Breu manual per retrobar la rutina sense traumes

Continua el mes d’agost però a mi se’m han acabat les vacances, i arriba aquell fatídic moment de tornar a la rutina. D’aquí unes setmanes els diaris i informatius s’ompliran de reportatges sobre el síndrome postvacacional i com reentrar de la forma menys traumàtica possible a la quotidianitat.

La veritat és que per molt que m’agradi la meva feina, desprès d’un període de descompressió, de no patir imposicions i organitzar-te com vulguis i pel que vulguis, tornar al mateix de sempre acaba per afectar la moral de qualsevol. Les següent línies pretenen ser un exercici pràctic de com restar incidència al baixon dels primers dies.

Imatge via Sara Björk sota llicència Creative Commons

Llistes de projectes i accions

Obre una carpeta al teu Evernote, el teu sistema d’arxiu en paper o en mis documentos i aquí emmagatzema tot el que et passi per la ment sobre la feina durant les vacances, aquells episodis en que recordes un detall que has de tenir en compte i que confies recordar al tornar. Escriu-lo en paper i guarda’l.

Abans de tornar  repassa tot el recopilat i crea una llista de projectes a completar i una llista de control d’accions a realitzar el primer dia. La diferencia és que la primera engloba assumptes de certa complexitat – més d’una acció per ser completades – que s’han de reprendre i tancar en els propers dies o setmanes. L’ideal és haver deixat una o varies anotacions abans de marxar de vacances per no oblidar-nos de res i no trobar  sorpreses desagradables al tornar.

La llista de control són accions simples a realitzar durant el primer matí, o primer dia que tornem a la feina: Trucades o mails a clients i altres tasques per reprendre l’activitat  i ajudar a posar-nos en marxa.

Processar i prioritzar

Les llistes anteriors permeten recol·lectar temes que ja estaven arrancats o dels quals ja es te coneixement, però a l’arribar ens trobarem una sèrie de sorpreses potencials que poden trencar la dinàmica de treball que dúiem predefinida des de casa. Principalment el correu electrònic, trucades amb imprevistos i sol·licituds de clients, o altres regalets que t’hagin deixat companys/col·laboradors dels quals t’hauràs d’ocupar tu. La meva proposta per començar el dia seria que t’agafessis una hora o hora i mitja per recopilar tots els inputs del teu entorn, fer una llista i un pla de treball pel primer dia. Durant aquest temps res de trucades i interrupcions, centrar-se en confeccionar un minipla de batalla.

Prioritzem  entre les tasques predefinides i les que ens trobem al arribar. I un cop confeccionada la seqüència comencem per aquelles de major prioritat, intentant acabar-ne una o dos, o com a mínim arribar un acord amb les parts implicades de com es resoldrà i amb quina periodització. Això ens ajudarà a transmetre tranquil·litat i deixar de concebre el tema obert com una urgència.

El factor psicològic

Ja he comentat com resulta de carregós el tornar a començar… Hi ha una sèrie de percepcions que ens castiguen i no et deixen veure la rutina com allò que portes fent durant anys i en el qual et mous amb facilitat i gracia.  La primera és la feina com a restricció de la nostra llibertat, ja no podem fer el que volem. Res més lluny de la veritat, potser ens notem més lligats a un horari i unes obligacions, l’important és ser capaç de percebre el marge de maniobra del que un disposa dins d’aquesta rutina i com l’ha d’organitzar. Ets tu qui s’organitza la seva feina i els seus assumptes? Quin és el grau de decisió en els teus projectes i tasques? I com fas que aquests factors juguin al teu favor…

El segon problema és veure’s sobrepassat per no comptar amb més vacances fins d’aquí un any, o no saber si en podràs tornar a fer durant una temporada més amplia a causa de l’actual conjunció econòmica . El meu consell és viure-ho al dia, quan pensis amb la feina que has de fer front pensa només en la propera jornada.  Més encara, si treballes en jornada partida, focalitza en la primera part de la jornada. El kit de la qüestió és centrar-nos en una petita porció de la nostra activitat setmanal i en les preocupacions que s’emmarquen dins aquest límit temporal. La resta queda forà, a la esperà d’entrar en la nova unitat temporal a processar.

Per fer-ho cal organitzar la setmana i tenir un planning que et permeti no oblidar res del que has de fer. Una vegada vegis que això resulta factible i que el sistema es guanyi la teva confiança, no necessitaràs tanta energia i autocontrol per mantenir-te centrat només en els assumptes ha fer en les properes hores. A mesura que passin els dies podràs aixecar el nivell de perspectiva sense que això suposi quelcom traumàtic.

Si necessites motivació buscat quelcom nou en que fer sense caure en la trampa dels bons propòsits. Sempre recomano fixar-se objectius a un any vista i treballar-hi de forma continua, reempren l’activitat, si vols quelcom nou (i practiques GTD) busca en la llista Algún dia i tria quelcom que et diverteixi i t’il·lusioni. No caiguis en l’error d’iniciar varies coses a la vegada, t’acabaràs saturant i la solució serà pitjor que el problema, hem d’evitar el factor col·leccionable en fascicles (t’has fixat que sempre apareixen durant el mes de setembre). Trobem una espurna que ens permeti arrencar amb més alegria.

Tots tenim una rutina diferent, una ocupació diferent, però curiosament el que ens trobem desprès de les vacances en el fons no difereix molt, perquè serà? Espero no haver donat mal rollo a qui encara estigui de vacances però recordeu que la tornada és quelcom innevitable ;-) Si tens algun as a la màniga per fer més planera la reentrada et convidem (els lectors i jo) a deixar-lo en forma de comentari.