Productividad: De la idea a la realidad

Si somos lo suficientemente intrépidos seremos capaces de convertir una ilusión en un hito. Es lo que distingue a los soñadores de aquellos que son capaces de ir más allá, de intentarlo. Pero el camino para convertir una idea en algo material está lleno de obstáculos. Tener el pragmatismo suficiente para convertir la meta en planificación, esta en acción y digerir la actividad sin dejar que ésta caiga en el olvido sustituida por una nueva idea – o procrastinada hasta el abandono-requiere determinación y conocimiento de lo que nos vamos a encontrar. En las siguientes líneas esbozo lo que me ayuda a convertir lo que quiero en algo concreto.

Imagen vía westpark bajo licencia Creative Commons

Ilusión y realidad

El primer paso es la concreción. Convertir la idea en un objetivo bien definido, y saber que se debe cumplir para considerarlo alcanzado. A partir de aquí podemos empezar a definir la actividad necesaria. Debemos convertir esta idea en un objetivo SMART:  Específico, Mensurable, Asequibilidad y con una Temporización (calendario) racional.

Descomponemos el objetivo en proyectos y tareas, definiendo las líneas de actividad sobre las que trabajar. Un objetivo puede abrir diferentes frentes, proyectos que pueden avanzar en paralelo. En el momento de definir las actividades a realizar, tengamos en cuenta la secuencia en que se ejecutan. Trabajar en varios asuntos en paralelo puede acortar el tiempo de ejecución de los proyectos que nos han de hacer llegar a la meta.

En cierto modo es una forma de eliminar el romanticismo que rodea el concepto inicial de la ‘idea’, pasando a percibirlo como algo material, que forma parte de nuestra rutina, de lo que debemos hacer. La planificación y administración de la actividad es la burocracia necesaria que permite que las cosas se hagan, y evitarán que un día acabes preguntando qué hubiera pasado si te hubieras decidido a sacar esa idea adelante.

El flujo de trabajo

Tenemos que trabajar con cierta fluidez. Si se trata de un objetivo a 1 o 2 años vista que implica un trabajo continuado podemos pararlo en algún momento determinado para priorizar otras tareas. Sin embargo, el hecho de mantener en marcha el proyecto hará que no lo perdemos de vista. Para evitar las paradas no deseadas procuremos no saturarnos de proyectos. Debemos conocer nuestros límites, saber cuál es la carga máxima de trabajo que podemos salir adelante y no aceptar nada que nos pueda hacer sobrepasarla.

En esta línea, destacar la importancia de mantener la regularidad en el flujo de trabajo. Yo organizo mi trabajo en lotes de trabajo por semanas, preparados durante la revisión semanal. Si los finalizo no paso a la siguiente partida de acciones a realizar, no quiero saturarme. La experiencia me ha enseñado que aplicarse en exceso de forma prolongada sobre un objetivo puede quemarte y  alejarte de él. Mantener una constante en el trabajo permite conservar espacio de maniobra para gestionar los imprevistos y no saturarte.

No perder la motivación en lo que estás haciendo, pero evitar que esta te acabe quemando. Encontrar la medida justa para que las cosas funcionen en el medio-largo plazo.

Idealista o emprendedor

Uno de los factores que marca la diferencia al materializar nuestras ideas es la forma cómo afrontar y superar los obstáculos que nos iremos encontrando durante el camino. Una acción o proyecto que queda atascado, un imprevisto que obliga a demorar nuestra acción o un problema con un colaborador que no entrega a tiempo, o con la suficiente calidad, el trabajo que le corresponde puede desviarnos de la hoja de ruta inicialmente concebida. Es inevitable y hay que asumirlo sin más. Estas cosas pasan y si miras atrás en todo lo que has emprendido, siempre hay algún momento donde algo no va como debería y te hace dudar de la viabilidad de tu objetivo, de si será posible hacer real la idea inicial tal y como fue concebida

… entonces es cuando aquellos que cuentan con el toque especial que convierte el soñador en emprendedor son capaces de articular los golpes de timón necesarios para reconducir la situación. Muchas veces implica un cambio de perspectiva, una reestructuración de la actividad para hacerla más asumible, o aplicar un cierto grado de carácter para poner firmes a los colaboradores, o sustituirlos si es necesario. Algunas cosas las puedes aprender y otras te las da la experiencia. Son situaciones que modelan el carácter y la forma de hacer. Cuando nos encontramos bajo presión y lo sacamos adelante es cuando mejoramos como gestores de nuestro flujo de trabajo.

La idea puede ser lo que te convierta en emprendedor, o quizás el primer paso para que te des cuenta que tienes capacidad de decisión para cambiar tu estilo de vida marcándote y consiguiendo objetivos. Sea cual sea tu situación, la implantación de un método de gestión del flujo de trabajo, la creación de hábitos productivos y el desarrollo de habilidades para gestionar interrupciones, comunicar y trabajar en red forman parte de nuestro día a día. Como escribía Alberto Barbero, la productividad personal se ha convertido en algo imprescindible para los nuevos profesionales. Tú ya lo sabes, ahora toca aprender y poner en práctica, ¿no crees?