El correu electrònic et fa sentir miserable, igual que la missatgeria i tots el mitjans asíncrons de comunicació.Són un factor de risc per la teva productivitat. Distraccions, fragmentació de l’atenció i el maleït FOMO.

Al dur-ho a la vida professional  es transforma en estrés i en quelcom més seriós.  Citant a Carl Newport l’email ens ha fet miserables.

"Les persones necessiten tecnologies que s'adaptin i millorin la seva condició humana" – @davidtorne Click To Tweet

Parlem de com hem creat una forma inhumana de col·laborar i com podem revertir-ho.

El correu electrònic et fa sentir miserable. Perquè?

El mail genera alts nivells d’estrés. Fins i tot limitar l’accés a l’email a una o dues vegades al dia pot ser contraproduent per aquelles persones amb tendència neuròtica, els quals tenen tendència a creure que els missatges que estan rebent – i no gestionaran fins la propera  consulta – són tots urgents.

"Les organitzacions haurien de esforçar-se en reduir el flux de correus electrònics" – @davidtorne Click To Tweet

Ansietat, frustració i fins i tot tristesa.

El fet d’estar permanentment connectats ens fa miserables i això ens fa treballar pitjor.

En major o menor grau ens passa a tots els treballadors del coneixement. Ja sigui amb email, aplicacions de missatgeria, apps de canals de comunicació tipus slack o fins i tot amb l’aplicació de tickets des de la que rebem els requeriments de feina per part de la nostra direcció.

Un problema de tots

Es considera una qüestió a gestionar de forma individual. Un problema d’hàbits, fins i tot un d’adaptabilitat o de caràcter. El pes recau sobre cadascú, invisibilitzant un problema cultural (corporatiu o de cultura empresarial).

Clients, proveïdors, companys de feina confien en tu, saben que et faràs càrrec del que et demanen en el seu missatge, manteniu una relació de qualitat i amb un cert grau de confiança, saps que no esperen una resposta immediata i tot i així la sensació d’ansietat no desapareix.

Pressió evolutiva

La pressió evolutiva està per sobre de la raó. Saps que perdre’t un missatge, una trucada, no és un drama – ho pots atendre a posteriori – però portem pre-programada als nostres gens la necessitat de no deixar perdre cap connexió.

El fet de mantenir una xarxa social (real) amb vincles forts entre els nostres coneguts més propers i recompensar les interaccions per ampliar-la ens ha dut a l’èxit com a espècie per això quan ens perdem una trucada o un mail (connexió de baixa qualitat) també patim. És un incentiu negatiu.

Solucionar-ho des de la productivitat personal

En aquest blog i en molts d’altres sobre eficàcia personal podràs llegir sobre mètodes per gestionar el teu correu (Inbox Zero) o com crear un flux òptim per processar la safata d’entrada i convertir els correus que ho necessitin en accions a GTD.

"L'individu només pot tractar els símptomes, no pot curar la malaltia del email" @davidtorne Click To Tweet

Es un problema a nivell d’organització. Si reps un gran nombre de correus gestionar-los millor te un recorregut limitat.

És necessari rebre tants correus? Pots tallar-ne el flux?  D’alguns segur que si però no de la majoria.

La bala de plata

Vivim en un temps on per cada problema hi ha una App que intenta solucionar-lo.

Des d’aplicacions innovadores que  gestionen el teu email d’una forma diferent fins a invents del TBO que et permeten autoarxivar els teus emails amb regles definides des de el teu gestor.

Newport menciona Thrive l’aplicació creada per Adriana Hufftington. Una aplicació a mig camí entre panell de control i bloquejador d’aplicacions que ofereix funcionalitats addicionals per combatre el FOMO:

Un mode “vacances” on s’eliminen els correus rebuts i s’avisa a l’emissor que l’ha de reenviar a partir del teu dia de reincorporació; Suma-hi un mode bloqueig que t’envia una notificació amb tot el que t’has perdut mentre t’has desconnectat.

Proporciona un alleujament temporal però continues carregant amb el mateix pes quan s’acaba el període de gracia.

Que podem fer per recuperar el control?

La solució passa per estimular un nou sistema de comunicació més respectuós amb la persona, evitant la comunicació asíncrona quan es pugui i prioritzant el contacte cara a cara. 

Transparència i agilitat dins l’equip

En el cas d’organitzacions on es genera un gran flux intern de correu per temes de coordinació el millor podria ser implantar una metodologia àgil.

Crear un espai on  tothom pugui identificar qui treballa en que i com li va. Un kanban. Combinat amb reunions curtes on els nostres companys ens posin al dia de com va tot, dels problemes que tenen i com podem ajudar-los.    

Implantar una metodologia àgil pot millorar la coordinació del equip.

El cost a nivell econòmic d’implantar el nou sistema pot semblar no assumible.  Al cost econòmic però, s’hi ha de sumar el temps perdut atenent comunicacions i en malentesos per una comunicació impersonal,  més el deteriorament de rendiment per l’estrès i el fet de sentir-se miserable de forma continuada.

Sumant el cost ocult la cosa canvia.

Resoldre cara a cara

Jo treballo en una empresa on tot l’equip de programació esta en una mateixa sala i tots ens veiem la cara. El tamany i l’organització interna de l’empresa facilita la resolució cara a cara.

En canvi en grans organitzacions on no existeix aquesta familiaritat, ni aquestes facilitats, sovint s’envia un correu o un slack per resoldre qualsevol qüestió.  Coses de la connexió permanent i les comunicacions sense fricció.

Un pot trobar la seva safata d’entrada inundada de correus.

Per evitar coses com aquesta l’empresa Basecamp fa ús d’horaris preprogramats on qualsevol treballador pot “visitar” als seus companys  per solucionar qüestions cara a cara. Si algú de l’empresa te una pregunta per a un tècnic no pot enviar mails, s’ha de passar per la seva oficina a una hora preestablerta per fer-li la pregunta en persona.

Per a clients i proveïdors

Si el problema no és amb els emails interns de l’organització sinó amb els correus rebuts de clients i proveïdors, l’alternativa passa per deixar d’assignar un correu a cadascun dels treballadors.

En el seu lloc els correus s’assignen per  una qüestió concreta, un departament o un producte per exemple. S’assigna la gestió de cadascun dels comptes a varies persones el que disminueix molt l’angoixa generada.

La comunicació asíncrona, sense friccions és eficient però no es eficaç. Som persones no  dispositius electrònics. No necessitem tanta immediatesa si això ens descentra i ens perjudica anímicament.

Hem teixit un sistema de comunicacions que en lloc d’ajudar-nos i millorar la nostra condició ens llasta i ens converteix en la piloteta del pong. Rebotant d’un lloc a un altre. Hem de replantejar  com usem l’email, no a nivell individual sinó a un nivell global.

– Aquest post es base en l’article de Cal Newport “L’email ens fa miserables” i el paper “Email Duration, Batching and Self-interruption: Patterns of Email Use on Productivity and Stress

Photo by Thanhy Nguyen on Unsplash

Opt In Image
Llista privada
Els artícles directe a la teva safata d'entrada

 

Articles del blog + Newsletter amb contingut exclusiu al teu mail.

Rep l'ebook 'Els meus objectius. De la idea a la realitat' de regal per aprendre a definir les teves fites.