GTD no es sólo cuestión de productividad personal

Te empiezas preguntando porque tienes que buscar una mejora en tu productividad personal, o puede que no te hayas parado a preguntártelo. La verdad es que hace tiempo que tienes esa sensación de estar parado, de no avanzar. Emprendes proyectos, quieres conseguir un objetivo pero no persistes, llega un momento que decides priorizar otras actividades, pasa el tiempo, lo olvidas y cuando lo recuerda te acabas diciendo a ti mismo: “La verdad es que no era tan importante” y otro proyecto cae en el saco de los abandonos.

Quizá no te lo parece pero este saco te lastra. Aunque seas el único que conoce la magnitud de obras terminadas o de deseos inacabados, se acaba convirtiendo en un factor que mina tu confianza y seguridad en ti mismo. La curiosidad y las ganas de hacer algo nuevo desaparecen,  y corres el peligro de convertirte en una persona conformista. Deseas algo, lo pones en marcha sin comprometerte,  cuando la ilusión del primer momento se desvanece lo reemplazan por otra cosa que genere la misma emoción inicial, y volver a empezar. Un círculo vicioso.

Imatge vía Thomas Hawk sota licencia Creative Commons

El primer gran cambio es darse cuenta de esta situación y concebirla como un problema. La productividad personal es un factor que nos afecta a corto plazo a la hora de gestionar nuestros asuntos, pero también a la hora de avanzar y construir un futuro mejor.

Productividad es establecer un conjunto de prácticas y hábitos que nos ayuden a crecer como profesionales, pero también como personas. Yo lo veo como un conjunto de etapas que se van completando y aportando una forma diferente de entender la realidad que nos rodea. Las esbozo a continuación:

  • Arrastrado por la corriente del rio. Mi entorno se mueve a mí alrededor, las cosas suceden, y yo hago todo lo que puedo para que no me arrastren. Llevo mi actividad al día, cumplo las entregas pero si aparecen uno o dos imprevistos mi escaleta se desmonta y el pánico se apodera de mí. Aún así sigo en el mismo lugar, siempre hay alguien a quien echar la culpa.
  • Decido aprender a navegar. No puedo seguir como hasta ahora, el estrés por mí día a día me está quemando y entiendo que cambiar de puesto de trabajo sólo serviría para atenuar temporalmente el problema. Llevo al día mi agenda y me ocupo de mis asuntos con cierta antelación, al mismo tiempo que me intereso por sistemas de productividad personal.
  • Jugar bajo unas reglas de juego. Implemento Get Things Done. Aplico unas pautas para gestionar todo aquello a procesar. Es genial, sólo he de verter todo lo que tengo que hacer en la lista y seguir los pasos para obtener un cierto retorno y un beneficio evidente. Sistematiza mi forma de hacer.
  • Creatividad mal entendida o “Soy muy listo y creo que puedo hacerlo mejor que David Allen”. El señor que creó GTD debe ser un poco tiquismiquis si pretende que traduzca todas mis tareas a acciones y proyectos que se pueden resumir con una sola entrada en la lista de siguientes acciones. Además yo no necesito dedicar dos horas cada semana a la revisión semanal, le haré un favor y la reduciré a una revisión quincenal, añadiéndole un paso adicional, como evaluar las decisiones tomadas durante la semana para aprovechar mejor el tiempo. De esta forma yo podré continuar siguiendo con convicción el sistema y el Sr.Allen podrá continuar diciendo que el sistema funciona y se adapta a todo el mundo.
  • Reiniciar el sistema, entender los fundamentos y controlar tu actividad. Tras caer del carro y de hacer descarrilar mi sistema de listas gracias a las grandes ideas que tuve en la fase anterior, reinicio la práctica del sistema ciñéndose a las normas y evitando todo lo que no ha funcionado. Poco a poco veo como las cosas encajan, entiendo los fundamentos del sistema, que una acción no es una tarea si no una actividad física que no puedo diciembre componer y que soy capaz de acabar con una sesión de trabajo. *** Aviso a los consumidores *** La repetición del actual paso y el anterior se puede convertir en un bucle de varias iteraciones.
  • Hay vida más allá del día a día. Preparas listas de siguientes acciones y las despejo, las vuelvo a llenar y las vuelvo a vaciar… abro y cierro proyectos de forma sucesiva, semana tras semana y así hasta el infinito. Doy un paso más y decides poner en marcha actividades enfocadas a conseguir metas a más largo plazo. Hitos a uno o dos años vista en primer lugar, y luego ya veremos. El problema es el error en la estimación del esfuerzo que requieren, me marco demasiado y acabo desbordado. Aprendo a priorizar a este nivel, descartando o posponiendo lo que no es tan importante.
  • Hacer las cosas de forma natural. Desde gestionar interrupciones, hasta planificar proyectos. El hecho de conocer los principios del sistema me permite integrar cualquier cosa. Descubro los beneficios de la planificación natural, empiezo a planificar en función de lo que quiero conseguir, y no de lo que pienso que tendré que hacer. De repente todo parece más natural, incluso cuando tengo que reajustar mis previsiones. Empiezo a ver las cosas desde diferentes niveles de perspectiva.
  • Creas una visión de futuro. Esto funciona. Trabajas enfocándose tiene unos objetivos y lentamente van cayendo. La práctica aumenta la pericia a la hora de planificar y actuar, asimilo y trabajo en un nivel superior al de la actividad diaria de forma corriente, me satisface pero la ambición me hace ir más lejos. Intento crear una visión de futuro que implica cambios radicales en algunos aspectos. Trabajo, implemento objetivos y la actividad necesaria para llegar pero la verdad es que es algo más que un sistema mecánico, tengo que tomar decisiones que impliquen renuncias e ir más lejos de mi zona de confort … eso cuesta y a menudo mi progreso queda deteniendo … quizás necesite ayuda profesional para salir del bache …

Quedan más escalones por delante pero no puedo explicar lo que no he vivido en primera persona. Mi compromiso es reescribir y publicar de nuevo el post cuando suba aún más arriba. Hasta el momento lo dejamos aquí

Productividad como camino de desarrollo personal, o si lo prefieres como un skill profesional indispensable para los profesionales del conocimiento, o para todos aquellos que quieran trabajar en un mundo en red. Ya no basta con saber hacer el trabajo ahora además debemos saber organizarnos, saber que queremos y cómo llegar, obligarnos a levantarnos de nuestra butaca de comodidad representada por un trabajo de 9: 00-17:00 que te acaba haciendo creer que todo lo que pasa fuera de la oficina no vale la pena si representa un cambio demasiado pronunciado. ¿Qué tiene que ver esto con lo que tienes que hacer?¿ Con tu actividad? Más de lo que crees, cuando ya controlas lo que haces no te puedes quedar aquí, quieres algo mejor, te planteas cosas que antes ni te habían pasado por la cabeza…

Supongo que la única forma que lo descubras es que te pique el gusanillo de la productividad personal y tires adelante. Ya me contarás como tal te va y si lo has vivido con la misma intensidad que yo.

  • Jordi Sánchez

    David, me he sentido muy identificado con tu artículo. Yo también he pasado por todos los pasos que comentas, lo que no tengo muy claro es en cual estoy. Me parece que he llegado al último que comentas, pero demasiado a menudo caigo atrás y me dejo llevar por el día a día. Tendremos que seguir trabajando y mejorando :)

  • Las fallas continuas representan un golpe interno y emocional muy grande, aquí se explica muy claro, eso afecta la autoconfianza. Por eso hay que elegir con tiempo y análisis los objetivos, para que una vez que se haya definido, se haga todo lo necesario para salir victorioso, si al inicio hay poca disciplina, es mejor comenzar con poco.