Kanban. Un sistema d’organització visual

Un Kanban és un sistema d’organització visual del flux de treball originalment pensat per l’administració del treball en equip que pot ser utilitzat com a mètode d’organització personal. En les següents línies repassem com funciona el sistema, les seves aplicacions, com implementar-lo i com combinar-lo amb la utilització de GTD per administrar projectes per tal d’obtenir una perspectiva global del seu desenvolupament.

Qué és un Kanban?

Un Kanban és un mètode visual per organitzar el nostre flux de treball a través d’un panell dividit en columnes on distribuïm les tasques a realitzar segons el seu estat actual, sent configuració bàsica és la següent:

  • Pendents. La llista d’accions pendents de realitzar.
  • En curs. Tasques en les que actualment estem treballant. Podem dividir-la en dues columnes, una d’elles anomenada hot, on-fire, principal… per aquelles tasques la data límit de les quals està propera o considerem prioritàries per altres motius.
  • Realitzades. Les tasques que ja han sigut finalitzades. Les mantenim al panell com a registre del que ja s’ha fet.

Donant un cop d’ull sabrem que hem de fer, que hem d’acabar i tot el que s’ha enllestit, fent-nos una idea del progrés dels projectes sense recorre a informes o altres mètodes menys intuïtius.

Cada cop que una tasca canvia d’estat la movem a la columna que pertoca, movent-la d’esquerra a dreta, només en aquest sentit, Pendents – > En curs -> Realitzades. Es tracta d’una observació important, una restricció que impedirà l’obertura de múltiples fronts i bloquejos per excés de responsabilitats.  Desplaçar un projecte de En cursPendents  corrompria el flux de treball, per encaixar la necessitat d’aturar tasques En curs creem sub-columnes o sub-estats: cold, warm, hot.

És una forma d’organitzar la feina i gestionar el flux de treball com GTD o Autofocus. Ens deixa ben clar el que hem de fer en aquest moment, les accions per les quals hem de començar i la carrega de treball que estem assumint en cada moment, evitant colls d’ampolla i la saturació.

Més enllà dels mètodes de la gestió personal, ens permet donar el salt a la gestió de projectes implicant varies persones. Com a cap de projecte distribuirem tasques entre els diferents membres del equip, dividint la columna en curs – o les seves sub-columnes – en diferents columnes per cadascun dels integrants assignant-hi les tasques a realitzar. D’aquesta manera cadascú coneix el seu rol i les seves funcions dins del grup.

Kanban i gestió projectes GTD?

Entrem als usos particulars d’un Kanban. En el meu cas continuo sent un usuari de GTD, però moltes vegades la gestió dels sub-projectes i accions derivades d’una planificació natural pot resultar confús. La gran quantitat de ‘peces’ sorgides d’un procés de planificació fa que  la seqüenciació de l’activitat segons dependencies (que s’ha de fer abans de…) no sigui suficient. Necessitem quelcom més per controlar el flux d’execució, sobretot si treballem en equip o deleguem feines a tercers.

Disposar les accions pertanyents a diferents projectes o objectius sobre un panell kanban, en paral·lel al seguiment de la nostra llista de pròximes accions ens permetrà dibuixar l’estat de l’activitat entre els 3000 i 9000 metres. Projectes, àrees d’interès i objectius.

Hem de combinar-ho amb un codificació de cadascuna de les activitats amb un sistema de colors per distingir entre els diferents projectes en marxa. Segmentem els items de cada columna en una sub-classificació visual millorant la percepció del seu desenvolupament.

Una alternativa és crear un panell per cada projectes. M’inclino més per aquesta opció en cas de treballar en equip. La quantitat de factors que entren en joc – estat de l’activitat, diferents projectes, diferents persones – pot saturar el camp de visió, restant intuïció al conjunt.

Implementació

Dues alternatives: baixa tecnologia i una aplicació al núvol. La primera ens permet crear un entorn senzill i usable a casa, a l’oficina, o a l’escola… Si ets mestre és ideal per introduir-lo en l’activitat dels teus alumnes en forma de mural a la paret d ela classe…

Crearem un suport físic en una pissarra, amb una cartolina o amb paper kraft, dibuixant les diferents columnes. Per crear un flux dinàmic a l’hora de registrar tasques i moure-les a través dels diferents estats utilitzarem postits, d’aquesta manera podem aplicar el sistema de la codificació per colors.

Un sistema ideal pel treball personal o el treball d’equips que comparteixin oficina o qualsevol ubicació física. Sempre disponible i a la vista de tothom.

Si no et convenç o alguns membres del teu personal treballen de forma remota, decantat per una eina com Trello, un servei web amb aplicacions per dispositius mòbils on podràs crear tants panells virtuals com sigui necessari, agregant els teus col·laboradors i mantenint el sistema de colors a través de les labels.

Trello a més permet adjuntar arxius a cadascuna de les tasques, una data de venciment o  llistes de control per descomposar la tasca en accions més simples o per afegir una verificació per comprovar que ja s’ha finalitzat. Una eina que mereix un post per ella sola.

Imatge via orcmid sota llicència Creative Commons