Recopilació: La meva experiència d’usuari

Imatge via 300td.org sota llicència Creative Commons

Des de que vaig començar el blog escric sobre GTD amb la intenció de donar a conèixer la metodologia. La majoria de posts estan enfocats a difondre el processos del sistema, els elements que el composen i com interactuen entre ells. El contingut prima sobre l’experiència personal. Un repàs del procediment efectiu però distant. En el post d’avui voldria provar quelcom diferent, explicar com RECOPILO durant la meva revisió setmanal, descrivint cadascun  dels passos, alguns convencionals i altres propis, incorporats per ajustar el procés a les meves necessitats. Espero que el punt personal t’aporti un plus funcional, i que t’animi a buscar els passos per millorar (ampliar) la teva recopilació i aconseguir que res se t’escapi.

El primer pas és assegurar-me que tot és dins de la Inbox. En gestiono varies de físiques i virtuals. Les  virtuals (evernote, gmail, twitter …) no tenen cap més complicació el, els missatges o notes a processar estaran dins dels comptes, però per una persona dispersa com jo els paperets, documents, post-it, notes etc… es poden anar acumulant en les butxaques, cartera, bossa i altres artilugis que dugui. Per evitar oblits rebusco sempre en:

  • Per les butxaques de la meva jaqueta i roba.
  • Buido i torno a omplir la meva bossa. Ets conscient de  brossa que acumules i carregues cada dia? I dels objectes innecessaris que dus a sobre?
  • Faig el mateix amb la cartera. Tot l’innecessari fora. Has de portar tanta targeta de clubs, gimnasos, centres comercials que no utilitzes diàriament?
  • Bolcar la nostra informació de la llibreta de notes al inbox. Sempre hi ha alguna tasca pendent no finalitzada, idees que van sorgint i anotacions a tenir en compte en els nostres projectes que no han entrat en l’Inbox i que hem d’evitar que es quedin en terra de ningú, es perdin i s’oblidin.

Una practica que recomano realitzar amb una certa periodicitat, tot i que no segueixis ni t’interessi GTD. Deixem el tema del minimalisme per una altre dia…

El segon pas és la recopilació virtual. Reviso totes les fonts que acumulen qüestions pendents:

  • Revisar rebuts electrònics del banc i la resta d’e-documentació.
  • Revisar favorits de twitter. Durant la setmana marco tweets interessants com a favorits per revisar-los amb més calma. Normalment duent un link cap contingut de major intenció.
  • Gmail, revisió de favorit. als que s’ha de dedicar una atenció especial. Arxivar correu de la setmana.
  • El meu calendari de facebook i properes compromisos en el meu Google Calendar. Els primers solen ser events sense interès, els segons si que tenen un pes específic important…

El tercer esglaó és la  revisió de les meves llistes a Evernote, del sistema GTD, els nostres projectes o les àrees de responsabilitat. Durant aquest procés es generen aproximadament el 50% de les notes. Habitualment es tracta de idees que es deriven d’una acció o projecte en curs. El fet de repassar tots en els assumptes pendents dispara l’associació  d’idees i la creativitat. S’afavoreix un clima que emergeixin les idees. Sorgeixen tasques per completar-ne alguna de ja existent i nous projectes que es deriven d’altres.

La recopilació creativa és la fase que segons Allen hauríem de buidar la nostra ment d’idees, accions, projectes potencials i qualsevol front obert. Quan arribo en aquest punt ja les he inclòs totes i només em queden les idees a llarg termini, poc prioritàries i desitjos  que van directament a la llista algun dia. Un exemple: em poden venir al cap coses com aprendre francès, pintar el meu despatx, comprar un plexo etc… Diguem que no s’enfonsarà el món si es demoren una mica : )

Abans d’acabar comento per escrit les decisions, encertades o no, preses durant la setmana. Redacto una llista de problemes relatius a la meva productivitat, com gestiono el correu, quan i com passo el tema a internet, la gestió de trucades, com he establert prioritats, etc… encapçalant cada comentari amb  un signe -. Posteriorment amb un + plantejo una solució per resoldre el problema, si és quelcom negatiu, o per millorar-ho o felicitar-me si es positiu.

Al final escric els punts que m’han fet sentir be, que m’han fet créixer  (precedits amb una fletxa cap amunt) i amb els que errat clarament o m’han fet donar  un pas enrere (fletxa cap avall).   Tot això en ocupa un full d’un petit bloc de notes. El fet d’escriure-ho i passar m’ajuda a reflexionar sobre el tema, a assimilar alguns conceptes.

Finalment faig una lectura del resum productiu de la setmana anterior, i un altre cop del de la setmana actual. Em marco un objectiu per la setmana següent que representi un petit pas endavant, per no provocar una ruptura massa radical i no frustrar-me si no l’aconsegueixo. Poc a poc i bona lletra.

Els dos últims punts són un tema molt personal però és un exemple de com pots personalitzar i potenciar la revisió incloent detalls d’aquesta indole. D’aquesta manera GTD et semblarà més proper, més teu. Estic segur que no he descobert la sopa d’all, perquè no deixes un comentari, o me’l envies a twitter (@davidtorne) explicant-me quines coses has canviat al teu sistema gtd per fer-lo més proper, per personalitzar-lo.