Implementant GTD amb un Moleskine

La implementació en baixa tecnologia de Gettings Things Dones és quelcom més comú – i funcional –del que et puguis imaginar. En el blog he mencionat moltes vegades el gran potencial del paper i llapis tant per recopilar com per desenvolupar idees, és un suport molt més natural que qualsevol dispositiu o aplicació. El següent post és una mini-guia de tot el necessari per posar en marxa el teu sistema GTD sobre paper.

Que necessitem?

Molts dels partidaris d’implementar GTD en baixa tecnologia defensen un sistema administrat amb targetes o amb un bloc, jo soc partidari d’un sistema de doble bloc d’anotacions. A continuació enumero tot el que necessitem per implementar-ho i el perquè:

  • Un quadern per les administrar les llistes. Molta gent es decanta per llibretes moleskine per la seva robustesa i elegància, et recomano qualsevol quadern de tapa dura amb les pagines en quadricula o pautades. Una alternativa és un petit carpesano amb separadors per definir les llistes i fulls reemplaçables també en quadricula
  • Un bloc per recopilar i desenvolupar idees. Un segon bloc ens facilitarà la recopilació si el duem sempre a la butxaca amb un petit bolígraf, evitant buscar a la cartera un quadern més gran i aparatós, convertirà l’anotació d’una idea en un senzill desenfundar i anotar.
  • Un bolígraf. Un bolígraf que puguis portar dins enganxat al bloc notes de la butxaca per assegurar tenir el kit de treball junt i no haver de rebuscar quan et sobrevé una idea. Perquè un pilot? Simplement perquè a través del seu tacte i desplaçament suau farà més agradable l’experiència.
  • Separadors. Pots utilitzar postits per crear separadors al quadern, definint les llistes del sistema. Ubicar un separador a la llibreta per recopilar per definir el punt a partir del qual podem començar a anotar serà un facilitador més.
  • Rotuladors fosforescents per subratllar les accions. És opcional, només si ens decidim utilitzar un sistema de colors per definir el nivell d’energia i temps.
  • Una agenda. Imprescindible per controlar cites i esdeveniments, una part essencial del teu sistema.

Un moleskine, un pilot… poden semblar frivolitats innecessàries però son detalls que ajuden a gaudir de l’experiència.

Com ho organitzem?

La recopilació funcionarà com ho faria amb un sistema on hi intervingui la tecnologia. Amb la llibreta busquem la funcionalitat i la simplicitat, seguim els preceptes mencionats per tenir-la sempre apunt i que la tasca d’anotar no impliqui un temps excessiu que ens obligui a recordar, del contrari arribarà el moment en que experimentarem la frustració d’oblidar quelcom important.

Les llistes. Dividim el quadern de tapa dura amb els postits deixant un major espai per la llista de pròximes accions i per  la d’Algun dia/Potser. Dins de la llista de pròximes accions podem crear sub-llistes pels contextos i per una llista de petites accions a realitzar durant els forats de la jornada.

Per classificar les accions en nivells d’energia i temps passem a utilitzar un sistema híbrid entre ambdós conceptes. Cada acció anirà precedida d’una lletra (A: Alt, M: Mitja, B: Baix) indicant la carrega de treball (aprèn més aquí). Podem organitzar el mateix sistema amb colors utilitzant un rotulador per subratllar cadascuna de les accions, on cada color representarà un dels tres nivells. L’objectiu és crear un sistema intuïtiu que ens permetrà conèixer la carrega de treball de cada item de la llista amb un cop d’ull i sense tenir que parar-nos a pensar.

Obro pel separador de la llista o el context, dono un cop d’ull centrant-me en les accions segons el seu color i escullo la desitjada. Intuïtiu i ràpid.

I els meus projectes?

Definim una secció pròpia a través d’un separador com ho hem fet amb les altes llistes, la diferencia és que haurem de definir una llista per cadascun  dels projectes enviant les accions a realitzar a la llista de pròximes accions.

Dediquem llistes per cadascun dels projectes. Una  de continua per projectes petits sorgits de dividir una tasca en varies accions, no es important dedicar un espai específic, podem anotar les diferents accions de forma consecutiva enumerant-les per respectar un ordre. Els projectes s’afegiran de forma continua – sense saltar de pàgina- encapçalats per un títol descriptiu i separant-los amb una línea entre ells.

Per projectes sorgits d’una planificació natural molt més extensos i complexos al dividir-se moltes vegades en sub-projectes  requereixen d’un espai més definit.  Comencem anotant les accions una pàgina nova i deixem una separació de una o dues pagines entre ells per noves activitats que sorgeixin o anotacions.

Informació addicional

Cada cop que moguis una acció d’una llista a una altra hauràs de tatxar-la a la llista origen i tornar-la a escriure en el destí, quelcom que pot resultar farragòs. Una alternativa seria redactar les accions en tires de paper , etiquetes o targetes, per tal de moure-les entre llistes. En aquest format les llistes podrien ser una carpeta petita amb separadors o una agenda amb anelles o una caixa, tal i com ho fa Valentina Thörne del blog Vale de oro. L’ús resulta més funcional però augmenta el cost en la preparació del sistema pel que fa a crear les tires de paper o fer un dispendi innecessari de targetes.

Crea una llista de projectes per puntejar-los durant la revisió setmanal, et facilitarà seguir l’evolució del gran nombre de petits projectes creats durant el processat del teu inbox.

Llistes de control. Anotades al final de la llibreta, o en una fitxa que duguis dins del quadern en tapa dura. Poques i per temes realment importants que realitzis assíduament com la revisió setmanal.

Arxiu de seguiment.  Utilitzem el sistema el sistema de les 43 separadors recomanat per David Allen o un sistema més minimalista en forma de llista ordenada per data d’activació o venciment del assumpte.

El fet d’anotar en una llibreta un pensament, una llista d’accions, taxant les ja realitzades resulta una activitat molt més natural que treballar a través d’una interfície electrònica, potser perdem dinamisme però pot ajudar a vèncer la resistència plantejada a aquells que no tenen facilitat per relacionar-se amb programaris o que prefereixen no substituir del tot la presencia del paper a la seva rutina.

Imagen via jcraveiro sota llicència Creative Commons
Imagen via hawkexpress bajo licencia Creative Commons