen profesional, a la hora de hacer tu trabajo ofreces lo mejor que tienes, y el hecho de dedicar parte de tu tiempo a aprender sobre productividad personal indica una voluntad de mejora.»
Si no has alcanzado tus objetivos diarios o semanales no te hundas, deja la queja a un lado – no te aporta nada – y analiza, busca un porqué y plantea una solución, apunta-te en un postit y mantenlo a la vista durante la siguiente jornada. Lo tendrás presente de forma permanente y no olvidarás lo que tienes que hacer. Trabaja siempre en positivo, de lo contrario en lugar de ir adelante te hundirás, algo que no te puedes permitir.
Son tres consejos para intentar racionalizar una jornada difícil. Habitualmente percibimos un mal día como algo que computa en contra de nuestra actividad, pero en un segundo término hay mucho más que hace que valga la pena. Como siempre me gustaría que me hablaras de tu rutina y de tu experiencia en este tema, tienes a tu disposición el apartado de comentarios
Sigamos hablando sobre productividad personal desde el 2.0: En twitter @davidtorne, o Google +.
Puedes hacerme llegar tus dudas sobre GTD, Evernote o cualquier tema relacionado con la productividad personal a través de Cuestióname
