GTD, una resposta als forats negres de la teva productivitat

Resilencia y frustración

Per què utilitzar una metodologia? Una metodologia no soluciona res per si mateixa, si no comptem amb l’experiència de la pràctica continuada. Aquesta ens dota de la capacitat de resoldre problemes, afrontar situacions i crear plans d’actuació. Les següents línies pretenen ser un exemple de com un mètode com GTD pot ajudar a afrontar problemes comuns. Per a cadascuna d’elles es presenten punts de resposta, ampliables a través dels enllaços.

Sovint oblido cites i compromisos

No només els marcats en l’agenda com una reunió o un acte al que assistir, també les dates d’entrega de projectes causen mals de cap. Si no t’adones amb prou antelació d’una data clau que requereix una certa carrega de treball, et veuràs obligat a acabar aquest assumpte en un espai de temps més comprimit. El fet de treballar sota pressió, amb temps limitat provocarà una trobada no desitjada amb l’estrès i la realització d’una entrega minvada de qualitat.

  1. Registra-ho tot, envia-ho a una safata d’entrada i un cop al dia processa-ho. És el moment d’introduir les noves entrades a l’agenda. És l’única forma de dedicar l’atenció suficient per mantenir al dia la nostra agenda.
  2. Comença per una revisió diària del que has de fer l’endemà. Tasques imprescindibles a acabar i un repàs a la teva agenda. Refresques la memòria, i mentalment remarques l’indispensable.
  3. La revisió setmanal, al final de la setmana et permet revisar la teva agenda setmanes vista i anticipar moments clau com dates d’entrega o l’inici d’un nou assumpte, prevenint possibles problemes i preparant accions per no quedar en fora de joc.

Em sento sobrepassat per la feina i les responsabilitats

No creus que puguis donar un cop de timó a la situació actual encarrilant-la de nou.  Cada nova tasca o imprevist es una carrega addicional que incrementar la pressió que tens sobre el pit. Conceps cada nova acció a realitzar com un problema i no com quelcom que s’ha d’acabar. Perds la perspectiva, ja ni tant sols et planteges en parar i replantejar la situació, només aspires a acabar la teva jornada.

  1. Perceps els teus problemes com un tot homogeni i compacte. Desglossa la teva activitat en un sistema de llistes per veure-la com quelcom abastable a través de les accions i projectes.
  2. Posa en marxa els 5 hàbits (recopilar, processar, organitzar, revisar i fer). Comença amb una gran recopilació inicial, anota tot el que tens pendent, recull tot el que has de posar en ordre i envia-ho a la teva inbox.
  3. Un cop recollit, processa tot el material cosa per cosa, i pren una decisió sobre tot el que s’ha de fer. Estructura el que s’ha de fer en accions i projectes, enviant el més imminent a la llista de següents accions.
  4. Centra’t en la llista de següents accions.

Tinc la sensació de ser arrossegat per les circumstancies

Et centres en el més immediat, el dia a dia. Si tot va bé és força agradable, el problema arriba quan aixeques la vista i mires més enllà de l’activitat ordinària:

No hi ha res, boira, com a molt il·lusions i desitjos poc realistes.

Si les coses van malament et trobes amb el cul enlaire sense esperar-t’ho. Si et quedes sense feina hauràs d’ocupar-te en solucionar el més immediat però si comptes amb objectius ben acotats tens algun lloc on agafar-te.

  1. Mantén-te proactiu. Preocupat de que els teus assumptes pendents no es converteixin en problemes. Identifica’ls (revisió diaria-setmanal), tradueix-los accions i envia’ls a la teva inbox per ser processats i introduïts al sistema de llistes.
  2. Crea un gràfic amb les teves àrees de responsabilitat per ajudar-te a realitzar el primer punt. Repassa cada zona  i extreu-ne els punts conflictius
  3. Comença per marcar-te un objectiu a un  o dos anys vista, de forma realista i pragmàtica. Treballa donant prioritat a les accions i projectes que se’n derivin, és la teva primera gran batalla.
  4. Dedica temps a estudiar els teus valors com a persona i com a professional. Crea una visió de futur, contesta a la pregunta com m’agradaria que fos la meva vida d’aquí 5 anys…

Enredereixo tasques compulsivament

Gestiones el teu flux de treball, la teva agenda i et trobes que determinades tasques s’enquisten a la llista de pendents. Trigues molt en treure-te-les de sobre i quan ho fas és a corre-cuita, a disgust i amb una evident falta d’atenció al detall. Has intentat evitar-ho marcant la prioritat de la tasca, destacant-la per damunt de la resta, però no hi ha manera.

  1. Elimina els sistemes de priorització per triar una tasca. Decideix que faràs escollint el context en que et trobes ara, del temps i l’energia que disposes. La resta vindrà sola.
  2. Identifica durant la revisió setmanal les accions i projectes que costa acabar. Pren una decisió, replanteja l’acció, motiva’t recordant la finalitat del projecte i si cal, torna a recorre a la planificació natural per replantejar el tema

Em costa prioritzar

De fet prioritzar no és el teu fort. Has intentat establir un sistema per destacar les tasques més importants, però les interrupcions, les urgències t’ofeguen. I quan no son els imprevistos ho fa la simple desgana, pel que sigui et desdius dels criteris marcats i acabes donant resposta al més immediat. Molts dies t’adones que te’n vas a casa deixant les mateixes tasques ‘importants’ a la llista.

  1. Crea una infraestructura productiva, definint les teves fites i responsabilitats. Aquesta serà la guia que marqui les teves prioritats (veure exemple)
  2. Ocupat de no deixar vèncer dates límit i d’entrega
  3. Ocupa’t de les teves àrees de responsabilitat
  4. No oblidis que la línea entre el que és personal i professional no existeix

Imatge via jazbecksota llicència Creative Commons