5 trampas para tu productividad

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En este camino iniciado hace meses con el objetivo de mejorar mi eficiencia y productividad, la trayectoria no ha sido siempre ascendente. He caído en baches que me han hecho retroceder, trampas que han hecho reaparecer viejas costumbres –vicios – que corroe mi trabajo y calidad de vida. Es importante tener presente que no solucionaremos todos nuestros problemas de la noche a la mañana, y que habrá veces que daremos algún paso atrás. Sólo deciros dos cosas, si asumimos el error in aprendemos nuestra convicción crecerá a la hora de afrontar los mismos retos en un futuro. La segunda, tener siempre presente las trampas que te menciono a continuación. No son todas, pero son las más comunes a la hora de engancharnos para retornarnos a los viejos hábitos.

  1. Verificar repetidas veces nuestro correo durante el día. No se que tendrá pero el magnetismo de la bandeja de entrada puede llegar a niveles patológicos. Conozco gente que descarga el correo una vez cada 20 minutos… Para volver a caer en esa costumbre hace falta que seamos débiles una vez y accedemos al correo fuera de los momentos marcados (máximo 2 veces día) para salirnos del buen camino, i a partir de aquí resulta más fácil aumentar la frecuencia de consulta. Perdonad el símil pero para mí es el equivalente productivo al consumo tabaco.
  2. Llenar nuestro tiempo con tareas poco importantes para crear una falsa sensación de productividad. Ante tareas importantes, pero a veces difíciles y extensas, podemos preferir dejarlas de lado durante un momento para hacer alguna de menor importancia que podamos terminar fácilmente. Al terminarlas obtenemos una sensación gratificante, de recompensa por haber terminado algo. Hemos hecho cosas y creamos una falsa sensación de productividad, falsa porque nuestras tareas clave siguen a medias.
  3. Dejar de recopilar de forma esporádica. Volvemos a cometer el viejo error contra el que lucha GTD, confiar en la mente para almacenar cuestiones que se convierten en una carga o que simplemente se olvidan. Nos viene a la cabeza una idea y por la pereza de apuntárnosla, o porque estamos haciendo otra cosa, lo aplazamos y confiamos en la memoria. Vamos contra uno de los principios de GTD, liberar la mente de temas innecesarios, además de arriesgar su posterior procesado debido a un más que probable olvido. Si esta mala costumbre esporádica se vuelve permanente, saliendo de casa sin papel y lápiz para apuntar, volveremos al punto de partida.
  4. Decantarnos por herramientas de trabajo que nos resultan más atractivas que efectivas. Un Smartphone siempre tendrá muchas más funcionalidades que una libreta y un bolígrafo, pero nunca resultará tan efectiva a la hora de recopilar. No nos dejemos deslumbrar por la sofisticación de los gadgets. Del mismo modo, también es una mala costumbre saltar de una aplicación a otra para realizar una tarea determinada, como por ejemplo nuestro gestor de tareas para GTD. La podemos probar y nos puede seducir, pero antes de tirarnos a la piscina debemos reflexionar. Pensemos en todas las funcionalidades que utilizamos y si la nueva aplicación las cubre, y si no es así parémonos a valorar si vale la pena hacer el cambio.
  5. Abandonar la costumbre de realizar listas para nuestras tareas. Me refiero a listas para las pequeñas tareas, o listas de control para tareas periódicas. Si utilizarlas sistematiza el proceso, dejarlas de lado da lugar a olvidos y descuidos. Si dejamos de utilizar la lista de tareas clave, con las tareas más importantes del día, ayudamos a producir una situación como la descrita en el punto 2 (Rellenar nuestro tiempo con tareas poco importantes) o generar situaciones de multitarea –sin hacerlo voluntariamente– abriendo diferentes temas, y saltando algún otro por falta de motivación o porque dependemos de terceras personas. La falta de una lista nos priva de una guía que podamos consultar y tener presente para orientarnos.

Si os fijáis todos los puntos tienen algo en común: Rotura de hábitos que ya habíamos puesto en marcha. Parecen cuestiones inofensivas, pero el hecho de ceder o perder el autocontrol, puede llevarnos gradualmente a un estado anterior.  ¿Te acuerdas cuando perder el tiempo no resultaba excesivamente importante? ¿Cuándo medías tu trabajo por la cantidad de temas despachados, y no por su importancia o por la calidad del trabajo realizado? Caer es fácil, incluso normal diría, pero repito que si somos capaces de sobreponernos reconducir la situación y aprender, nuestra convicción saldrá reforzada. ¿Y tú qué opinas? ¿Te has encontrado en alguna situación como estas alguna vez? ¿Cuál es la trampa que más te ha costado dejar atrás? Deja tu comentario, o envíamelo a través de twitter a @davidtorne : )