Típics errors al implementar GTD

Imatge via 30heme sota llicència Creative Commons

Com a final per a la sèrie de posts sobre la  implementació del mètode GTD, voldria fer un repàs als problemes més comuns que pot trobar un rookie. Males interpretacions dels conceptes bàsics d’aquesta disciplina poden portar a la pèrdua d’efectivitat a l’hora d’aplicar-la, o al seu abandonament en cas de caure en massa sots com els que a continuació es presenten.

Definició de les tasques. S’ha de ser precís i concís a l’hora de redactar les tasques. En una frase, hem de resumir l’acció a realitzar. Tasques com: Buscar informació crear empresa, Treballar en el disseny de la web són dos exemples d’inconcreció que no defineixen    on comença i on s’acaba l’acció.

Atomitzar els projectes. Els projectes han de ser tasques composades de varies accions físiques. No podem definir un projecte com El meu blog,Disseny de la imatge corporativa, hem de crear projectes més específics: Publicar post sobre la pel·lícula la red social, on cadascun dels passos per realitzar-lo seria una tasca del projecte. Només així aconseguirem avançar cap a les nostres metes sense perdre’ns –o desviar-nos – pel camí.

Ús de les llistes per arxivar. En els projectes, sobretot en els primers intents d’implementar el seu seguiment en GTD, deixava una o dues notes definitòries del projecte o amb material de consulta essencial dins la llista, per tenir-los a ma. Barrejar material de consulta i tasques a realitzar crea confusió, i corromp el sistema difuminant la línia entre arxius i tasques.

No dur alguna eina per recopilar a sobre durant tot el dia. Les idees venen i van, i  a vegades no tornen. Pensem que les podem retenir en la memòria, però això va contra la filosofia GTD: Buidar la nostra ment de carregues innecessàries. El fet de dur una petita llibreta ens evitarà oblits i la posterior frustració  al notar que se’ns ha escapat alguna bona idea.

Com a extensió de l’anterior punt  mencionar el fet de comptar amb eines adequades. Comptar amb una aplicació/eina per recopilar totes les ocurrències que vulguem transformar en accions, i tenir a ma calendari o agenda per anotar els nostres compromisos i events, que siguin senzills d’utilitzar és bàsic per continuar treballant amb GTD, i afiançar-ne l’ús. Exemple: Implementar GTD amb una aplicació informàtica quan no es te facilitat amb els ordinadors pot ser un entrebanc insalvable.

Un altre dels paranys per als iniciats en GTD és el de sobrecarregar la llista Pròxim/Següent amb un nombre de tasques excessiu. El fet de crear una llista que sembla no acabar-se desmotiva, si a més sabem que algunes d’aquestes no és faran en els pròxims dies, sino que es solucionaran en el període d’una, o varies, setmanes pot convertir-se en quelcom similar a un arxiu de tasques a curt termini. Hem de conèixer les nostres limitacions, fixar un màxim de tasques i treballar amb varies llistes per diferents tipus de tasques són solucions per evitat aquest costum.

Se’ns dubte un dels pitjors errors en el que un pot caure és el de no prendre’s prou seriosament la revisió setmanal. No dedicar-li un temps predeterminat, no programar-la correctament -evitant interrupcions- pot acabar convertint aquest moment clau en una acció superficial i sense cap valor. Un moment per reordenar els nostres pensaments i idees, per ajustar el nostre sistema, pot convertir-se en una tasca periòdica.

Segur que m’he oblidat d’algun error important a l’hora d’implementar GTD. Quins problemes o mals costums us heu trobat al iniciar-vos en aquest metode productiu? Feu la vostra aportació en forma de comentari : )