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Llega el momento de cerrar el curso y las vacaciones. Por eso me gustaría recomendarte unas actividades de revisión y reflexión. 3+1 tareas para cerrar bien el curso sin descuidar ningún punto de tu actividad.
3+1 actividades. Tres actividades aconsejables para hacer el mantenimiento de tu sistema Getting Things Done y una opcional para recalibrar todos tus asuntos.
1. Revisar el material de referencia
Entendemos material de referencia como todo lo útil para realizar nuestra actividad, ya sean proyectos u otra actividad ordinaria.
Con el tiempo vamos acumulando documentación y todo tipo de elementos que ya no son necesarios para nuestra actividad o vinculados a proyectos ya cerrados. La razón de la revisión es purgar o archivar todo lo que ya no hace referencia a un proyecto activo.
2. Revisar proyectos y objetivos
Revisar lo importante, lo que marca tu actividad. Tus objetivos. Cómo van, que te queda por hacer y qué proyectos tienes en marcha ahora mismo.
Para hacerlo tienes dos opciones. La primera es recurrir a la planificación que realizaste inicialmente y que has ido siguiendo: Al iniciar un proyecto de gran envergadura es bueno realizar una planificación natural y conservar el mapa mental realizado y la estructura de proyectos surgida.
La segunda opción, o en caso de no conservar la planificación inicial, es realizar el mapa mental de los objetivos y grandes proyectos para ver que surge y estructurarlo con actividad realizable.
Hacerlo te da la idea de saber dónde estás y cuál es la siguiente actividad a realizar en cada uno de tus frentes abiertos.
3. Revisar la lista Algún día/Quizá
La lista Algún día/Quizás se divide entre lo que no harás esta semana y tu almacén de ideas. Ideas, proyectos y anhelos en segundo plano por la actividad corriente a los que no accedemos habitualmente, ya que durante la revisión semana no los punteamos.
En algún momento hay que acceder a ellos y leerlos de nuevo. Refrescar la memoria, recordar viejos sueños y plantear si vale la pena hacer realidad alguno o eliminarlo.
Suelo revisar la lista al completo al final de año y durante las vacaciones de verano.
(Bonus) Hacer una recopilación intensiva, reinicia tu sistema GTD
Como bonus te propongo realizar una recopilación intensiva para resetear tu sistema. Una recopilación como la que recomienda David Allen en su libro «Organizate con eficacia» para ponerlo todo en solfa.
La idea es explorar y redescubrir el entorno en el que te mueves, no sólo registrando los asuntos incompletos desde tu escritorio, también visitando cada punto donde se desarrolla tu actividad y capturando todo lo que llame tu atención.
Se trata de un ejercicio sano y exhaustivo para reajustar tu vida.
Hace tiempo escribí una guía para llevarla a cabo. La puedes encontrar clicando aquí.
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Tu sistema de productividad personal, tu actividad, necesita reflexión y mantenimiento para seguir en marcha en las mejores condiciones. Dedica el tiempo necesario para realizar todas las actividades de cierre sin obsesionarte.
Una vez hechas lo único que te queda es disfrutar de tus vacaciones.
Photo by Kévin et Laurianne Langlais on Unsplash
