Digitalitzar les nostres notes

Quan aconsegueixes que el teu sistema funcioni busques que sigui el més eficient possible. Amb aquesta meta fa temps que vaig començar a treballar en diverses vies per automatitzar-lo.  El fet de treballar amb una aplicació per gestionar les meves tasques i una llibreta on capturar les meves idees i ocurrències, fa que em vegi obligat a dedicar 5-10 minuts cada dia a passar les notes que vaig recopilant. La meva intenció era de suprimir el pas intermig per abocar els meus assumptes al Inbox d’Evernote sense transcriure’ls. Digitalitzar les meves notes.  Les següents línies parlen dels avantatges i inconvenients de les diverses opcions digitals per recopilar digitalment,  al final trobareu la conclusió que he extret del procés d’exploració.

Imatge via Peter Samis sota llicència Creative Commons

Imatge

El primer objectiu a l’hora de digitalitzar les meves notes era capturar els mapes mentals, gràfics i diagrames que gargotejava en el meu bloc. Quelcom més complex que transcriure un apunt. Ho vaig arreglar amb una fotografia via mòbil sobre la llibreta. Ho sincronitzava, i al capturar-ho afegia una breu anotació.

Exemple de captura d’anotació en paper

Una altra vessant és fotografiar quelcom per utilitzar la fotografia com a suport. Un lector del blog, i usuari d’Evernote, que treballa com a fuster em comentava que utilitza un tablet amb càmera per prendre fotos d’una superfície sobre la que treballar,  utilitzant la imatge resultant com a base per fer el croquis de la feina, identificant les zones a treballar, les mesures etc…

L’ altre gran ús és el de fotografiar per recordar quelcom. On has aparcat en una gran superfície (consell recullit del sistema d’ajuda d’Evernote), o on has guardat quelcom.  Quelcom efectiu, ja que amb un cop d’ull recordem l’emplaçament  sense usar la deducció que implicaria llegir una anotació escrita. Si afegim geolocalització obtenim un grau superior de sofisticació, ens ofereix més precisió, util si volem compartir la informació amb terceres persones o per a llocs que no visitem freqüentment (els comercials m’entendran) .

Notes de veu

Les notes d’àudio s’han convertit en el meu últim i gratificant descobriment. David Allen comenta en el seu llibreHaz que funcione que ‘A mesura que ens fem grans les idees relatives a la nostra feina arriben en els llocs més inoportuns.  No és senilitat, es sofisticació.’ A mi em comença a passar. Resulta quelcom frustrant quan camines pel carrer o condueixes i no és operatiu utilitzar el teu bloc de notes.

La solució la he trobat en el meu telèfon mòbil i la seva gravadora d’àudio.  Per que sigui factible d’utilitzar has de poder accedir a l’aplicació de gravació en un màxim de dos clics, del contrari serà massa farragos i caurà en desús.  El meu smartphone te la opció configurar l’obertura d’una aplicació mitjançant un botó de funció (configurable). Si el vostre dispositiu no compta amb quelcom similar, potser em decantaria per una gravadora digital.

Una altra opció és un servei com Memmori. Fa un parell de mesos em van convidar a provar-lo. Una trucada a un nº de telèfon i pots enregistrar  el teu missatge de veu, el qual es reenviarà com arxiu mp3 adjunt a un correu electrònic que configuris a través de la seva web. Amb un clic marques, graves i reps el resultat a la teva bústia. Si ets dels que no gasta en telèfon no es per a tu,  les primeres 5 trucades són gratuïtes a partir d’aquí has d’abonar un euro al més (una tarifa mol moderada pel servei).

La combinació Evernote  + arxiu de so  requereix que s’adjunti un breu text per saber de que va la nota i un títol descriptiu. Ho podem fer quan processem el nostre inbox. En una de les últimes actualitzacions l’aplicació permet enregistrar de forma nativa notes de veu, però ja en parlarem en un altre post.

Interficie d’evernote per enregistrar notes de veu

Altres recursos

Un costum que estic provant, una mica bizarro, és  el de gravar-me a mi mateix amb la meva webcam. Petites peces de vídeo (5 minuts màxim) en forma de bitacora personal parlant de temes relacionats amb els meus objectius a mig termini. Àrees de responsabilitat i objectiu a 1 o 2 anys. La meva intenció és repassar-los cada 3 mesos en la revisió dels nivells d’altura correspoents. Ja he tingut ocasió de fer-ho i he de dir que és quelcom estrany. M’ajuda a centrar-me en el moment que es va realitzar la gravació, facilitant-me recordar les condicions (i emocions) d’aquell entorn. El fet de veure’m i escoltar-me em dona una perspectiva totalment externa, com si sentis parlar a una altra persona sobre mi. És un sistema molt personal, un exemple de com buscar la teva forma ideal per treballar.

L’altre gran recurs no inclòs en els apartats de veu i imatge és l’escàner per capturar documents que encara rebo impresos (la majoria ja ho fan en format pdf).  No te res d’especial, únicament la intenció de trobar algun OCR que permeti convertir les meves notes manuscrites en un text mig coherent, tot i que l’hagi d’acabar transcrivint parcialment. Fins al moment cap resultat digne de menció.

Conclusió

Finalment, després d’explorar el món dels gadgets en busca de quelcom que em permetés jubilar  la meva llibreta, he arribat a la  conclusió que no el trobaré. Algunes de les opcions que  he mencionat poden ampliar el meu mètode de captura, com les notes de veu o la captura mitjançant la imatge, però no reemplacen la meva eina 1.0. Podria optar pel dispositiu Livescribe però tot i que te molt bona pinta i és el candidat amb més possibilitats trobo la relació qualitat preu no em compensa. A part m’he adonat que el procés de transcripció em permet fer una reflexió sobre les idees escrites i generar nous apunts o simplificar el contingut per fer-lo més entenedor. Conclusió em quedo amb el paper i llapis de tota la vida, més alguna opció digital per algun circumstancia en especial.

És un tema que últimament m’interessa especialment. Us agrairia, aquest cop especialment, que comentéssiu els vostres trucs i la vostra forma de treballar per conèixer els recursos que utilitzeu.

Segueix la meva activitat productiva a través de Twitter @davidtorne