Captio. Com automatitzar la recopilació de despeses

Captio. Recopilar despeses a tavés del mòbil

Les empreses han après el que significa eficiència i productivitat. Volen centrar-se en els processos que creen valor i la incorporació de programari és una de les vies per aconseguir-ho. Abans es pretenia aconseguir un suport digital de dades per accedir-hi i obtenir informació amb rapidesa. Ara ja no és suficient, automatitzem processos per descarregar-nos de treballs innecessaris,  dedicant el nostre temps i atenció al que realment es important.

Passem del més ràpid amb més eficient , al més simple més eficient.

Ja no es tracta tant sols d’implementar un ERP pels processos diaris, també d’estudiar serveis gratuits o freemium, i incorporar apps als dispositius per facilitar rutines. Com exemple Captio, una forma de registrar despeses professionals a través del mòbil i que ens serveix d’exemple de com una app/servei pot mecanitzar i facilitar diverses rutines comuns.

Es tracta d’un programari dissenyat per una finalitat concreta recopilar les  dietes,  desplaçament, i altres despeses d’empresa a través d’un sistema que permet recopilar els tickets amb una foto feta des d’un dispositiu mòbil que posteriorment serà processada, extraient les dades (nom del proveïdor, concepte al que correspon i import), i serà enviada al núvol per confeccionar els informes de despeses.

Elimina les tasques de transició, més mecàniques, destinades a recopilar, formatar i totalitzar les dades.  Ens podem centrar en consultar i estructurar el resultat final com desitgem.

L’aplicació està disponible per les plataformes més populars, iOS, Android i Blackberry, potser falta la versió per Windows Phone. Reforçada amb l’entorn web per visualitzar i analitzar les dades recollides.

Un cop fotografiat el ticket es classifica per tipus de servei i forma de pagament, quelcom que introduïm a mà cada cop que registrem un document. S’incorpora un sistema de reconeixement de text -cada cop més present en el món app – per recollir dades, tot i no ser instantani. Un cop fem la foto, aquesta és enviada al servei perquè en realitzi l’extracció de dades, trigant una estona en ser tractada.

UI de captura móbil

Per al quilometratge disposem d’un tipus especific de ticket pensat per a registrar distancies recorregudes. Entrem els diferents punts visitats i calculant el kilometratge fent ús de les eines proveïdes per google maps. Un cop fixada la ruta se’ns permet visualitzar-la en un mapa.  Des del dispositiu l’entrada és manual.

Informes

L’entorn web ens permet editar els tickets i agrupar-los en informes. Per a una empresa facilitarà la gestió de despeses per proveïdors, la tipologia o qualsevol altra segmentació, per no parlar d’evitar els inconvenients de demanar els justificants de despesa als treballadors i estalviar-se la feina de picar-los a ma per extreure’n informació.

Informes de gastos

El ticket no es pot assignar a varis informes, però si que es pot desvincular d’un per enllaçar-lo amb un altre. Si aquest és el cas, els imports del informe origen s’actualitzaran. Un cop confeccionats ens els podem descarregar en format PDF i CSV editable des de les aplicacions de fulls de càlcul, enviats a qui correspongui o demanar-ne l’aprovació a un supervisor.

Preus

Disposa d’un servei gratuit que només permet 10 captures i poca cosa més. Si decidim contractar el servei disposem d’una versió individual o Business (per empresa). La diferencia és que la última disposa d’un entorn administrador y una analítica de despeses avançada. El preu del servei individual es de 7,95 € al més, per 69.95 € el servei Business.

Com sempre el fet de tractar-se de programari com a servei ens permet programar proves per un període de temps limitat, desdient-nos-en en cas que no complexi les nostres expectatives.