Aquesta entrada també està disponible en: Español
Tercer i últim post de la meva sèrie ‘Com treballo’ dedicat a com funciona el meu GTD amb Facilethings i Evernote. L’article no comenta la implementació del mètode perquè l’aplicació em proporciona la infraestructura necessària. Seguiré els cinc passos de la metodologia (recopilar, processar, organitzar, revisar i fer) per explicar que m’aporta l’app en cadascun.
Facilethings és una aplicació GTD nativa, pensada per gestionar el flux d’activitat amb el mètode creat per David Allen, per tant no m’he de preocupar de l’estructura creant llistes, contextos o acomodant projectes, ni de temes implícits movent accions entre llistes arrossegant-les com quan ho implementava amb Evernote.
Evernote s’ha acabat convertint en el meu arxiu i material de suport dels meus projectes. El repositori de contingut i informació del sistema. Més enllà de les tasques de suport continua sent la meva principal Inbox digital gracies als grans recursos per la captura que ofereix.
Un dels principals atractius de Facilethings és la seva integració amb Evernote. Vinculo ambdós comptes relacionant els projectes de l’eina GTD amb una llibreta d’Evernote. Per altra banda continuo desenvolupant les possibilitats de recopilació conjunta…
Recopilar
El meu bloc de notes continua sent incombustible, però si he d’escollir una via digital de captura aquesta és el correu electrònic. Facilethings permet vincular varies direccions de correu al teu compte, emissors des d’un enviar correus amb contingut a una adreça única de captura de la que disposa l’app.
Treballar davant d’un ordinador i per compte aliè converteix el mail en la millor opció. L’aplicació disposa d’un senzill sistema de paraules clau que enriqueix la captura, especificant si el correu es tracta d’una única anotació o processar el seu contingut com a múltiples accions, agrupar-les en un projecte o especificar atributs de context, temps o energia (saber més).
Disposo d’una llibreta d’Evernote enllaçada amb el meu compte d’Facilethings per sincronitzar les notes que s’hi dipositen, convertint-les en accions. Encara estic experimentant amb les opcions de configuració per controlar el flux de la nota a Evernote un cop aquesta ha estat processada en Facilethings. Em permet conservar-la o eliminar-la segons la llista de destinació triada en ser processada.
Per acabar, al final del dia o durant la revisió setmanal transcric les meves anotacions dipositant-les en el sistema de captura de la web de Facilethings. Són els únics moments que capturo des de web de l’aplicació.
Processar i organitzar
Processo al final del dia, abans de la meva revisió diària. Reenvio totes les anotacions i contingut de les meves inbox físiques ( safata de despatx, bloc de notes) i virtuals (Inbox de gmail i Evernote) a la safata d’entrada de Facilethings per activar la seva funcionalitat per processar.
La pantalla és un assistent per ajudar a l’usuari a seguir el flux de GTD i transformar l’anotació. Des de les opcions per classificar l’acció amb context/temps/energia, assignar el projecte al que pertany (creant-lo en aquell mateix moment) o convertir-lo en una rutina…
Quan estic processant puc accedir a la recopilació sense obrir un altra finestra per capturar el anotacions complementaries a les processades, quelcom que facilita l’ús i millora la seva ergonomia.
Acabo enviant l’acció a una llista del sistema segons l’estat en el que es trobi. Si he de canviar l’estat ho puc fer a través del peu de l’acció un cop assentada dins la llista.
Revisar
Un punt fort de l’aplicació. Un sistema de passos per realitzar la revisió setmanal seguint mètode. L’experiència d’usuari és com seguir un assistent d’instal·lació o configuració de qualsevol software, et centra en quelcom específic en cada moment. Fas la revisió sempre de la mateixa manera, permetent-te recopilar en qualsevol moment els detalls que van sorgint.
La funcionalitat te detalls genials com el de permetre filtrar el contingut de la llista Algun dia/Potser segons l’etiqueta/es assignades, discriminant assumptes a curt i llarg termini. Si has enviat una acció a la llista perquè no l’havies de fer aquesta setmana potser t’interessa recuperar-la per realitzar-la durant les següents, ho decidiràs durant la propera revisió setmanal. L’opció t’evita revisar tot el contingut de la llista cada setmana.
Tot i així l’assistent no és suficient. M’ajudo d’una llista de control a Evernote on enumero totes les inbox a revisar (sobretot les de revisió poc freqüent) i els disparadors – recordatoris – que em suggereixen una nova activitat o m’ajuden a definir fronts oberts.
Fer
He definit la meva activitat, ara em toca escollir ‘Quina és la següent acció a realitzar?’ Per contestar la pregunta m’ajudo de diversos sistemes de filtrat:
- Context – Temps – Energia. El sistema d’elecció clàssic de GTD. Filtro per la ubicació o el recurs a utilitzar (context), pel temps que disposo i l’energia. L’aplicació permet reduir la llista d’accions presentada aplicant cadascun dels tres criteris a través de la secció d’etiquetes de la barra lateral i els filtres a la part superior de la llista.
- Segons objectiu o àrea de responsabilitat. Per centrar-nos en una àrea concreta o fer avançar un projecte a la part superior esquerra de la llista d’accions disposem d’un filtre en forma de menú per visualitzar accions segons criteris de perspectiva.
- Per subjecte. Per preparar una reunió amb algú o revisar els assumptes que tenim pendents per un client o organització podem acompanyar l’acció del tag precedit pel simbol (@), @arturlopez, i al clicar-hi ens presentarà totes les accions de la llista actual vinculades amb el subjecte.
No es tracta de funcionalitats trivials, permeten reduir les opcions seguint el cicle marcat per GTD (context > Temps > Energia) cosa que com seguidor de la metodologia aprecio molt. Per no parlar de realitzar el meu treball sense canviar d’ambient. Si em centro en els projectes relacionats amb un mateix objectiu no em cal fer invents obrint vaires finestres obertes al navegador per carregar els diferents projectes, ho gestiono tot des de la llista de pròximes accions.
Altres assumptes
El meu material de referència i suport es diposita a Evernote però últimament utilitzo l’espai referències de Facilethings per acumular anotacions a tenir en compte per projectes a realitzar en el curt termini o assumptes a discutir amb persones. Anoto i ho acompanyo d’etiquetes especifiques tipus #vacances2016 o @JohnDunbar.
Assignant una etiqueta en tinc prou per recuperar tot els detalls que he de tenir en compte abans d’iniciar el projecte.
Administro els meus projectes en el format per defecte, una llista d’accions la primera de les quals es deposita a la llista de pròximes accions de forma automàtica cada cop que completo la precedent.
L’aplicació també disposa d’un mode Kanban per organitzar l’activitat del projecte en columnes A realitzar, En curs i Fet, permetent-me disposar d’una organització visual on puc dipositar més d’una acció a la vegada en la llista de pròximes accions a realitzar per resoldre l’assumpte.
Perspectiva. Hi ha un apartat de perspectiva on definir el propòsit, visió, objectius i àrees de responsabilitat. És quelcom declaratiu però pots agregar als teus projectes un objectiu o àrea de responsabilitat per tal d’usar el sistema de filtrat d’accions per objectiu comentat al pas Fer.
I això és tot. Si voleu provar l’app és de pagament però crec que val la pena. Teniu un mes de prova i com a membre del seu programa d’afiliació ús puc fer arribar un cupó de descompte. (Clica aqui)
