Aquesta entrada també està disponible en: Español
No t’enganyaré. Aplicar GTD al 100% és complex. Cal temps per fer-nos amb els nous hàbits que imposa el sistema.
Ens imposa una nova forma de treballar. Ens canvia en molts aspectes i a vegades fins i tot ens desborda.
Cal un gir tan profund a la teva vida?
El mateix David Allen ens diu a “Organizate con eficacia” que encara que no aconseguim implementar el sistema al 100%, encara que només fem nostres una o dues idees, millorarem la nostra productivitat.
Darrere #GTD s'hi amaguen una sèrie de principis bàsics per a la productivitat personal Click To Tweet
Sent seriosos et diré que sense esforç no hi ha guany, allò de “no pain no gain”. Cal una inversió mínima d’energia i compromís per aconseguir alguna cosa tangible. Inverteix aquest capital inicial en entendre i aplicar al teu propi sistema els principis bàsics.
Vull millorar la meva efectivitat, la meva forma de fer les coses. Fer-les millor, o simplement aconseguir fer-les. He intentat seguir els consells que dones al teu blog per treballar amb GTD però ha sigut impossible. Anoto el que sorgeix i treballo amb el sistema de llistes però hi ha coses que em costen molt com processar al final del dia o fer les revisions. He aconseguit treballar durant unes setmanes així però ho he acabat deixant. Dedico més temps a organitzar-me que a fer les coses que tinc pendents. Soc un desastre o aquest el sistema no és per mi?
Et sona aquesta historia?
No ets un desastre creu-me. Tots ens hem sentit sobrepassats seguint pas a pas la metodologia del senyor Allen. Potser no et cal tot el que ofereix, potser pots començar amb quelcom menys ambiciós…
Pots deixar de banda GTD però el teu sistema ha de seguir unes pautes per que et generin valor:
1. Evitar la reacció i la presa de decisions en calent
Quan t’arriba qualsevol assumpte i prens una decisió al moment interromps la teva activitat. Dediques energia a canviar el focus d’atenció en el nou assumpte. Una petita fuga d’eficàcia personal.
“Al final del dia tots els petits dispendis resten més del que sembla”
Si a més no disposes de la serenitat adequada… Estàs enfadat, trist o simplement cansat… És probable que prenguis una mala decisió.
Si et proposen participar en un projecte personal o professional en un moment d’eufòria és probable que prenguis la decisió sense tenir en compte tot el que implica:
El temps real del que disposaràs, les renuncies que hauràs de realitzar, els beneficis indirectes ( oportunitats, contactes i bons moments) que et pot proporcionar.
Demorar la decisió unes hores o uns dies ajuda a decidir de forma més assertiva.
Per això són tant importants els hàbits de capturar i transformar tot el que tinguis a les teves safates d’entrada.
Disposes d’una via per evitar les interrupcions i saps que al processar dedicaràs tota la teva atenció a prendre les decisions oportunes amb les condicions adequades.
2. Revisar/reflexionar sobre els teus assumptes
Necessites revisar de forma sistemàtica els teus assumptes.
Revisar sempre al mateix moment i amb els mateixos criteris. Crear un procés senzill i funcional:
- Una revisió diària de 10 minuts per revisar que has fet avui i que faràs demà.
- Una revisió setmanal per revisar el sistema de llistes, decidir en que treballaràs la setmana vinent i revisar l’agenda a 4-6 setmanes vista.
Realitzant-les sempre en el mateix moment (del dia i la setmana) i seguint sempre els mateixos punts (crea una checklist).
Renunciar a revisar vol dir perdre la perspectiva del que has de fer a continuació i acceptar la degradació del teu sistema de llistes.
3. Llistes d’accions ajustades a la realitat
No perdis el temps pensant i repensant el teu sistema de llistes. Crea un sistema de llistes que s’ajusti a la teva realitat i centra’t en la teva activitat.
“Treballar en el teu sistema de llistes dona sensació de control però no t’aporta res en concret”
Aquí tens unes idees sobre com muntar el teu sistema de llistes amb GTD, Autofocus, o un de personalitzat segons les necessitats.
Busca un suport/eina per implementar-lo. El que sigui més senzill i directe per a tu: Paper i bolígraf, una eina senzilla o quelcom específic per un mètode personalitzat.
Qui soluciona els teus problemes ets tu, la tecnologia només és un mitja Click To Tweet
4. Saber que fer segons el moment
Canvies la forma com et relaciones amb la teva activitat i això inclou com la dus a terme. Segons la teva energia -capacitat d’atenció i concentració – en un moment concret pots assumir unes tasques o unes altres.
Divideix la teva llista d’accions segons la seva exigència (alta, mitja, baixa) per a que et serveixi de guia de que fer segons el teu estat durant els diferents moments del dia.
Crea una llista de petites accions que puguis fer en qualsevol moment, per omplir buits en la teva jornada.
5. Posa’t límits
El meu últim consell està fora del que seria el teu sistema de productivitat.
Imposat límits a la teva activitat, no deixar que la feina envaeixi tota la resta ni caure en la trampa de mantenir-te ocupat malaguanyant temps de qualitat per l’esbargiment.
Fixa senyals per deixar de treballar. Poden ser alarmes, la revisió al final del dia… Un marcador que t’indica que has de parar ja.
Saber desenganxar-se de l’activitat cada dia, descansar durant el cap de setmana és tant important com l’activitat en si.
Photo by valor kopeny on Unsplash
