Aquesta entrada també està disponible en: Español
Minutes.io és una aplicació web que ens permet crear les nostres actes de reunions d’una forma fàcil i sense instal·lar cap aplicació o plantilla al teu editor de textos habitual. Teclejant l’adreça, o picant al link, accedeixes a una pàgina on es descriu el servei. Amb un segon clic al botó que ens convida a fer-ne ús, es carrega en pantalla un document en blanc per començar a treballar.
Tot l’entorn és molt simple i intuïtiu. El que es busca es ser accessible per qualsevol tipus d’usuari, tot i que aquest no tingui coneixements en l’ús de suites productives o editors de text. El fet de disposar camps a omplir amb una descripció que en defineix la funció, i que desapareix al situar el cursor en el seu interior, fa innecessari qualsevol altre tipus d’ajuda per part del web.
Comencem titulant el document, donant un títol descriptiu de la reunió, i identificant el projecte al que pertany. Passem a definir els assistents, distingint entre la persona o persones que prenguin les notes i els altres membre del grup. Podem escriure els seus noms i les seves adreces de mail, separant cadascun amb una coma. La mateixa aplicació ens assigna unes inicials per identificar cada individu y les seves intervencions en la reunió.
Podem complementar aquestes dades introduint l’assumpte de la reunió, en forma de petita descripció, i les adreces de les persones a les que enviar copia. Ambdós camps estan amagats per defecte i s’activen a través d’un discret link al peu de les dades de capçalera ja mencionades.
Un cop registrades les dades bàsiques passem a introduir la informació del metting. Per facilitar el procés, aquesta s’introdueix de forma esquemàtica, en columnes, on definim el concepte, el tipus d’acció (decisió, informació, idea, o cosa per fer) a qui dels assistents se li assigna i si cal una data límit. Esta pensat per a que sigui completament usable des de teclat, facilitant la captura d’informació a mesura que la reunió avança.
Un cop acabat podem optar per imprimir el document, o enviar-lo per mail. Curiosament el servei no disposa d’autoenviament, el document queda guardat i es proporciona una URL per ser adjuntada al client de correu electrònic. Ens dona l’opció d’obrir el client de correu per defecte del nostre equip local, o el nostre compte de GMAIL.
No fa falta registrar-se per utilitzar el sistema, tindrem accés a les diferents actes realitzades. Es de suposar que per distingir documents d’usuaris no registrats utilitzi dades del computador local. En cas de perdre la connexió quan estiguem treballant, la informació es guardarà en el navegador i es s’enviarà al servei al recuperar-la.
“Si ets usuari de Google Docs i ho domines, et serà fàcil crear la teva plantilla per gestionar les actes de les reunions i qualsevol altre tipus de situació, compartint el contingut que generis amb els teus companys d’una forma més simple que l’exposada. L’atractiu de Minutes.io és el fet de tractar-se d’una aplicació amb una única funcionalitat, utilitzable per qualsevol persona sense necessitat de registre. Un recurs que podràs utilitzar amb la única restricció de l’accés a un punt de connexió a la xarxa per iniciar-ne la redacció.”
M’ha semblat una aplicació remarcable per la combinació de bon disseny, simplicitat, usabilitat i sobretot per ser quelcom que compleix de la millor forma possible amb la seva finalitat, en aquest cas crear un registre de les nostres reunions. Us convido a tots a fer-ne una prova ràpida. Potser ja heu trobat la vostra pròpia alternativa, però al fer una prova us donareu compte de la bona experiència d’usuari que genera.
Podem seguir parlant de productivitat personal des del 2.0, em pots trobar a twitter @davidtorne, o a Google+.
Pots fer-me arribar els teus dubtes sobre GTD, Evernote o qualsevol tema relacionat amb la productivitat personal a través de Qüestiona’m
