El correo electrónico te hace sentir miserable, al igual que la mensajería y todos los medios asíncronos de comunicació. Són un factor de riesgo para tu productividad. Distracciones, fragmentación de la atención y el maldito FOMO.

Al llevarlo a la vida profesional se transforma en estrés y en algo más serio. Citando a Carl Newport el email nos ha hecho miserables.

"Las personas necesitan tecnologías que se adapten y mejoren su condición humana" – @davidtorne Clic para tuitear

Hablamos de cómo hemos creado una forma inhumana de colaborar y de cómo enmendar-lo.

El correo electrónico te hace sentir miserable ¿Porque?

El mail genera altos niveles de estrés. Incluso limitar el acceso a una o dos veces al día puede ser contraproducente para aquellas personas con tendencia neurótica, los que tienen tendencia a creer que los mensajes que están recibiendo – y no gestionarán hasta la próxima  consulta – son todos urgentes.

"Las organizaciones deberían esforzarse en reducir el flujo de correos electrónicos" Clic para tuitear

Ansiedad, frustración e incluso tristeza.

El hecho de estar permanentemente conectados nos hace miserables y eso nos hace trabajar peor.

En mayor o menor grado nos pasa a todos los trabajadores del conocimiento. Ya sea con email, aplicaciones de mensajería, apps de canales de comunicación tipo Slack o incluso con la aplicación de tickets desde la que recibimos los requerimientos de trabajo por parte de la dirección.

Un problema de todos

Se considera una cuestión a gestionar de forma individual. Un problema de hábitos, incluso un de adaptabilidad o de carácter. El peso recae sobre el individuo, invisibilizando un problema cultural (corporativo o de cultura empresarial).

Clientes, proveedores, compañeros de trabajo confían en ti, saben que te harás cargo de lo que te piden en su mensaje, mantenéis una relación con de calidad y cierto grado de confianza, sabes que no esperan una respuesta inmediata y aún así la sensación de ansiedad no desaparece.

Presión evolutiva

La presión evolutiva está por encima de la razón. Sabes que perderte un mensaje, una llamada, no es un drama – lo puedes atender a posteriori – pero llevamos pre-programada en nuestros genes la necesidad de no dejar perder ninguna conexión.

El hecho de mantener una red social (real) con vínculos fuertes entre nuestros conocidos más cercanos y recompensar las interacciones para ampliarla nos ha llevado al éxito como especie, por eso cuando nos perdemos una llamada o un mail (conexión de baja calidad) se  traduce en sufrimiento, en un incentivo negativo.

Solucionarlo desde la productividad personal

En este blog y en muchos otros sobre eficacia personal podrás leer sobre métodos para gestionar tu correo (Inbox Zero) o cómo crear un flujo óptimo para procesar la bandeja de entrada y convertir los correos que lo necesiten en acciones a GTD.

"El individuo sólo puede tratar los síntomas, no puede curar la enfermedad del email" – @davidtorne Clic para tuitear

Es un problema a nivel de organización. Si recibes un gran número de correos gestionarlos mejor tiene un recorrido limitado.

¿Es necesario recibir tantos correos? ¿Puedes cortar el flujo? De algunos seguro que si pero no de la mayoría.

La bala de plata

Vivimos en un tiempo donde para cada problema hay una App que intenta solucionarlo.

Desde aplicaciones innovadoras que gestionan tu email de una forma diferente hasta inventos del TBO que te permiten autoarchivar tus emails con reglas definidas desde tu gestor.

Newport menciona Thrive la aplicación creada por Adriana Hufftington. Una aplicación a medio camino entre panel de control y bloqueador de aplicaciones que ofrece funcionalidades adicionales para combatir el FOMO:

Un modo “vacaciones” donde se eliminan los correos recibidos y se avisa al emisor que debe reenviar a partir de tu día de reincorporación;  Sumado a un modo bloqueo que te envía una notificación con todo lo que te has perdido mientras te has desconectado.

Proporciona un alivio temporal pero sigues cargando con el mismo peso cuando se acaba el periodo de gracia.

¿Qué podemos hacer para recuperar el control?

La solución pasa por estimular un nuevo sistema de comunicación más respetuoso con la persona, evitando la comunicación asíncrona cuando se pueda y priorizando el contacto cara a cara.

Transparencia y agilidad dentro del equipo

En el caso de organizaciones donde se genera un gran flujo interno de correo para temas de coordinación lo mejor podría ser implantar una metodología ágil.

Crear un espacio donde todos puedan identificar quién trabaja en que y como le va. Un kanban. Combinado con reuniones cortas donde nuestros compañeros nos pongan al día de cómo va todo, de los problemas que tienen y cómo podemos ayudarles.

“Implantar una metodología ágil puede mejorar la coordinación del equipo”

El coste a nivel económico de implantar el nuevo sistema puede parecer no asumible. Al coste económico hay que sumar el tiempo perdido atendiendo comunicaciones y en malentendidos por una comunicación impersonal, más el deterioro de rendimiento por el estrés y el hecho de sentirse miserable de forma continuada.

Sumando el coste oculto la cosa cambia.

Resolver cara a cara

Yo trabajo en una empresa donde todo el equipo de programación está en una misma sala y todos nos vemos la cara. El tamaño y la organización interna de la empresa facilita la resolución cara a cara.

En cambio en grandes organizaciones donde no existe esta familiaridad, ni estas facilidades, a menudo se envía un correo o un Slack para resolver cualquier cuestión. Cosas de la conexión permanente y las comunicaciones sin fricción.

Uno puede encontrar su bandeja de entrada inundada de correos.

Para evitar cosas como esta la empresa Basecamp hace uso de horarios preprogramados donde cualquier trabajador puede “visitar” a sus compañeros para solucionar cuestiones cara a cara. Si alguien de la empresa tiene una pregunta para un técnico no puede enviar mails, hay que pasar por su oficina a una hora preestablecida para hacerle la pregunta en persona.

Para clientes y proveedores

Si el problema no es con los emails internos de la organización sino con los correos recibidos de clientes y proveedores, la alternativa pasa por dejar de asignar un correo a cada uno de los trabajadores.

En su lugar los correos asignan por una cuestión concreta, un departamento o un producto por ejemplo. Se asigna la gestión de cada uno de las cuentas a varias personas lo que disminuye mucho la angustia generada.

La comunicación asíncrona, sin fricciones es eficiente pero no es eficaz. Somos personas no dispositivos electrónicos. No necesitamos tanta inmediatez si eso nos descentra y nos perjudica anímicamente.

Hemos tejido un sistema de comunicaciones que en lugar de ayudarnos y mejorar nuestra condición nos lastra y nos convierte en la pelotita del pong. Rebotando de un lugar a otro. Debemos replantear cómo usamos el email, no a nivel individual sino a un nivel global.

Este post se basa en el artículo de Cal Newport “L’email ens fa miserables” y en el estudio “Email Duration, Batching and Self-interruption: Patterns of Email Use on Productivity and Stress

Photo by Thanhy Nguyen on Unsplash

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