GTD. Escull la següent acció amb precisió

Saber que has de fer en cada moment  és una de les claus per ser eficient. Més enllà de classificar les següents accions per contextos, nivells d’energia, temps i prioritat, hi ha formes de treballar que et poden ajudar a augmentar la teva precisió a l’hora de preparar la teva sessió de treball. Com mencionava en l’anterior post, un dels paranys més comuns al escollir la pròxima acció a realitzar és el d’escollir-ne una més fàcil o agradable d’executar que la que pertocaria.

Per evitar-ho, i per complementar l’exposat anteriorment d’una forma practica, en les següents línies us presento un sistema  que podeu utilitzar per  reduir el marge d’error a l’hora d’escollir la pròxima acció a realitzar.

Imatge via andercismo sota llicència Creative Commons

La llista auxiliar

Crear una llista auxiliar, aïllada de la llista de següents accions. Es tracta d’una llista que podeu confeccionar sobre paper, en un blog o un postit, amb les tres o 4 accions que realitzareu a continuació.  La idea és centrar-se en aquestes poques accions oblidant la resta, comprometre’s a no consultar la llista de següent accions fins acabar-les.

Pots utilitzar el sistema per definir la feina de tota una jornada de treball. Jo l’utilitzo els caps de setmana per fer avançar els meus projectes. Creo lots de 3-4 tasques en diferents fulls del meu bloc de notes. Segueixo la filosofia de la llista auxiliar i cada cop  que acabo un d’aquests lots d’accions aprofito per fer un descans o una activitat de lleure abans de passar al següent lot.

Amb aquest sistema, i aquesta actitud,  aconseguirem focalitzar sobre les tasques de la llista B reduint considerablement la temptació de saltar a qualsevol altra acció següent que ens motivi més en aquet moment.

A tenir en compte

Si es tracta d’un tipus d’accions que no et motiven especialment evitarà que la demoris, deixant-la per més endavant (especialment de forma indefinida). Marques el que has de fer en aquest moment, i fins acabar-ho no pots passar al següent.

L’altra gran avantatge és que em permet establir un límit màxim d’accions a realitzar durant la jornada de treball. Fixa’t un màxim de lots d’accions al dia, sense planificar tot el temps del que disposes, evitaràs frustració si s’endarrereixen les tasques, i si no tindràs marge pel teu esplai.

Crear contexts més específics

Una altra mesura efectiva consisteix en augmentar la granulitat dels nostres contexts. Si la teva feina t’obliga a treballar moltes hores davant l’ordinador, fent diversos tipus d’activitats pot ser que ja no sigui suficient el context @ordinador, i hagis de crear-ne de diferents com @online: per activitats que necessitin connexió a internet, @offline: per aquelles que realitzes amb una aplicació d’escriptori o @email: per respondre els correus i gestionar la seva organització.

En el meu GTD recentment he incorporat tres contexts de treball que il·lustren perfectament aquest concepte:

  • @escriure Ubicar les accions relatives als posts que he d’escriure durant la setmana. Mantenir el flux de treball i de creativitat em permet reduir el temps emprat en el procés d’escriptura.
  • @paper_i_llapis: Per totes aquelles tasques que m’agrada realitzar davant d’una fulla de paper en blanc. Des de una planificació natural d’un projecte a  una reflexió o anàlisis dels meus assumptes (escriure em permet assentar les idees).
  • @e-lectures: Totes aquelles lectures que realitzo des de l’eReader. Context incorporat al sistema des de l’adopció d’aquesta eina. Em permet reserva temps per la lectura. El fet de crear una tasca i etiquetar-la en aquest context implica una gest formal, un compromís, que facilita trobar temps per dedicar a la lectura.

L’esperit d’aquesta customització de context te el mateix esperit que el de la llista auxiliar, crear una divisió més precisa de tasques. Mentre que la llista B ho fa agrupant-les per prioritat, els context específics agrupa per la tipologia de la tasca.

A tenir en compte

Com comentava en un anterior post sobre el tema, hem d’estar totalment segurs que serà un context que s’utilitzi habitualment. Crear context sense sentit carregarà el sistema, n’augmentarà la complexitat i per tant la dificultat per treballar-hi.

Tot i ser usuari de GTD de ben segur que hi ha vegades que tens la sensació que les teves tasques importants no avancen. Que fas quan vols focalitzar en quelcom concret a fer? Recorres a sistemes similars que et permeten aprofitar la teva llista de següents accions, o utilitzes altres mètodes?  Deixa’m un comentari, i parla’m dels seus avantatges. De ben segur que m’estic perdem alguna cosa que em pot ajudar a ser més eficient.