Objectius. Dinamitzar el nostre pla de treball

Avui et proposo una practica que m’ajuda a tornar a focalitzar en els meus objectius.  Hi ha èpoques que tot i tenir la meva feina planificada, les accions i projectes que he de completar per continuar avançant cap a les fites que m’he imposat s’aturen.  Aquelles petites tasques  que es filtren a la meva rutina eviten que pugui continuar endavant amb el mateix dinamisme. És frustrant però succeeix, qüestions mal resoltes,  equivocs a l’hora de marcar prioritats, o tasques monòtones del dia a dia  poden portar a la parada tècnica dels meus projectes. Per posar ordre  i arrencar de nou et proposo el senzill procés descrit en les línies següents.

Imatge via Oneras sota llicència Creative Commons

Es tracta d’una sèrie de passos que em permeten ordenar les idees, avaluar que és el realment necessari, organitzar la feina i treure’m del damunt tot allò que no sigui imprescindible fer en les properes setmanes. Tot es redueix en aplicar en ordre els 6 passos:

  • Prioritzo els objectiu més importants. Sovint son aquells a un any vista. La resta de línies de treball queden aturades. Òbviament ho aplico a aquells objectius que em plantejo  jo, no dels que em marquen terceres persones i  sobre els que no tinc total capacitat de decisió.
  • Recopilo totes les tasques que he de realitzar a continuació, per cadascun dels objectius en els quals estic treballant. És una pluja d’idees, un buidat mental que permet treure’m del damunt tot allò que se que tinc pendent però que encara no se quan faré. Preparo una llista per cadascun dels objectius que he escollit en l’anterior pas per tal de no barrejar conceptes.
  • Ordeno els temes pendents en forma de llista. Aconsegueixo definir una  seqüència que puc seguir per tal de reiniciar la meva activitat i recuperar una certa velocitat de creuer.  Potser hi hagi tasques que es puguin realitzar en paral·lel, però l’ordre seqüencial em resulta més senzill d’assimilar de cara als pròxims passos.
  • Tradueixo cadascuna d’aquestes tasques en accions i projectes assimilables pel meu sistema de gestió del flux de treball. Utilitzo GTD i han de complir certes característiques. Tracto cadascuna de les tasques de la llista independentment i faig un esbós de les primeres accions a realitzar, en el cas de tractar-se d’un projecte.
  • Introdueixo tots els projectes i accions en la meva aplicació per a la gestió del flux de treball. Marco com actius els primers projectes de la seqüència i envio a la llista de següents accions les que toquin. Ho deixo tot apunt per començar a FER.
  • Reviso la meva llista de següents accions, traient aquelles que no tenen que veure amb els  projectes que no hagin sortit d’aquest procés i que no tinguin res a veure amb els meus objectius.  Redueix significativament el que he de fer i em permet focalitzar.

A partir d’aquí processo tota la feina en lots setmanals, marcant els projectes que s’han de tirar endavant durant aquella setmana. Aquesta forma d’estratificar la feina em permet anar avançant progressivament .  Una vegada finalitzat el projecte, o l’acció, el següent és posa en marxa.  Una forma practica de focalitzar a diferents nivells de la meva activitat: accions, projectes, objectius.

Segueixo el principi de pensar els meus assumptes. Aclareixo la ment i focalitzo en el que es realment important. Parlant de les revisions que a realitzar sobre la meva activitat, més enllà de la revisió diària o setmanal per mantenir la tensió del flux de treball, necessitem una revisió amb una periodicitat trimestral que ens permeti avaluar el camí cap als nostres objectius i corregir-lo si és necessari. Aquest procés en forma part, i permet tornar a controlar la situació a nivell d’acció i projecte.

Quin és el vostre sistema per planificar la feina, més enllà dels projectes i les accions a realitzar durant les properes setmanes? Penseu sovint en els objectius que us heu marcat? I si és així, quines mètriques (criteris) feu servir per saber que la vostra activitat avança? Deixeu el vostre comentari o feu-me’l arribar per les xarxes socials:

Podem seguir parlant de productivitat personal des del 2.0, em pots trobar a twitter @davidtorne, o a Google+.
Pots fer-me arribar els teus dubtes sobre GTD, Evernote o qualsevol tema relacionat amb la productivitat personal a través de Qüestiona’m