Millorant la productivitat i la qualitat de la meva jornada laboral

Ja sigui en diferents post o en recopilatoris, he parlat de com millorar el nostre rendiment a la feina. M’agradaria donar-li un gir, canviant a una perspectiva des del individu: Quins son els factors que tu pots generar ser més eficient al llarg de la teva jornada laboral. Un compendi de practiques que pots aplicar per separat, o incorporant-les  de forma conjunta i gradual a la teva rutina per tal d’aconseguir augmentar el caudal del un flux de treball. Estic segur que molts d’ells ja formen part de la teva rutina, però segur que encara pots anar una mica més lluny…

Imatge via the half-blood prince sota llicència Creative Commons

Fer-ho bé vol dir començar fent-ho bé. Un cop entrem en el nostre lloc de treball fiquem-nos en marxa sense distreure’ns amb nimietats. Res de 2.0, correu electrònic (sobre tot el de la feina) i de converses amb els companys fora de mesura, mantinguem la cortesia i comencem amb els nostres assumptes. Això implica  tenir clar el que has de començar fent, per això el que recomano és deixar-ho anotat durant la jornada anterior – important sobretot si és cap de setmana – o pensar-hi  5 minuts al començar al dia, quan estàs esmorzant. Fa que tot comenci anar rodat.

Els primer moments del dia son màgics, estem al 100% de la nostra capacitat el que permet focalitzar i aplicar-nos en el que tenim entre mans amb una entrega completa. Ho hem de mantenir, no fem res que pugui modificar el nostre  assalt a la feina durant la primera hora de jornada laboral. Res de correu electrònic, i si es possible res de trucades entrants ni sortints.  Un cop acabades les tasques reservades per aquest moment podem desenganxar-nos uns instants i deixar entrar les comunicacions, gestionar les peticions i incorporar-les a la nostra rutina diària per processar-les durant el dia, o quan nosaltres decidim.

Començar amb empenta és important,  sobretot perquè acostumen a ser els millors moments – a nivell d’energia – del dia. Tot i així hi ha altres moments en el dia on el nostre rendiment puja per sobre la mitja. Identificar-los resulta clau per ubicar les tasques que necessiten una major empenta, personalment el segon millor moment de la meva jornada és l’hora desprès de dinar, on puc aplicar l’energia renovada a gracies al break de mig dia. Conèixer la nostra forma de funcionar ens permetrà estructurar la nostra rutina, anticipar el com i el quan farem les nostres tasques.

Per processar el nostre treball utilitzem un mètode que ens permeti digerir les nostres tasques de forma natural, permetent-nos realitzar-les sens arribar a la saturació. Si la teva rutina la composen tasques petites, organitza-les en lots de tal manera que al completar-los puguis fer una pausa i desconnectar. Si el teu dia esta format per tasques extenses treballa amb blocs de temps – tècnica pomodoro – per tal d’intercalar pauses freqüentment i evitar dispersar-se i acabar la jornada cremat. Recorda que respectar els tempos del teu treball ajuda a millorar-ne la qualitat.

Un cop estructurat el dia i marcat els moments clau de màxima productivitat passem a aplicar-nos en la tasca a realitzar. Focalitzar al 100%. Més enllà del fet en si de concentrar-se, hom ha de desenvolupar l’habilitat de motivar-se per generar i no perdre el moment de gracia. En altres paraules: Estar en la zona. Utilitzem l’autocontrol per no caure en les temptacions de l’entorn, però aprenem també  el valor de l’abstracció com a via per deixar enrere els nostres problemes quotidians durant 10 o 15 minuts, abocant-nos a la tasca que ens toqui fer. Sembla absurd, però és una bona manera per deixar de pensar en el que ens amoïna.

Segur que en algun moment et trobaràs en fora de joc, aquell company que necessites per aclarir dubtes, l’accés a la xarxa es talla o el fet d’haver d’esperar per quelcom… Son buits en la nostra rutina que semblen poc importants, però si podem aprendre com omplir-los provocarem que la nostra eficiència es dispari. És el moment de les petites tasques, on aquella llista de petites coses que has de fer pren una major importància: enviar correus, fer trucades, planificar un tema, revisar i reprogramar la teva agenda… És moment per treure tota aquesta palla de la teva llista de temes pendents.

Hi ha una altra dimensió més enllà de la productivitat personal, que ens interconnecta amb el nostre entorn, amb aquells qui col·laborem, permetent-nos generar feedback a partir del qual podem corregir i aprendre. Ens hem d’integrar en un equip, i per fer-ho hem de saber comunicar per tal d’encaixar en el grup com una part funcional i operativa.  La comunicació com a via per fer fluir l’activitat del grup i per llimar friccions que puguin afectar a la nostra activitat i actitud davant la feina.

Per acabar reiterar que treballar també es descansar. Després de la teva jornada laboral no saturis el teu temps lliure amb activitat, reservat temps per tu, per la teva família. Gaudeix i/o descansa, si no la teva energia s’anirà apagant gradualment fins arribar a una via morta. Cultiva l’art de no fer res, tot i que només siguin 15 minuts. Si ets freelance,  marcat una hora d’inici i final, encara que hi hagi dies que aquest límits desapareguin. Hem de ser conscient que hi ha d’haver diferencia entre el jo personal i professional.

Un conjunt de factors que poden ser millorats per separat, però  que només creen una diferencia quan aconseguim crear una millora en cadena, en els diferents nivells que representen. En certa manera es tracta de peces d’un engranatge on cada canvi potencia l’aspecte en si però influeix en la resta i millora el conjunt. Per tu quin és el factor que influeix més en la teva  feina? Si ets freelance, hi ha quelcom que hi ha quelcom que funciona diferent i hagi d’incorporar-se a la llista? Deixeu la vostra opinió en forma de comentari.

Més productivitat personal des del 2.0, em pots trobar a twitter @davidtorne, o a Google+.
Pots fer-me arribar els teus dubtes sobre GTD, Evernote o qualsevol tema relacionat amb la productivitat personal a través de Qüestiona’m