Productivitat sense papers

Podem viure sense paper? No, potser en un futur on la digitalització i la comunicació per mitjans electrònics s’hagin estès a tots els processos de la nostra vida quotidiana. Segur que la utilització d’un suport material per a qualsevol tipus de documentació serà una realitat, però a avui, poc o molt, encara hem de continuar treballant amb ‘paper’. El que si és possible es la reducció del volum de documentació material que gestionem.

El fet de treballar en format digital dinamitza la gestió i l’accés a la nostra documentació. Podem portar-ho tot a sobre i utilitzar-ho sempre que ho necessitem via dispositiu.  Les següents línies repassen la feina a realitzar per reduir la presencia del paper a la teva vida diària.

Imatge via Jonathan D. Blundell sota llicència Creative Commons

Les eines necessàries per passar a ser un digitalitzador son un escàner i un dispositiu mòbil. El primer per acabar amb tot allò que sigui impossible rebre sobre format digital, ja sigui perquè la empresa proveïdora no ho ofereix o per no existir un equivalent en format arxiu (per exemple un manual d’usuari). El dispositiu mòbil, un smartphone o un tablet, és indispensable per  accedir a la teva informació des de qualsevol lloc.

 El segon pas consisteix en aconseguir rebre el màxim de documentació possible en format digital. Les factures de proveïdors de telefonia, Internet i altres serveis generalistes ja ofereixen aquest servei, per no parlar dels rebuts bancaris que la teva entitat t’ofereix rebre en format electrònic (generalment en pdf) pensant en el factor ecològic i sempre de forma desinteressada. Per a la resta serà qüestió de preguntar: Fes una llista de tots els serveis pels quals reps factura periodicament i pregunta, a  través del mail o del espai de contacte de la web del proveidor, si disposen de l’opció de factura digital. Pensa que no tens res a perdre, i el fet de pregunta farà que el proveïdor percebi la qüestió com una nova necessitat dels seus clients.

Per a la resta de documentació que reps i gestiones no et queda cap altra alternativa que fer-ho tu mateix.  Si et pares a pensar en el volum de feina que representa pot ser que t’ofeguis, et recomano que segueixis la següent seqüència per fer el procés més digerible i racional:

  • Decideix quin tipus de documents vols digitalitzar: Només els que reps via correspondència o tot el que facis servir en paper? Incloent manuals, documentació tècnica, targetes de visita, tiquets de compra…
  • Crea una ubicació on dipositar tota la documentació a digitalitzar que es vagi creant durant el teu dia a dia. Deixa els documents en la teva inbox, la safata on recopiles el correu i les notes que generis, i al processar el material mou-ho tot a una carpeta especifica per aquest tipus de treball.
  • Localitza tot el material que tens per casa, o a l’oficina, i que vols digitalitzar. Documentació del teu arxiu en paper a digitalitzar, manuals, altre tipus d’informació com fulletons publicitaris, targetes de clients i altra informació de contacte… tingueu tot localitzable per localitzar-ho quan ho transformis en un document electrònic.
  • Dedica un temps setmanal a digitalitzar el material generat, i una  part de tota la documentació que vols introduir al teu arxiu digital. Reserva una hora cada setmana, converteix-ho en un hàbit. És la única forma d’evitar que el projecte entri en via morta.
  • Centralitza-ho tot en una aplicació. Jo utilitzo Evernote pels seus recursos per a l’organització i la cerca àgil del material. Has d’emmagatzemar-ho al núvol, no et queda més.

Busquem la racionalitat sistema. No ens llencem a una voragine digitalitzadora per acabar amb el paper a les nostres vides. Comencem per digitalitzar la documentació que habitualment utilitzem més, o aquella que es genera amb més quantitat (factures, rebuts…).  La finalitat de començar amb un arxiu parcial és guanyar temps per desenvolupar un sistema de classificació i cerca de la informació. Un cop sapiguem com distribuir els diferents tipus de documents, i la forma com extraure la informació (cerques o altres…) ho estendrem a tota la nostra documentació.

En fases posteriors incorporarem l’escaneig d’altre tipus de material. En faig menció de dos en especials: els manuals i les targetes personals o amb dades de contacte.  Fa poc Jamie Todd Rubbin un ambaixador Evernote em va descobrir una utilitat genial que et pot estalviar molts disgustos i molèsties a l’hora  de trobar manuals d’electrodomèstics i dispositius.

Escaneja el manual i guarda’l a Evernote. Un cop sincronitzada la nota amb el núvol obté l’Evernote link i genera un codi QR a partir d’ell, tens un gran nombre d’aplicacions a la xarxa que et permetran fer-ho. Finalment enganxa el codi QR en un emplaçament discret del electrodomèstic, cada cop que tinguis qualsevol problema i hagis de consultar el manual podràs escanejar el codi amb el teu smartphone i accedir-hi amb un clic.

S’han acabat les emprenyades i moments de frustració per no trobar la referència tècnica quan et fa falta.

Un altre tipus d’informació que em resulta especialment molesta de recopilar i conservar en paper és la de les targetes de visita i els fulletons d’informació. Havia provat de conservar-les en un sobre o en un classificador, però no se com sempre desapareixien. Ara creo una nota – fotografia i les guardo al meu Evernote. Amb el sistema de reconeixement de text i les opcions de cerca puc localitzar el que em fa falta.

Finalment fer menció a la documentació a conservar un cop digitalitzada. Evidentment de les factures que ens arribin en paper i documents legals no ens en  podem desfer, la resta queda al  nostre criteri. Podem optar per guardar-los durant un període de temps determinat, uns 6 mesos per exemple, després ens en podem desfer.

Has iniciat el camí cap a una vida sense paper? Ja sigui amb Evernote o amb qualsevol altre gestor documental, el que importa és tenir clar el com i el que digitalitzar. M’agradaria que compartíssim aquelles qüestions que han sorgit durant el procés, problemes d’operativa i d’usabilitat del sistema, per tal de compartir l’experiència i resoldre dubtes dels lectors del blog. La zona de comentaris esta a la vostra disposició.