Aquesta entrada també està disponible en: Español
Interfície a la que l’usuari accedeix al validar-se a l’aplicació
Fa unes setmanes em van convidar a conèixer una aplicació per l’administració del flux de treball. El post d’avui és un review realitzat al que ha de ser una aplicació orientada a GTD. Soc partidari d’anar provant diferents aplicacions sobre un tema en concret per veure que ofereixen i quin valor afegit m’aporten, i de pas treure idees per incorpora-les a la meva forma de treballar. Nozbe es caracteritza per la seva facilitat d’ús i la resposta que dóna a algun dels inconvenients que tothom es troba l’hora d’implementar el sistema, es nota que la gent que hi ha darrera sap el que fa. Si practiques GTD, o el vols posar en marxa, dedica 5-10 minuts a aquest post.
Entrar i organitzar les accions
Al entrar per primera vegada a l’aplicació trobem un entorn amb una sola carpeta Bandeja de entrada, hem de definir l’estructura de carpetes que vulguem utilitzar. Cada carpeta equival a un projecte. Alerta amb la limitació de projecte segons tipus de compte (veure final del post), i dins de cadascun podem definir les accions que el composen.
Abans de començar a treballar serà necessari definir els contextos que utilitzem habitualment. En la part inferior dreta de la pantalla podem crear-los entrant la descripció, i si volem assignant-los una icona per fer el seu ús més intuïtiu, una característica present en tota la aplicació, facilitat d’us, immediatesa a l’hora d’entrar les dades, i una especial atenció en els detalls que ajuden a millorar la operativa.
M’ha agradat la forma tant àgil de crear les tasques, nomes escrivint la descripció i prement enter. L’aplicació disposa d’una variant per entrar varies tasques en sèrie, per evitar la pèrdua de temps produïda al repetir un procés de forma reiterada. Un cop entrades ja podem configurar les propietats. Context, data, periodicitat etc…
Pàgina de propietats d’una acció
Fixeu-vos en la imatge i el link que permet convertir una acció en projecte, un altre exemple de com identificar un problema típic i millorar l’experiència d’usuari. Mencionar que se’ns ofereix la possibilitat d’integrar un bookmarklet per entrar tasques des de qualsevol lloc de d’interfície sense tenir que accedir a la carpeta Entrada. Existeix la possibilitat de connectar el nostre compte de Twitter per usar-lo per introduir tasques mentre l’estem utilitzant, útil si es tracta d’una aplicació d’us habitual.
Controlant el flux de treball
Un dels mecanismes més importants, i que pot costar més d’assimilar, és el de la següent acció. Marcar la següent acció a executar de cada projecte és qüestió d’un clic a la icona amb l’estrella. Podem veure totes les accions següents fent clic a l’opció Acciones Siguientes de la pantalla principal.
Una de les propietats importants a l’hora de definir una acció és la data. Al arribar el dia aquesta es convertirà en una acció següent de forma automàtica. Si treballem amb Google Calendar podrem connectar ambdues aplicacions per no haver d’entrar manualment les nostres cites en les dues plataformes.
Connectant amb les teves aplicacions i els teus dispositius
Cadascun dels projectes definits permet adjuntar arxius i notes/comentaris per ser utilitzats com a material de referència i de consulta. L’aplicació ens permet adjuntar-los directament, o importar-los mitjançant una connexió amb Evernote o Dropbox. D’Evernote obtindrem els comentaris i referències, capturant aquelles notes que tinguin un TAG amb el mateix nom del projecte.
Les icones de la part superior dereta s’utilitzen per sincronitzar o desconnectar el projecte d’Evernote
Des de Dropbox captem tots el arxius adjunts que utilitzarem com a material de consulta. En aquet cas ens importarà els arxius de la carpeta que tingui el mateix nom que el projecte. En els dos casos ens demanarà les dades del compte del servei per accedir-hi. Una vegada captades les dades podem optar per desconnectar-los o mantenir els arxius sincronitzats.
Pel que fa als dispositius, Nozbe compta amb aplicacions natives per iPhone i iPad. Actualment s’està desenvolupant aplicacions per altres plataformes com Android i Blackberry.
Treball en equip
GTD és una disciplina de gestió de tasques personals, orientat als assumptes individuals, però per una aplicació seria poc realista oferir un model tancat a un sol usuari. Nozbe ofereix treballar amb equip amb el que ell anomena comptes multiusuari, diverses comptes d’usuari administrades per un compte mestre. Amb aquest sistema podem treballar en equip, delegant tasques a altres membres i coordinant-nos a través del que ells anomenen un taulell de missatges per treballar en equip.
Si sou usuaris, però sobretot si n’heu sigut, us demano que compartiu la vostra opinió amb tots els lectors via comentari. Per acabar comentar-vos que crec que es tracta d’una aplicació fantàstica, si estàs disposat a pagar per ella (vegeu les tarifes), si utilitzeu un compte gratuït veureu que hi ha certes restriccions que limiten el desplegament del nostre sistema. Si voleu comentar alguna qüestió addicional sobre Nozbe ho podeu fer a través del meu compte de twitter @davidtorne
Per altres dubtes sobre productivitat o GTD podeu utilitzar la secció Qüestiona’m
