La versatilitat d’una llibreta

Imatge via jinax sota llicència Creative Commons

M’agradaria dedicar les línies d’avui a una practica que m’ha permès dinamitzar el meu sistema GTD i la meva productivitat. Si la setmana passada parlava de com recopilo durant la meva revisió setmanal, avui parlo de com ha modificat la meva gestió d’accions a realitzar la petita llibreta que porto sempre amb mi. Un costum que inicialment havia de servir per ajudar-me a recopilar s’ha convertit en molt més. En el següent post t’explico com he convertit una inbox de butxaca en una eina per conciliar les tasques professionals i els projectes personals, i com  m’ha ajudat a posar un límit a la feina deixant-me marge per al lleure.

Fa algun temps vaig decidir dur una llibreta amb mi a tot arreu. Un petit bloc que cap en una butxaca, amb espiral de filferro i fulles quadriculades. Res del altre món. Senzill, barat i funcional. La idea era que m’ajudes a recopilar tot el que em passava pel cap durant el dia. Ho vaig estar fent amb Evernote des de el meu terminal mòbil, però no era ni ràpid ni natural. Havia de validar-me en l’aplicació, escriure la nota en un terminal amb teclat a la pantalla el que em feia perdre molt temps, i quedava fora de lloc a l’oficina on semblava que desconnectes de les meves obligacions per fer ves a saber que…

Vaig començar recopilant, escrivint llistes amb totes les ocurrències relacionades amb els meus projectes  i detalls que abans, tal i com venien al cap s’oblidaven. Senzill i pràctic. Teclejo davant del PC amb la meva llibreta al costat, preparada pel que sorgeixi. Al final del dia torno a casa i dedico entre 5 i 10 minuts a passar les notes al Inbox d’Evernote. Ho podria fer directament, tenir oberta la web d’Evernote permanentment i redactar cada cop que se’m acudeixi quelcom, però treballo en una empresa dedicada a les TI. No ens han prohibit de forma explicita l’ús d’aplicacions en el núvol, però ho evito per no generar suspicàcies i per no descentrar-me en excés.

El següent pas va ser utilitzar la llibreta com a gestor portable de les meves següents accions. Un dels grans problemes dels que posem en practica GTD, són els impediments per fusionar les nostres tasques professionals i personals. A l’empresa utilitzo una aplicació de tickets per gestionar la feina, a casa Evernote. Dos aplicacions incompatibles entre si. Però gracies a l’experiència d’una tercera persona vaig poder crear un punt de connexió.

Estava llegint el llibre La setmana laboral de 4 hores de Tim Ferris. L’autor comenta en un punt del llibre que per gestionar les seves tasques diàries utilitza una fulla de la mida d’un quart de foli. Només realitza les tasques que càpiguen en aquest espai, el que l’obliga a distingir entre l’important i el prescindible. Em va semblar una idea genial, i la vaig implantar. La meva llibreta es va convertir en una llista de control del que havia de fer durant el dia, a casa i a la feina. Tasques que tatxava a mesura que completava, donant-me una major consciencia de la meva eficiència. En la llista entren accions dels diferents àmbits de la meva vida, però un cop rebassada la pàgina quedo lliure del compromís i em puc dedicar al lleure, o altres projectes més atzarosos.

Les recomanacions del bloc estan basades en l’experiència personal, però per mi ha representat un pas endavant substancial, de manera que m’atreveixo a convidar-te perquè ho provis, encara que només sigui durant un parell de setmanes, que pots perdre? Fixa’t en tot el que et pot ajudar una llibreta:

  • Recopilar. Idees, accions, possibles projectes, recordatoris…
  • Llista de control de les tasques a realitzar. Crea una guia de següents accions, no hauràs de parar mai per decidir que fas.
  • Crear un punt de contacte entre vida professional i personal.
  • Per estructurar idees. Prendre notes per un post o fer un esquema de tasques per un projecte.
  • Per aprofitar temps morts. Quan tinc 5 minuts lliures em dedico a generar noves idees i analitzar llistes de control ja tancades,  preguntant-me que i perquè ha quedat per fer.
  • Focalitzar la teva atenció en el que estàs fent. Canviar a la web o a un dispositiu mòbil és un trencament massa brusc. Escriure una idea en un paper es com obrir i tancar un interruptor. El salt d’una activitat a una altra té un menor impacte.

Com a conclusió del post m’agradaria destacar la capacitat de l’eina per dinamitzar la meva activitat. He creat un flux de treball on sempre se quina és la següent cosa que he de fer, dins del món professional o del personal.  Es tracta d’un sistema de baixa tecnologia que tothom domina i que pot usar des de el primer dia. Barat i senzill. Prova-ho i explica-m’ho. Segur que tu ja ho apliques o potser ets partidari de les noves tecnologies? Deixa’m un comentari al pots, o envia-me’l via twitter (@davidtorne). Posem en comú la nostra experiència, coneguem alternatives i aprenguem.